|

Система управления подрядчиками: задачи, сроки и приёмка работ без хаоса в переписке

Отkitamo

Подрядчик получает задание в мессенджере, присылает фотографию «готово» в общий чат, а акт уходит письмом. Через месяц уже никто не помнит, что именно согласовали и почему сдвинулся срок. Система управления подрядчиками переносит эту работу туда, где у каждого задания есть срок, ответственный и результат, — и при этом не открывает подрядчику ничего лишнего.

Разберём, что подрядчик должен видеть, как ставить ему задачи и принимать работу. Нагляднее всего войти в демо-компанию Kitamo ролью «Внешний участник»: это подрядчик застройки выставки, и вы увидите систему его глазами.

Содержание

Почему работа с подрядчиками уходит в мессенджеры

Не потому, что мессенджер удобен для управления. Потому что пустить подрядчика в свою систему страшно:

  • он увидит бюджет, цены и маржу;
  • увидит другие проекты и других подрядчиков;
  • прочитает внутреннее обсуждение, которое не предназначено для него.

В итоге подрядчика держат снаружи, а задания, сроки и результаты живут в переписке, где их нельзя ни отфильтровать, ни посчитать.

Что подрядчик должен видеть, а что — нет

Хорошая система решает эту проблему правами доступа, а не запретом на вход. В Kitamo подрядчик подключается как внешний участник проекта.

Подрядчик видитПодрядчик не видит
проекты, в которых он участникдругие проекты компании
свои задачи и их срокибюджет и деньги проекта
чат проектариски и реестры
документы своего проектазагрузку вашей команды
историю своих задачвнутренние чаты команды

Деньги, риски и загрузка команды не показываются внешним участникам ни на одном экране. Для внутреннего обсуждения есть внутренний чат — добавить в него внешнего участника нельзя.

Как поставить задание подрядчику, чтобы его выполнили

Задание — это задача с ответственным, сроком и описанием, а не сообщение в чате. У задачи сразу есть свой чат, файлы и история, поэтому вопросы подрядчика и ответы на них остаются рядом с заданием.

  • Срок и ответственный. Один исполнитель отвечает за результат, у задачи есть дата.
  • Чек-лист. Что должно быть сделано, чтобы работа считалась принятой.
  • Исходные данные. Чертёж или спецификация прикреплены к задаче как документ проекта — всегда в актуальной версии.
  • Результат при закрытии. Закрыть задачу без текста результата нельзя, а результат публикуется в чат задачи.

Контроль выполнения работ

Контроль — это не ежедневные звонки «ну как там». В Kitamo он устроен иначе:

  • система показывает задачи, которые не взяты в работу, и задачи без движения;
  • исполнителю приходят напоминания, а при затяжке поднимается эскалация по структуре компании;
  • в графике видно, как задержка подрядчика сдвигает следующие работы;
  • дашборд проекта объясняет, почему проект жёлтый или красный.

Как выстроить контроль без микроменеджмента, рассказано в статье «Как организовать контроль задач в компании».

Документы и акты

Акты, исполнительные схемы и фотоотчёты хранятся в документах проекта: у каждого файла одна актуальная версия и история изменений, статусы «черновик», «на согласовании» и «утверждён». Если подрядчику не нужен доступ к проекту, ему можно отправить ссылку на папку с ограниченным сроком действия. Как устроено согласование версий — в статье «Система согласования документов».

Пример: подрядчик застройки выставки

В демо-компании есть готовый пример. Подрядчик застройки международной выставки — внешний участник её проекта. Войдя его ролью, вы увидите:

  1. только один проект — выставку, без ресторана и других дел компании;
  2. свои задачи по застройке с датами и чатами;
  3. чат проекта, где идёт обсуждение с командой;
  4. отсутствие бюджета, рисков и загрузки команды — этих экранов у подрядчика просто нет.

Затем войдите ролью «Руководитель проекта» и посмотрите ту же застройку со стороны компании: в графике, в бюджете и в реестре рисков.

Где появляется экономический эффект

  • Задержки видны раньше. Задача без движения подсвечивается сама, а не на планёрке в конце недели.
  • Споры решаются записью. Что поручили, когда и с каким результатом приняли — всё в истории задачи.
  • Меньше пересылок. Подрядчик сам видит актуальные документы и задания, менеджеру не нужно пересылать файлы и напоминать о сроках.

Частые возражения

«Подрядчики не будут заходить в чужую систему»

Будут, если это проще, чем альтернатива. Подрядчик получает приглашение, видит только свои задачи и может работать с телефона: интерфейс тот же, таблицы превращаются в карточки. Для разовой встречи учётная запись не нужна вовсе — внешнего участника зовут по ссылке.

«Мы не хотим показывать подрядчику лишнее»

И не нужно. Права внешнего участника ограничены на уровне системы: деньги, риски и загрузка команды ему не показываются ни на одном экране, а другие проекты компании он не видит.

Как выбрать систему для работы с подрядчиками

Проверьте три вещи. Первое — что именно видит подрядчик: зайдите его ролью, а не верьте описанию. Второе — как ставится и принимается работа: есть ли срок, результат и история. Третье — как задержка подрядчика отражается в плане проекта. Для стройки эти вопросы подробно разобраны в статье «Система управления строительством».

Чек-лист

  • Каждый подрядчик — внешний участник только нужных проектов.
  • Задания ставятся задачами со сроком и ответственным.
  • Исходные данные прикреплены к задаче в актуальной версии.
  • Работа принимается с текстом результата.
  • Задачи без движения подсвечиваются автоматически.
  • Акты и документы хранятся в проекте, а не в почте.
  • Внутренние обсуждения команды идут во внутреннем чате.

Вопросы и ответы

Увидит ли подрядчик наши цены и бюджет?

Нет. Деньги, риски и загрузка команды не показываются внешним участникам ни на одном экране.

Как работать с подрядчиком на нескольких объектах?

Каждый объект — отдельный проект. Подрядчик становится участником тех проектов, где он работает, и видит только их. Сценарий «Подрядчики и заказчики» показывает, как это выглядит целиком.

Можно ли так же пустить заказчика?

Да, заказчик подключается тем же способом — внешним участником. Он видит ход своего проекта и документы, а внутренняя кухня остаётся внутренней.

Главное

Система управления подрядчиками нужна не для того, чтобы следить за подрядчиком, а чтобы у каждого поручения были срок, результат и история. Когда подрядчик видит свои задачи и только их, работа уходит из мессенджеров, а задержки становятся заметны до того, как сорвались сроки всего проекта.

Посмотрите глазами подрядчика

Лучший тест — зайти в систему так, как зайдёт ваш подрядчик. В демо-компании Kitamo выберите роль «Внешний участник» — подрядчика застройки выставки — и пройдите его путь, а потом переключитесь на «Руководителя проекта». Данные демо общие для всех посетителей и каждую ночь возвращаются к исходным.

Похожие записи