Как внедрить проектное управление в компании: роли, правила, пилот и ритм
Как внедрить проектное управление в компании, где проекты уже идут, а правила у каждого руководителя свои? Обычно начинают с программы или с регламента на сорок страниц. Через пару месяцев программа заполнена наполовину, регламент никто не открывал, а проекты живут по-прежнему. Проектное управление приживается, когда его вводят как практику: кто отвечает за проект, что он решает сам, по каким правилам проект стартует, меняется и закрывается.
Ниже — шесть шагов от ролей до ритма, проверка результата и то, как практику поддерживает система. Как выглядит проект, заведённый по таким правилам, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: откройте график проекта выставки — он начинается с устава и вехи старта, а рядом включены бюджет и реестры.
Содержание
- Что изменится, когда практика заработает
- Что подготовить до старта
- Шаги 1–3: роли, полномочия и правила
- Шаги 4–6: пилот, обучение и закрепление
- Как понять, что практика прижилась
- Как Kitamo поддерживает практику
- Вопросы и ответы
- Главное
Что изменится, когда практика заработает
Внедрение закончено не тогда, когда все прошли обучение, а когда новый проект запускается по правилам без напоминаний. На практике это выглядит так:
- у каждого проекта есть руководитель и куратор от руководства, а полномочия руководителя проекта записаны цифрами;
- проект стартует с устава, а план фиксируется как базовый до начала работ;
- изменения объёма, срока и денег проходят через оценку и решение;
- состояние каждого проекта приходит в одном формате и в одно время;
- после закрытия проекта правила поправляют по его итогам.
Из чего состоит управление проектом, разобрано в статье «Что такое управление проектами». Здесь речь о другом: как сделать его привычкой всей компании, а не одного сильного руководителя.
Что подготовить до старта
- Перечень работ, похожих на проекты. Всё, что длится дольше месяца, требует нескольких людей и имеет срок или заказчика. На первом шаге из него выберут настоящие проекты.
- Решение первого лица. Практику вводят сверху: если руководитель компании по-прежнему решает вопросы проектов в коридоре, правила не проживут и месяца.
- Координатор практики. Не отдел, а человек на часть рабочего времени: он собирает правила, готовит шаблоны и помогает первым руководителям проектов.
Шаги 1–3: роли, полномочия и правила
Шаг 1. Решите, что в компании считается проектом
Не каждая работа — проект. Рабочее правило: проект — это работа с отдельным результатом, сроком и бюджетом, в которой заняты люди из разных отделов. Остальное остаётся потоком задач. Граница нужна, чтобы правила не легли на мелкие поручения и не превратились в бюрократию.
Итог шага — список текущих проектов с руководителями. Часто уже здесь выясняется, что у двух проектов нет руководителя, а один человек числится руководителем пяти.
Шаг 2. Назначьте роли и запишите полномочия
| Роль | За что отвечает | Типичный сбой |
|---|---|---|
| Руководитель компании | какие проекты запускать и в каком приоритете | решает текущие вопросы за руководителей проектов |
| Куратор проекта | рамки проекта: объём, срок, бюджет; решения сверх полномочий | появляется только на сдаче |
| Руководитель проекта | результат в рамках, решения в пределах полномочий | отвечает за всё, но ничего не решает сам |
| Руководитель отдела | люди и качество работы по специальности | забирает человека из проекта без предупреждения |
| Координатор практики | единые правила, шаблоны, обучение | начинает писать отчёты за руководителей проектов |
Полномочия руководителя проекта записывают цифрами: на сколько дней он может сдвинуть работы и какую долю резерва потратить без согласования. И не назначайте руководителем лучшего специалиста только за то, что он лучший: управление проектом — отдельная работа, и ей нужно своё время в неделе. Как распределить ответственность внутри самого проекта, разобрано в статье «Как распределять ответственность в проекте».
Шаг 3. Запишите правила жизни проекта
Правила — это принципы управления, переведённые на язык вашей компании. Сами принципы собраны в статье «Как правильно управлять проектами в компании», а здесь их привязывают к моментам, которые есть у любого проекта:
| Момент | Правило | Какой след остаётся |
|---|---|---|
| Старт | куратор утверждает устав: цель, результат, срок, бюджет, руководитель | устав и веха старта |
| План | согласованный график фиксируют до начала работ | базовый план |
| Изменение | просьбу «добавить» оценивают по сроку и деньгам | запрос на изменение и решение |
| Ход работ | статус приходит по расписанию, в одном формате | статус-отчёт |
| Закрытие | итоги разбирают, нормы и правила поправляют | итоговый отчёт |
Весь свод укладывается в две страницы. Если выходит двадцать, вы описываете не правила, а исключения.
Шаги 4–6: пилот, обучение и закрепление
Шаг 4. Проведите правила через пилотный проект
Пилот — один проект, а не вся компания сразу. Подходит типичный для вас проект на два-четыре месяца, с руководителем, который сам хочет попробовать, и куратором, у которого есть время. Не берите самый горящий проект: там не до новых правил, и неудачу спишут на них.
В этом отличие от внедрения программы для задач, где пилотом удобно делать отдел, — об этом статья «Как внедрить систему управления задачами». Практику управления проектами проверяют на жизненном цикле: от устава до первой вехи, а лучше до закрытия.
Шаг 5. Обучите руководителей проектов на живом материале
Лекция по теории забывается через неделю. Работает разбор пилота: как писали устав, как раскладывали работу, как оформили первое изменение и почему статус на третьей неделе стал жёлтым. После обучения руководитель проекта умеет:
- написать устав на одну страницу;
- разложить работу и связать её в график;
- зафиксировать базовый план и объяснить отклонение от него;
- оформить изменение и вести риски с владельцами;
- написать статус с выводом, а не с пересказом событий.
Работу своей команды — роли, постановку задач, место для обсуждений — руководитель проекта выстраивает по шагам из статьи «Как организовать работу проектной команды».
Шаг 6. Закрепите практику ритмом
- Каждую неделю — статус от каждого проекта в одном формате.
- Раз в месяц — встреча руководителя компании с руководителями проектов: сроки и деньги против базовых планов, спорные назначения людей, решения сверх полномочий.
- После каждого проекта — короткий разбор и правка правил.
Ритм держится, пока руководство само спрашивает по правилам. Если руководитель компании хоть раз примет изменение устно, мимо запроса, через месяц так будут делать все.
Как понять, что практика прижилась
Через три месяца после пилота проверьте пять вещей:
- Новый проект стартовал с устава без напоминаний координатора.
- За последний месяц ни одно изменение сверх полномочий не принято устно.
- Статусы приходят в срок, и руководитель компании их читает.
- Руководитель проекта решает то, что входит в его полномочия, и не ходит за разрешением.
- По итогам закрытого проекта в правилах что-то поменяли.
Если не выполняются первый и второй пункты, вернитесь к шагу 3: правила записаны, но руководство их обходит.
Как Kitamo поддерживает практику
Система не пишет правила за вас, но держит их в ежедневной работе:
- Проект — руководитель, участники с ролями, открытый или закрытый доступ и этап жизненного цикла: ползунок из пяти этапов подсказывает задачи текущей фазы.
- Модули по флагам. График, бюджет и реестры включаются в каждом проекте отдельно, поэтому пилот можно начать с части правил.
- Полномочия в цифрах. Резервы бюджета — с полномочиями руководителя проекта. Запрос на изменение в пределах доли бюджета и числа дней решает руководитель проекта, сверх — утверждающие.
- Ритм. Статус-отчёт собирается по расписанию и уходит в чат проекта и на почту.
- Обучение. Вводный тур по реальному интерфейсу, учебный проект с автоматической проверкой действий и курсы по графику, бюджету, реестрам, отчётности и ресурсам.
Как задачи, проекты и отчёты связаны между собой в течение дня, показано на странице «Как устроена работа».
Вопросы и ответы
Что делать с проектами, которые уже идут?
Не переписывать их прошлое. Составьте короткий устав задним числом, зафиксируйте текущий план как базовый и применяйте правила со следующей вехи. Новые проекты стартуют по правилам сразу.
Как быть, если руководитель отдела не отдаёт людей в проект?
Назначение на проект согласуют заранее: кто, на какой срок и с какой долей занятости. Если два проекта претендуют на одного человека, спор решает руководитель компании по приоритету проектов, а не тот, кто громче просит.
Можно ли в Kitamo настроить утверждение устава?
Многоэтапных маршрутов согласования в Kitamo нет. Устав хранят документом проекта: статусы «Черновик», «На согласовании» и «Утверждён» меняет автор или руководитель проекта, а утверждение фиксирует версию. Сам факт решения куратора удобно отметить вехой старта в графике.
Главное
Внедрить проектное управление в компании — значит провести границу между проектом и потоком задач, назначить роли с записанными полномочиями, уместить правила жизни проекта в две страницы, проверить их на одном пилоте, обучить руководителей проектов на его примере и удерживать всё ритмом: статус каждую неделю, общий обзор раз в месяц, разбор после каждого проекта.
Посмотрите на проект, заведённый по правилам
Войдите в демо-компанию Kitamo ролью «Руководитель проекта» и откройте проект международной выставки. В начале графика — устав и веха старта, дальше — работы со связями и базовый план. Загляните в бюджет с резервами, в реестры рисков и запросов на изменение, а затем на дашборд со статус-отчётом: так выглядят правила из этой статьи, когда они уже работают.