|

Система управления инженерными проектами: как связать дисциплины, изменения и трудозатраты

Отkitamo

Инженерный проект редко делает один отдел. Технологи, механики, электрики, специалисты по автоматике и сетям работают параллельно и зависят друг от друга: пока не выбрано оборудование, нельзя считать нагрузки, пока нет нагрузок — нельзя выпускать схемы. Система управления инженерными проектами нужна, чтобы эти зависимости были видны, изменения проходили по правилам, а часы инженеров складывались в понятную себестоимость.

Разберём, на чём такие проекты срываются и какие инструменты это предотвращают. Всё, о чём пойдёт речь, можно открыть в демо-компании Kitamo — вход без регистрации.

Содержание

Почему инженерные проекты срываются на стыках

Внутри своей дисциплины инженеры обычно справляются. Срыв рождается между дисциплинами и на изменениях:

  • одна дисциплина закончила позже, а следующая узнала об этом в день своего старта;
  • заказчик поменял требование, и никто не пересчитал, что сдвинется;
  • риск был известен, но жил в голове одного человека;
  • переработки инженеров скрыты, пока не пришло время закрывать этап;
  • статус проекта собирают вручную к совещанию, и к его концу он уже устарел.

Что должна показывать система управления инженерными проектами

  • зависимости между работами разных дисциплин и критический путь;
  • запросы на изменение с оценкой влияния и решением;
  • риски и проблемы с ответственными и сроками;
  • план и факт часов по задачам и людям;
  • загрузку инженеров на ближайшие недели;
  • состояние проекта одним взглядом — с объяснением, почему оно такое.

Зависимости и критический путь

В графике Kitamo работы связываются четырьмя типами связей — окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание и начало-окончание — с задержками и опережениями, как в MS Project. Учитывается рабочий календарь, считаются критический путь и резервы. Перетащили работу на диаграмме — система заранее показывает, что сдвинется. Базовые планы сохраняются и сравниваются с текущим.

Подробно о построении графика — в статье о системе планирования проектов.

Изменения: запрос, оценка, решение

Изменение требований — нормальная часть инженерного проекта. Проблемы начинаются, когда изменение принимают на словах. В Kitamo оно оформляется запросом на изменение:

  1. инициатор описывает изменение и причину;
  2. специалисты оценивают влияние по шести осям — объём, сроки, бюджет, трудоёмкость, качество и риски;
  3. до решения видно, как изменение сдвинет график;
  4. в пределах своих полномочий руководитель проекта решает сам, сверх них запрос уходит утверждающим;
  5. после утверждения система правит бюджет и фиксирует новый базовый план, а решение остаётся в журнале.

Риски и проблемы

Реестр рисков оценивает каждый риск по вероятности и влиянию от 1 до 5, из них складываются балл и уровень. Реализовавшийся риск превращается в проблему со сроком устранения, а по проблеме ставится корректирующая задача. Просроченные проблемы подсвечиваются и напоминаются каждый день.

Трудозатраты инженеров

Плановые часы задаёт постановщик задачи, факт вносят исполнители — прямо в задаче или сеткой недельного отчёта. Изменить план можно только корректировкой с комментарием, поэтому история оценок не теряется. На 80 и 100 % плана и при превышении приходят предупреждения. Отчёты по задачам и людям выгружаются в Excel, а часы по ставкам становятся фактом в бюджете. Подробнее — в статье о системе учёта рабочего времени.

Как понять, что проект идёт по плану

Дашборд проекта показывает светофор и объясняет его: просрочки, блокеры, отклонение от базового плана, индексы освоенного объёма по срокам (SPI) и по стоимости (CPI), прогноз стоимости на завершение. Статус-отчёт собирается по расписанию, руководитель дописывает выводы и публикует его в чат проекта и на почту.

Где появляется экономический эффект

  • Изменения оплачиваются. Каждое изменение оценено и утверждено, его влияние на срок и деньги записано.
  • Ранние сигналы. Индексы освоенного объёма и светофор показывают отставание, когда до срока ещё есть время.
  • Честная себестоимость. Часы инженеров по ставкам складываются в бюджет каждый день, а не восстанавливаются в конце.

Частые возражения

«Графиком у нас занимается один человек в MS Project»

Тогда график знает один человек, а остальные узнают о сдвигах последними. В Kitamo график построен на тех же задачах, в которых работают инженеры: закрытая задача и внесённые часы сразу видны в плане. Термины и типы связей знакомые, а отдельный файл, который нужно пересылать, не нужен. Структуру работ можно вставить из Excel.

«Запросы на изменение — лишняя бюрократия»

Бюрократия — это когда на каждое изменение нужно совещание. Здесь наоборот: в пределах полномочий руководитель проекта решает сам, а утверждающих зовут только для крупных изменений. Зато через полгода не нужно вспоминать, кто и почему разрешил добавить работу.

Как выбрать систему для инженерных проектов

Проверьте систему на проекте, где участвуют хотя бы три дисциплины. Постройте связи между их работами, сдвиньте одну задачу и посмотрите, увидит ли руководитель последствия. Оформите одно изменение от заказчика и проследите, дойдёт ли его влияние до бюджета.

Если работа устроена как проектирование по разделам, пригодится статья «Система управления проектами для проектного бюро».

Чек-лист

  • Работы разных дисциплин связаны, критический путь виден.
  • Базовый план сохранён, отклонения считаются от него.
  • Изменения оформляются запросами с оценкой влияния.
  • Риски оценены по вероятности и влиянию, у каждого есть владелец.
  • Плановые часы стоят у всех задач, факт вносится по ходу работы.
  • Загрузка инженеров видна на месяц вперёд.
  • Статус-отчёт уходит заказчику по расписанию.

Вопросы и ответы

Можно ли вести несколько проектов с общими инженерами?

Да. Ресурсный план показывает загрузку людей по всем проектам сразу и предупреждает о перегрузе ещё при назначении. Подробнее — в статье о системе управления ресурсами.

Как быстро команда освоит систему?

Внутри есть вводный тур по реальному интерфейсу и учебный проект, где система сама проверяет выполненные действия, а также отдельные курсы по графику, бюджету, реестрам, отчётности и ресурсам.

Нужно ли включать все модули сразу?

Нет. График, бюджет и реестры включаются в каждом проекте отдельно, а разделы, которые пока не нужны, скрываются по подразделениям.

Главное

Инженерный проект срывается не там, где сложнее всего технически, а там, где дисциплины передают работу друг другу и где изменения принимают на словах. Система управления инженерными проектами делает эти места видимыми: связи, изменения, риски и часы живут в одном плане, а отклонение заметно, пока его ещё можно исправить.

Проверьте на демо-компании

В демо-компании Kitamo проект международной выставки устроен так же, как инженерный: несколько направлений работ со связями, критический путь, реестр рисков, запросы на изменение и бюджет с освоенным объёмом. Войдите ролью «Руководитель проекта» и начните с графика, а ролью «Наблюдатель» посмотрите реестры и дашборд так, как их видит руководство. Сценарий для проектной и инжиниринговой компании описан на странице «Проектная компания».

Похожие записи