Что такое управление проектами и как построить систему с нуля
Что такое управление проектами, если убрать учебники и термины? Это договорённость внутри компании о том, как работа доходит до результата: кто решает, что делаем, к какому сроку, за какие деньги и что происходит, когда что-то идёт не так. Программы, графики и отчёты — лишь инструменты этой договорённости.
Ниже — определение без воды, из чего состоит управление проектами, чем оно отличается от управления задачами и как построить систему с нуля в компании, где сейчас всё держится на руководителе. Как это выглядит на живом проекте, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: там идёт подготовка международной выставки — с графиком, бюджетом и рисками.
Содержание
- Управление проектами простыми словами
- Из чего состоит управление проектом
- Как это выглядит на реальном проекте
- Чем управление проектами отличается от управления задачами
- Когда компании пора, а когда рано
- С чего начать: три первых шага
- Вопросы и ответы
- Главное
Управление проектами простыми словами
Проект — это работа с началом, концом и уникальным результатом: построить дом, выпустить проектную документацию, открыть ресторан, запустить сайт. Этим проект отличается от операционной работы, которая повторяется изо дня в день.
Управление проектами — способ получить результат проекта в заданных рамках. Рамок три: объём (что именно делаем), срок и бюджет. Всё остальное — команда, риски, качество, общение с заказчиком — нужно, чтобы удержать эти рамки или осознанно их поменять.
Граница простая. Если задачу можно поручить одному человеку и забыть до срока — это ещё не проект. Если результат зависит от нескольких людей, которые ждут друг друга, — это уже проект, даже если никто в компании его так не называет.
Из чего состоит управление проектом
| Элемент | На какой вопрос отвечает | Как выглядит на практике |
|---|---|---|
| Цель и объём | что должно получиться и что не входит | короткое описание проекта, список результатов |
| План | какие работы, в каком порядке, к какому сроку | структура работ, график с вехами и связями |
| Ресурсы | кто делает и хватает ли людей | назначения и загрузка по неделям |
| Бюджет | сколько стоит и сколько уже потрачено | статьи затрат, план и факт |
| Риски и изменения | что может пойти не так и что поменялось | реестр рисков, запросы на изменение, журнал решений |
| Коммуникации | кто и как узнаёт о ходе проекта | чат проекта, статус-отчёт, встречи |
| Контроль | идём ли по плану | сравнение с базовым планом, сигналы об отклонениях |
В маленьком проекте половину этих элементов можно держать в голове. Но когда проект срывается, почти всегда выясняется, что пропущен один из них: не зафиксировали объём, не было плана, не заметили перегрузку людей, риск жил в голове одного человека.
Как это выглядит на реальном проекте
Возьмём проект из демо-компании Kitamo — подготовку международной выставки. У него есть устав и веха старта, структура работ по направлениям: спонсорская программа, маркетинг, звук, свет и сеть, деловая программа, застройка стендов. Работы связаны в график, у проекта есть бюджет по статьям затрат, а в реестре рисков — например, перегрузка регистрации в первый день выставки.
Важно, что это не набор отдельных файлов. Работа из графика — та же задача, в которой сотрудник пишет в чат и отмечает часы, а при учёте по ставкам часы идут и в бюджет. Подрядчик застройки работает в том же проекте, но видит только этот проект. Как те же элементы выглядят у строительного объекта, показано в разборе «Жилой дом 250 м²».
Чем управление проектами отличается от управления задачами
Управление задачами отвечает на вопрос «кто что делает и к какому сроку». Управление проектами — ещё и на вопросы «успеем ли всё вместе», «во сколько обойдётся» и «что будет, если одна работа задержится».
- Задача живёт сама по себе, работа проекта — в связке с другими.
- У задачи есть срок, у проекта — критический путь: цепочка работ, которую нельзя задерживать.
- Задача стоит часов, проект — денег.
- У задачи есть исполнитель, у проекта — ещё заказчик, риски и изменения.
Подробно граница разобрана в статье «Таск-менеджер или система управления проектами». А как проекты связаны с целями компании и ежедневной работой людей, рассказано в статье «Система управления задачами и проектами».
Когда компании пора, а когда рано
Признаки, что управление проектами пора выстраивать осознанно:
- одновременно идут несколько проектов, и в них заняты одни и те же люди;
- сроки срываются не из-за лени, а потому что одна работа ждёт другую;
- о проблемах руководитель узнаёт от заказчика;
- никто не может сказать, во сколько обошёлся прошлый проект.
Рано — если у вас поток однотипных независимых задач без общего срока, бюджета и заказчика. Тогда хватит таск-менеджера и договорённостей о сроках.
С чего начать: три первых шага
- Опишите один текущий проект на одной странице. Цель, результат, срок, бюджет, руководитель, заказчик, что не входит. Уже на этом шаге часто выясняется, что у проекта два руководителя или ни одного.
- Разложите работу и свяжите её. Крупные этапы, внутри — работы длительностью до двух-трёх недель, связи «что ждёт что» и вехи. Как это сделать, разобрано в статье о системе планирования проектов.
- Договоритесь о ритме контроля. Раз в неделю — короткий статус: что сделано, что сдвинулось, какие риски. Зафиксируйте план как базовый, чтобы было с чем сравнивать.
Дальше к этому добавляются люди и деньги: загрузка по неделям — в статье о системе управления ресурсами, часы по задачам — в статье о системе учёта рабочего времени.
Вопросы и ответы
Нужна ли для управления проектами специальная программа?
Для одного небольшого проекта хватит таблицы и дисциплины. Программа нужна, когда проектов несколько, люди общие, а план нужно пересчитывать при каждом сдвиге: вручную это перестают делать уже через месяц.
Что такое PMBOK и нужно ли его изучать?
Это свод знаний по управлению проектами от американского института PMI. Изучать его целиком для старта не обязательно: хватит рамок «объём — срок — бюджет», плана с вехами и регулярного контроля. Kitamo пользуется теми же понятиями: базовый план, критический путь, освоенный объём.
Кто должен управлять проектом?
Один человек — руководитель проекта. Он не обязательно делает работу сам, но отвечает за результат и принимает решения в пределах своих полномочий. Два руководителя у одного проекта — это ни одного.
Сколько времени занимает внедрение?
Первый проект можно описать и разложить на работы за день-два. Привычка работать по плану складывается за несколько недель — если руководитель сам смотрит в план, а не собирает статус звонками.
Главное
Управление проектами — это три рамки: объём, срок и бюджет, — и способы их удержать: план, ответственные, работа с рисками, контроль и общение. Начать можно с одного проекта, одной страницы описания и еженедельного статуса.
Посмотрите на проект целиком в демо-компании
В демо-компании Kitamo все элементы управления проектом собраны на одном примере. Войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте проект международной выставки: график с вехами, бюджет по статьям, реестр рисков и дашборд со светофором. Если хочется посмотреть глазами руководства, которое только следит за ходом работ, выберите роль «Наблюдатель».