|

Как контролировать бюджет проекта: пошагово от плана до прогноза

Отkitamo

Как контролировать бюджет проекта, чтобы перерасход был виден в середине работы, а не в акте? Обычно бюджет считают один раз — для договора, — а дальше деньги тратятся, часы списываются, и сравнить это не с чем. Контроль начинается не с отчёта о расходах, а с плана, который разложен так, что с ним можно сравнивать каждую неделю.

Ниже — шесть шагов: от статей затрат до прогноза итоговой стоимости, проверка результата и как это устроено в системе. Бюджет живого проекта с фактом и прогнозом можно открыть в демо-компании Kitamo — ролью «Руководитель проекта», в проекте выставки.

Содержание

Что получится в итоге

  • бюджет разложен по статьям, понятным и руководителю, и финансистам;
  • у каждой статьи есть план, факт и прогноз;
  • трудозатраты команды пересчитаны в деньги по ставкам;
  • есть резерв и правила, кто может его тратить;
  • перерасход виден как тенденция, когда ещё можно что-то изменить.

Что подготовить

  • Структуру работ проекта. Бюджет удобнее всего привязывать к этапам: так видно, какая часть работы дорожает. Как её построить, рассказано в статье о системе планирования проектов.
  • Ставки сотрудников. Стоимость часа — внутренняя, с учётом зарплаты и накладных, а не цена для заказчика.
  • Сумму договора. Она нужна для расчёта маржи, но живёт отдельно от бюджета затрат.

Шаг 1. Разложите бюджет по статьям затрат

Обычный набор статей: трудозатраты команды, подрядчики, материалы и оборудование, аренда и командировки, прочие расходы. Чем крупнее проект, тем полезнее делить статьи по этапам — «подрядчики на монтаже» и «подрядчики на проектировании» ведут себя по-разному.

Шаг 2. Посчитайте трудозатраты по ставкам

Для большинства проектных компаний главная статья — время людей. Плановые часы берутся из задач, умножаются на ставку и дают плановую стоимость работы команды. Позже фактические часы из учёта времени дадут факт по этой статье без ручной сводки. Как вести учёт так, чтобы цифры были честными, — в статье о системе учёта рабочего времени.

Шаг 3. Заложите резерв и полномочия

Резерв — деньги на то, что пойдёт не по плану. Важно не только его размер, но и правило: какую часть руководитель проекта может потратить сам, а что требует согласования. Без правила резерв тратится незаметно в первые же недели.

Шаг 4. Зафиксируйте базовый план бюджета

Согласованный бюджет сохраняют как точку отсчёта. Изменения после этого — только через решение, и каждое оставляет след: что добавили, почему и на сколько выросла стоимость. Тогда разговор о перерасходе становится разговором о фактах.

Шаг 5. Ведите факт каждую неделю

Факт складывается из двух источников: расходы, которые вносит руководитель проекта, и часы команды по ставкам. Раз в неделю достаточно ответить на вопрос: какие статьи тратятся быстрее, чем движется работа? Ранний рост часов — один из первых признаков проблем, о которых шла речь в статье «Как понять, что проект выходит из-под контроля».

Шаг 6. Прогнозируйте стоимость на завершение

Самый полезный вопрос — не «сколько потратили», а «сколько будет стоить проект, если всё пойдёт как сейчас». На него отвечает метод освоенного объёма:

  • освоенный объём — плановая стоимость фактически выполненной работы;
  • индекс выполнения стоимости (CPI) — освоенный объём, делённый на фактические затраты; меньше единицы — работа обходится дороже плана;
  • прогноз стоимости на завершение — во что обойдётся весь проект при текущей эффективности.

Сроки и деньги связаны: если работа отстаёт, растут и затраты. Контроль сроков разобран в статье «Как контролировать сроки проекта».

Как проверить, что контроль работает

  • Можете ли вы за минуту назвать три статьи с наибольшим отклонением?
  • Есть ли прогноз итоговой стоимости, и когда его пересчитывали?
  • Видно ли, сколько резерва осталось и кто его тратил?
  • Знает ли руководитель проекта, сколько часов команды уже ушло на каждый этап?

То же в Kitamo по экранам

Бюджет в Kitamo включается в проекте отдельным модулем. В нём план по статьям затрат, факт из ручных расходов и — если включён учёт по ставкам — из часов команды, базовый план и резервы с полномочиями руководителя. Дашборд проекта показывает индекс выполнения стоимости и прогноз стоимости на завершение, а после пересчёта графика пересчитывается и бюджет.

Честно о границах: это управленческий бюджет, не бухгалтерия — ни счетов, ни проводок, ни смет в нём нет, и выручку он не ведёт. Маржу проекта считают, сравнивая бюджет затрат с суммой договора. Как выглядит бюджет строительного объекта, показано в разборе «Жилой дом 250 м²».

Вопросы и ответы

Чем управленческий бюджет проекта отличается от бухгалтерского учёта?

Бухгалтерия фиксирует, что уже произошло, по правилам учёта. Управленческий бюджет нужен для решений: он показывает отклонения и прогноз, пока их ещё можно исправить.

Как учитывать выручку?

Отдельно от бюджета затрат: сумма договора или этапов оплаты сравнивается с прогнозом стоимости на завершение. Разница и есть ожидаемая маржа проекта.

Что делать, если перерасход уже случился?

Сначала найти статью и причину: рост объёма, заниженная оценка или неэффективность. Рост объёма — повод для разговора с заказчиком, ошибка оценки — повод поправить нормы для следующих проектов.

Главное

Контролировать бюджет проекта — значит разложить его по статьям, превратить часы в деньги по ставкам, зафиксировать базовый план, вести факт еженедельно и смотреть на прогноз стоимости на завершение. Тогда перерасход виден как тенденция, а не как сюрприз в конце.

Откройте бюджет в демо-компании

В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте бюджет проекта выставки: статьи затрат, факт по расходам, резервы и прогноз. Затем загляните на дашборд проекта — там индекс выполнения стоимости показывает, дороже или дешевле плана обходится уже сделанная работа.

Похожие записи