Как распределять ответственность в проекте: матрица ролей без бюрократии
Как распределять ответственность в проекте, чтобы задачи не падали между людьми? Фраза «этим занимаемся все вместе» звучит дружно, но на практике означает, что в нужный момент никто не принял решение. Ответственность размывается не от безответственности людей, а от того, что её не распределили явно: кто отвечает за результат, кто делает работу, с кем согласовывают и кого информируют.
Ниже — простая матрица ролей, полномочия по уровням, ответственность за риски и изменения и типичные ошибки. Как роли распределены в работающем проекте, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: у задач ресторана в работе — по одному ответственному, а подрядчик выставки видит только своё.
Содержание
- Почему задачи падают между людьми
- Один ответственный за результат
- Матрица ролей RACI
- Полномочия: кто что решает
- Ответственность за риски и изменения
- Типичные ошибки распределения
- Как это поддерживает Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Почему задачи падают между людьми
- Два ответственных. Каждый думает, что делает другой, и в итоге не делает никто.
- Ответственный без полномочий. Человек отвечает за срок, но не может ни сдвинуть работу, ни попросить ресурс.
- Ответственность за чужой результат. Руководителя направления спрашивают за работу, на которую он не влияет.
- Неявные согласующие. О том, что документ нужно было показать юристу, узнают после отправки заказчику.
Один ответственный за результат
Главное правило: у каждого результата — задачи, этапа, проекта — ровно один ответственный. Он не обязан делать всё сам, но именно он следит, чтобы результат появился к сроку, и поднимает вопрос, если что-то мешает. Исполнителей может быть много, ответственный — один. То же правило действует на уровне проекта: у него один руководитель, почему это важно, разобрано в статье «Как правильно управлять проектами в компании».
Матрица ролей RACI
Матрица RACI расписывает для каждого результата четыре роли:
- R — исполняет: делает работу;
- A — отвечает: принимает результат и отвечает за него, всегда один человек;
- C — консультирует: с ним советуются до решения;
- I — информируется: ему сообщают о результате.
Условный пример для проекта оформления ресторана:
| Результат | Руководитель проекта | Ведущий дизайнер | Дизайнеры | Заказчик |
|---|---|---|---|---|
| Концепция интерьера | A | R | C | C |
| Рабочие чертежи | I | A | R | I |
| Согласование с заказчиком | A | R | I | C |
| Спецификация оборудования | A | C | R | I |
| Приёмка этапа | R | C | I | A |
Матрица не должна быть огромной. Достаточно ключевых результатов проекта — тех, где ошибка в ролях стоит дороже всего.
Полномочия: кто что решает
| Уровень | Что решает сам | Что поднимает выше |
|---|---|---|
| Исполнитель | порядок и способ работы внутри задачи | риск не успеть к сроку |
| Руководитель направления | распределение работы внутри направления | нехватку людей, конфликт приоритетов |
| Руководитель проекта | сдвиги работ и траты резерва в пределах полномочий | изменение срока сдачи, бюджета, объёма |
| Руководитель компании или заказчик | рамки проекта | — |
Полномочия важно записать цифрами: на сколько дней руководитель проекта может сдвинуть работу и какую часть резерва потратить. Как не вмешиваться в чужую зону, разобрано в статье «Как управлять проектом без микроменеджмента».
Ответственность за риски и изменения
- Риск — у каждого свой владелец, который следит за ним и отвечает за меры. Риск без владельца так и остаётся «всем известной проблемой».
- Изменение — у каждого запроса есть инициатор, те, кто оценивает влияние, и тот, кто утверждает. Без этого просьба заказчика превращается в работу, за которую никто не отвечал.
- Документ — ясно, кто меняет его статус: автор или руководитель проекта. Тогда «утверждённая версия» что-то значит.
Типичные ошибки распределения
- Ответственным назначают того, кто громче всех обсуждал задачу, а не того, кто может её сделать.
- Руководитель проекта записывает ответственным себя за всё подряд и становится узким местом.
- Роли распределили в начале проекта и больше не пересматривали, хотя команда поменялась.
- Заказчика не включили в матрицу, и его согласование всплывает в последний день.
Как распределять работу между сотрудниками по загрузке и компетенциям, рассказано в статье «Система управления задачами сотрудников», а роли в команде — в статье «Как организовать работу проектной команды».
Как это поддерживает Kitamo
- У задачи один ответственный, а также постановщик и наблюдатели: видно, кто делает, кто поставил и кто следит.
- У проекта один руководитель и участники с ролями; закрытый проект видят только участники и администратор.
- В реестре рисков риску назначают владельца; запрос на изменение оценивают назначенные специалисты, а утверждает руководитель проекта в пределах полномочий или утверждающие.
- Статус документа меняют автор, руководитель проекта и роли с правом правки проекта.
- Внешние участники — заказчик и подрядчики — видят только свои проекты, без рисков и загрузки команды. Подробнее — в статье о системе управления подрядчиками.
Права и роли настраиваются матрицей по разделам — об этом раздел «Люди и доступ».
Вопросы и ответы
Может ли у задачи быть два ответственных?
Исполнителей может быть несколько, ответственный — один. Если работу действительно делают двое независимо, это две задачи, у каждой свой ответственный.
Кто отвечает за проект — руководитель проекта или заказчик?
За результат в рамках договорённостей — руководитель проекта. За сами рамки — объём, срок, бюджет — заказчик или руководство компании, которые их утверждают.
Нужна ли матрица RACI маленькой команде?
Полная таблица — нет. Но короткий список «кто принимает что» для ключевых результатов полезен даже команде из пяти человек.
Главное
Распределять ответственность в проекте — значит назначить одного ответственного за каждый результат, расписать роли в короткой матрице, записать полномочия и отдельно назначить владельцев рисков и утверждающих изменения. Тогда задачи не падают между людьми, а решения не ждут общего собрания.
Посмотрите, как роли видны в проекте
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте проект ресторана: руководитель в «Сведениях», ответственные за работы в графике и владельцы рисков в реестре. Затем войдите ролью «Внешний участник» — подрядчик застройки выставки видит только свой проект, его задачи и чат проекта, и это тоже часть распределения ответственности.