Как правильно управлять проектами в компании: семь принципов, которые работают
Принципы управления проектами обычно звучат очевидно: у проекта должен быть ответственный, план и контроль. Но срываются проекты именно там, где эти очевидные вещи нарушают буднично — «потом запишем», «он и так знает», «на планёрке обсудим». Правильно управлять проектами — значит держать несколько простых правил всегда, а не только в начале.
Ниже — семь принципов, быстрая проверка, работают ли они у вас, ритм контроля и правило на одну страницу, которое можно ввести уже на этой неделе. Как принципы выглядят в работающей системе, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: откройте дашборд проекта выставки и его статус-отчёт.
Содержание
- Семь принципов управления проектами
- Проверьте себя за пять минут
- Ритм: день, неделя, месяц
- Кто реагирует на отклонение
- Правило на одну страницу
- Какие сигналы система даёт сама
- Вопросы и ответы
- Главное
Семь принципов управления проектами
1. У проекта один руководитель
Он не обязательно делает работу сам, но отвечает за результат и принимает решения в пределах полномочий. Когда руководителей двое, решения откладываются, а исполнители выбирают, кого слушать.
2. Объём записан, а изменения проходят через решение
Что входит в проект, а что нет, записано до старта. Любая просьба «добавить ещё» оценивается по срокам и деньгам и принимается или отклоняется явно — иначе проект растёт незаметно для всех, кроме бюджета.
3. План живой и связан с работой
План, который лежит в отдельном файле и обновляется раз в месяц, перестаёт отражать реальность через неделю. Работы плана должны быть теми же задачами, в которых команда работает каждый день. Подробнее о таком плане — в статье о системе планирования проектов.
4. Базовый план зафиксирован
Согласованный план сохраняют как базовый и сравнивают с ним текущее состояние. Без этого отклонение не с чем сравнить, и каждый сдвиг выглядит «небольшим».
5. Контроль идёт по ритму, а не по пожарам
Статус проверяют регулярно, в одно и то же время, по одним и тем же вопросам. Если контроль включается только когда что-то горит, он всегда опаздывает.
6. У каждого риска есть владелец
Риск, о котором «все знают», не принадлежит никому. Записанный риск с владельцем и мерами — уже управляемый.
7. Решения принимают по фактам
Часы, деньги и сроки видны в цифрах, а не в ощущениях. «Вроде успеваем» — не статус.
Проверьте себя за пять минут
| Принцип | Как проверить | Тревожный признак |
|---|---|---|
| Один руководитель | спросите трёх участников, кто руководит проектом | звучат разные имена |
| Записанный объём | найдите список того, что не входит в проект | такого списка нет |
| Живой план | сравните план с тем, что делается сейчас | план не открывали больше двух недель |
| Базовый план | спросите, на сколько сдвинулась сдача от первоначальной | никто не знает точно |
| Ритм контроля | вспомните последний статус по проекту | его собирали по звонкам |
| Риски с владельцами | откройте список рисков | его нет или у рисков нет владельцев |
| Решения по фактам | спросите, сколько часов уже ушло на проект | ответ «примерно» |
Если тревожных признаков три и больше, проблема не в людях, а в устройстве работы. С чего начинать, если управление проектами в компании только складывается, — в статье «Что такое управление проектами».
Ритм: день, неделя, месяц
- Каждый день исполнители обновляют задачи и пишут вопросы в их чатах, руководитель проекта смотрит просрочки и задачи без движения.
- Раз в неделю — короткий статус проекта: что сделано, что сдвинулось, какие риски выросли, какие решения нужны.
- Раз в месяц — сравнение с базовым планом по срокам и деньгам, пересмотр рисков, решение, менять ли базовый план.
Как устроить контроль задач, чтобы он не превращался в надзор, разобрано в статье «Как организовать контроль задач в компании».
Кто реагирует на отклонение
Отклонение без адресата так и остаётся отклонением. Удобна лестница:
- Исполнитель замечает задержку и пишет о ней в задаче в тот же день.
- Руководитель проекта решает сам в пределах полномочий: перераспределяет работу, двигает несрочное, меняет порядок.
- Руководитель компании или заказчик подключается, когда нужно менять срок сдачи, бюджет или объём.
Полномочия руководителя проекта стоит записать: например, на сколько дней он может сдвинуть работу и какую часть резерва потратить без согласования.
Правило на одну страницу
- У каждого проекта один руководитель и записанная цель.
- Объём и то, что не входит, записаны до старта.
- Изменения объёма — только через оценку и решение.
- План связан с задачами, согласованный план зафиксирован как базовый.
- Статус по проекту — раз в неделю, в одно и то же время.
- У каждого риска есть владелец и мера.
- Отклонения эскалируются по лестнице, а не копятся до сдачи.
Какие сигналы система даёт сама
Принципы держатся легче, когда часть контроля берёт на себя система. В Kitamo исполнителю приходят напоминания, задачи без движения подсвечиваются, а руководитель получает сводку зависших задач по своим проектам. При сдвиге графика приходит уведомление, на 80 и 100 % плановых часов — предупреждение. Дашборд проекта объясняет, почему светофор жёлтый или красный, а статус-отчёт можно собирать по расписанию. Изменения оформляются запросами: в пределах полномочий решает руководитель проекта, сверх — утверждающие. Как это выглядит в течение дня у разных ролей — на странице «Как устроена работа».
Вопросы и ответы
Чем принципы отличаются от методологии вроде Agile или «водопада»?
Методология описывает, как планировать и выпускать результат: этапами или короткими итерациями. Принципы — то, без чего не работает ни одна методология: ответственный, записанный объём, ритм контроля, решения по фактам.
Подходят ли принципы маленькой компании?
Да, и там они даже проще: в команде из десяти человек правило на одну страницу вводится за неделю. Сложнее не ввести его, а не бросить, когда проектов станет больше.
С какого принципа начать?
С одного руководителя и записанного объёма. Эти два правила снимают больше всего споров и сразу показывают, где проект держится на договорённостях в чате.
Главное
Правильно управлять проектами — значит держать семь правил каждый день: один руководитель, записанный объём, живой план, базовый план, ритм контроля, риски с владельцами, решения по фактам. Остальное — инструменты, которые помогают эти правила не нарушать.
Посмотрите принципы в работе
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Наблюдатель» и откройте дашборд проекта выставки: светофор, причины отклонений и статус-отчёт показывают принцип «решения по фактам». Затем войдите ролью «Руководитель проекта» и загляните в реестры — там запросы на изменение и журнал решений, то есть принцип «изменения только через решение».