Как организовать работу проектной команды: пошаговый план на первые две недели
Как организовать работу проектной команды, чтобы с первого дня все понимали, кто за что отвечает, где обсуждать работу и когда отчитываться? Если ничего не договорить, порядок сложится сам — только это будет порядок из пяти чатов, трёх таблиц и планёрки, на которой выясняют, кто что делает.
Ниже — пошаговый план на первые две недели проекта, проверка результата и то, как это устроено в системе. Команду, которая уже так работает, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: войдите ролью «Сотрудник» и откройте задачи проекта ресторана: видно, кто за что отвечает и к какому сроку.
Содержание
- Что должно получиться
- Что подготовить до старта
- Шаг 1. Назначьте роли и зоны ответственности
- Шаг 2. Договоритесь, как ставятся задачи
- Шаг 3. Решите, где идёт обсуждение
- Шаг 4. Задайте ритм команды
- Шаг 5. Настройте вход новых участников
- Как проверить, что команда работает
- Как это устроено в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Что должно получиться
Через две недели после старта у команды должно быть:
- у каждого участника понятная роль и зона ответственности;
- задачи ставятся одним способом и в одном месте;
- обсуждение конкретной работы идёт рядом с этой работой, а не в личных переписках;
- статус проекта собирается без обзвона;
- новый участник входит в проект за день, а не за неделю расспросов.
Что подготовить до старта
- Описание проекта на одну страницу: цель, результат, срок, бюджет, что не входит. Как его составить, рассказано в статье «Что такое управление проектами».
- Список участников и их загрузка в других проектах. Если ключевой специалист уже занят на двух проектах, это лучше узнать до старта — об этом статья о системе управления ресурсами.
- Договорённость с заказчиком о канале связи: кто с его стороны принимает решения и где идёт переписка.
Шаг 1. Назначьте роли и зоны ответственности
| Роль | За что отвечает | Кто обычно |
|---|---|---|
| Руководитель проекта | результат, сроки, бюджет, решения в пределах полномочий | один человек на проект |
| Ответственный за направление | свой этап или раздел: план, качество, сроки внутри направления | ведущие специалисты |
| Исполнитель | свои задачи: срок, результат, часы | вся команда |
| Наблюдатель | следит за ходом, не меняет работу | руководство, иногда заказчик |
Главное правило — у проекта один руководитель, почему это важно, разобрано в статье «Как правильно управлять проектами в компании».
Шаг 2. Договоритесь, как ставятся задачи
Одно правило для всех снимает половину вопросов «а что именно нужно было сделать». Хорошая задача содержит:
- результат, а не действие: «согласованная планировка зала», а не «поработать над планировкой»;
- срок и одного ответственного;
- плановые часы, если работа будет учитываться в бюджете;
- исходные данные — файлы, ссылки, решения;
- критерий готовности: что покажут при закрытии.
Как распределять задачи между людьми по загрузке и компетенциям, рассказано в статье «Система управления задачами сотрудников».
Шаг 3. Решите, где идёт обсуждение
- Чат проекта — для общего: новости, решения, вопросы ко всей команде.
- Чат задачи — для конкретной работы: вопрос по задаче задаётся там же, где лежат её файлы и история.
- Внутренний чат — для обсуждений без заказчика и подрядчиков.
- Личные мессенджеры — только для «созвонимся?». Решение, принятое в личной переписке, нужно перенести в задачу или чат проекта, иначе для команды его не существует.
Шаг 4. Задайте ритм команды
Ежедневные планёрки часто нужны только потому, что статус негде посмотреть. Когда задачи обновляются по ходу работы, хватает одной короткой встречи в неделю: что сделано, что мешает, какие решения нужны. Перед каждой вехой — отдельная проверка готовности. Всё остальное команда видит в задачах сама.
Шаг 5. Настройте вход новых участников
Новичку нужно три вещи: доступ к проекту, документы в понятной структуре и история решений. Если решения живут в чатах проекта и журнале, а документы — в папках проекта, а не в чьей-то почте, вход занимает день. Хорошая проверка — дать новичку первую задачу без устного инструктажа: если он справился по описанию и истории, правила работают.
Как проверить, что команда работает
Через две недели задайте пять вопросов:
- Может ли любой участник за минуту найти свои задачи на неделю?
- Где лежит последняя версия ключевого документа — и все ли назовут одно место?
- Есть ли решения, которые приняли в личной переписке и не перенесли в проект?
- Сколько времени ушло на последний статус проекта?
- Знает ли команда, кто принимает решения со стороны заказчика?
Если хотя бы на два вопроса ответы разные, вернитесь к шагам 2 и 3.
Как это устроено в Kitamo
- В проекте есть участники с ролями, руководитель и тип доступа — открытый или закрытый.
- У каждой задачи сразу есть свой чат, файлы, история и учёт времени; закрывая задачу в карточке, пишут текст результата — он уходит в чат.
- Чат проекта общий, внутренний чат — без внешних участников.
- Структура папок проекта создаётся сама: от «00_Управление проектом» до «99_Временные».
- «Мои задачи» показывают работу на сегодня, просроченное и то, где сотрудник наблюдатель.
- Новички проходят вводный тур по реальному интерфейсу и учебный проект.
Все возможности для ежедневной работы собраны на странице «Возможности».
Вопросы и ответы
Нужны ли ежедневные планёрки?
Если статус задач виден в системе, чаще всего нет. Короткая встреча раз в неделю плюс проверка перед вехами обычно полезнее ежедневного пересказа того, что и так записано.
Как организовать работу, если часть команды на удалёнке?
Правила те же, просто их нарушение заметнее: удалённый участник не услышит решение в коридоре. Поэтому всё, что касается работы, — в задачах и чатах проекта. В Kitamo тот же интерфейс работает на телефоне.
Что делать с подрядчиками в команде?
Подключать их к проекту внешними участниками: они видят только свой проект — его задачи и чат, без рисков. Подробнее — в статье о системе управления подрядчиками.
Главное
Работа проектной команды организуется за пять шагов: роли, правила постановки задач, место для обсуждений, ритм и вход новичков. Если через две недели каждый находит свои задачи и последнюю версию документа за минуту, команда работает.
Посмотрите на команду изнутри
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Сотрудник» и откройте «Все задачи»: работа по обоим проектам собрана в одном списке — с ответственными, сроками и плановыми часами. Затем переключитесь на «Руководителя проекта» и откройте в проекте ресторана «Ресурсный план» с ролями участников и график с ответственными за направления.