Таск-менеджер или система управления проектами: что выбрать команде
Таск-менеджер — первая программа, которую команда ставит, когда задачи перестают помещаться в чат. Он отвечает на вопрос «кто что делает и к какому сроку». Со временем появляются вопросы посложнее: успеем ли к сдаче, во сколько обходится проект, кто перегружен. На них таск-менеджер уже не отвечает — и это не его недостаток, а граница класса.
Разберём, чем таск-менеджер отличается от системы управления проектами, когда хватает первого и как понять, что команда его переросла. Посмотреть, как задачи и проекты живут в одной системе, можно в демо-компании Kitamo без регистрации.
Содержание
- Что умеет хороший таск-менеджер
- Что добавляет система управления проектами
- Сравнение: таск-менеджер и система управления проектами
- Признаки, что команда переросла таск-менеджер
- Когда таск-менеджера достаточно
- Можно ли начать с задач и дорасти до проектов
- Где появляется экономический эффект
- Частые возражения
- Как выбрать
- Чек-лист
- Вопросы и ответы
- Главное
Что умеет хороший таск-менеджер
- задачи с ответственным, сроком и описанием;
- список, доска и календарь;
- подзадачи и чек-листы;
- комментарии и файлы в задаче;
- повторяющиеся задачи;
- уведомления о сроках.
Для небольшой команды, которая ведёт поток однотипной работы, этого часто достаточно. Сложности начинаются, когда задачи складываются в проекты со сроками, деньгами и зависимостями.
Что добавляет система управления проектами
- График. Задачи связаны между собой: одна не начнётся, пока не закончилась другая. Видны критический путь и последствия задержки.
- Бюджет. План и факт по статьям затрат и трудозатратам.
- Учёт времени. Плановые и фактические часы, отклонения и предупреждения.
- Ресурсы. Загрузка людей по нескольким проектам сразу.
- Риски и изменения. Реестры с оценкой, владельцами и решениями.
- Отчётность. Состояние проекта и отчёт заказчику без ручной сводки.
Сравнение: таск-менеджер и система управления проектами
| Что нужно | Таск-менеджер | Система управления проектами |
|---|---|---|
| Кто что делает и к какому сроку | да | да |
| Связи между работами и критический путь | обычно нет | да |
| План и факт по часам | редко | да |
| Бюджет проекта | нет | да |
| Загрузка людей на несколько проектов | нет | да |
| Риски и запросы на изменение | нет | да |
| Отчёт заказчику | вручную | по расписанию |
| Кому подходит | поток задач, небольшая команда | проекты со сроками, деньгами и заказчиком |
Признаки, что команда переросла таск-менеджер
- О срыве срока проекта узнают в день сдачи, хотя каждая задача была «в работе».
- Чтобы ответить «успеем ли», руководитель пересобирает сроки в отдельной таблице.
- Часы по проекту считаются в конце месяца по памяти.
- Один человек назначен на три проекта сразу, и об этом узнают, когда он не успевает.
- Заказчик просит изменения, и их выполняют, не оценив влияние на срок и деньги.
- Отчёт руководству или заказчику собирается вручную из нескольких источников.
Если совпали три пункта и больше, дело уже не в дисциплине команды, а в инструменте.
Когда таск-менеджера достаточно
Честно: во многих случаях. Если работа — поток независимых задач без общего срока и бюджета, например поддержка, контент или небольшие внутренние поручения, система управления проектами будет избыточной. Хороший признак — вопросы «успеем ли» и «во сколько обойдётся» у вас просто не возникают.
Можно ли начать с задач и дорасти до проектов
Можно, и это самый спокойный путь. В Kitamo задачи — ядро системы: у каждой сразу есть свой чат, файлы, история и учёт времени. Есть список, доска и календарь, подзадачи, чек-листы, повторяемость и несколько ответственных. Для типовой работы есть библиотека из 354 шаблонов задач с плановым временем.
График, бюджет и реестры — отдельные модули, они включаются в проекте, когда в них появляется необходимость. Команда начинает как с таск-менеджером, а когда появляются сроки и деньги, включает планирование проекта и учёт рабочего времени без переезда в другую программу.
Где появляется экономический эффект
- Не нужно переезжать. Команда растёт внутри одной системы, история задач и переписки не теряется.
- Срок виден заранее. Когда задачи связаны в график, задержка одной показывает, что будет с проектом.
- Часы превращаются в деньги. Учёт времени по задачам сразу показывает себестоимость проекта.
Частые возражения
«Система управления проектами — это сложно»
Сложно, если включить всё сразу. Разумно начинать с задач и чатов, а остальные модули добавлять по мере надобности. Лишние разделы можно скрыть для подразделений, которым они не нужны.
«Нам хватает бесплатного таск-менеджера»
Если он отвечает на все ваши вопросы — оставайтесь с ним. Если рядом уже живут таблица сроков и таблица часов, значит, отвечает не на все. Kitamo пока тоже бесплатен, так что сравнить можно без вложений — условия на странице тарифов.
Как выбрать
Сформулируйте три вопроса, которые вы задаёте каждую неделю, и проверьте, отвечает ли на них инструмент без ручной работы. Подробный список критериев — в статье «Как выбрать систему управления задачами для компании», а что вообще входит в такую систему — в статье «Система управления задачами: что это и как работает».
Чек-лист
- Вам достаточно ответа «кто что делает» — хватит таск-менеджера.
- Нужно знать, успеете ли к сроку, — нужен график со связями.
- Нужно знать себестоимость — нужны учёт времени и бюджет.
- Люди работают в нескольких проектах — нужен ресурсный план.
- Есть заказчик, который просит изменения, — нужны реестры и отчёты.
Вопросы и ответы
Можно ли пользоваться Kitamo только как таск-менеджером?
Да. Задачи, доска, календарь, чаты и учёт времени работают без графика и бюджета, а неиспользуемые разделы скрываются.
Работает ли это на телефоне?
Да, тот же интерфейс на телефоне: нижняя навигация, карточки вместо таблиц, фильтры открываются снизу.
Есть ли шаблоны задач?
Да, библиотека из 354 готовых формулировок с плановым временем, разложенных по направлениям работы. Задача создаётся в один клик и сразу с нормой часов.
Главное
Таск-менеджер и система управления проектами отвечают на разные вопросы. Первый — «кто что делает», второй — ещё и «успеем ли и во сколько обойдётся». Если второй вопрос у вас уже возникает, выгоднее расти внутри одной системы, чем вести рядом таблицы или переезжать через год.
Попробуйте на демо-компании
Зайдите в демо-компанию Kitamo ролью «Сотрудник» — увидите систему как таск-менеджер: свои задачи, доску, чаты и учёт времени. Затем переключитесь на «Руководителя проекта»: те же задачи сложатся в график, бюджет и загрузку команды. Регистрация не нужна.