Почему планы проектов не выполняются: шесть причин, заложенных в сам план
Почему планы проектов не выполняются, даже когда команда работает честно и много? После срыва обычно разбирают исполнение: кто затянул, кто заболел, почему заказчик неделю молчал. Но часто план был невыполним с первого дня — в нём не было запаса, работы не были связаны, а ключевой специалист в те же недели был обещан другому проекту. Такой план ломается ещё при составлении, просто заметно это становится через месяц.
Ниже — симптомы, шесть причин с признаками и ценой, самопроверка своего плана и что исправить в первую неделю. Как выглядит план, в котором эти причины закрыты, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: откройте график проекта выставки — там видны связи между работами, резервы и тень базового плана.
Содержание
- Симптомы: план есть, но по нему не работают
- Шесть причин: признак и цена
- Самопроверка: откройте свой план
- Что исправить в первую неделю
- Что не помогает
- Как закрепить: правила выполнимого плана
- Какие причины помогает закрыть Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Симптомы: план есть, но по нему не работают
- даты в плане переписывают каждую неделю, и каждый раз «это последний перенос»;
- после сдвига одной работы даты зависящих от неё приходится искать и править вручную;
- команда живёт по списку задач в другом месте, а план открывает только руководитель;
- к середине проекта в работе есть задачи, которых в плане нет;
- ключевые люди расписаны на полную неделю, и в плане нет ни дня на согласования;
- исполнители впервые видят сроки своих работ на стартовой встрече.
Это симптомы самого плана. Сигналы того, что проект целиком уходит из-под контроля, — отдельная тема, они собраны в статье «Как понять, что проект выходит из-под контроля».
Шесть причин: признак и цена
| Причина | Признак в плане | Во что обходится |
|---|---|---|
| Оценки из лучшего случая | длительность без ожиданий, правок и согласований | каждая работа опаздывает понемногу, отставание копится к сдаче |
| Нет связей и резервов | даты проставлены вручную, запаса нет ни у одной работы | задержку замечают в день вехи, когда исправлять поздно |
| План отдельно от задач | график в файле, работа идёт в другом месте | через две-три недели план показывает прошлое |
| Люди обещаны другим проектам | в плане есть исполнитель, но не видна его загрузка | работа стоит, хотя «все при деле» |
| Объём растёт мимо плана | новые работы появляются в задачах, но не в графике | срок прежний, а работы больше |
| План составлен без исполнителей | сроки назвал руководитель или продавец | в оценках нет того, что знает только исполнитель |
Оценки из лучшего случая
Оценка «если ничего не помешает» — нижняя граница, а не срок. Условный пример: дизайнер оценил планировку зала в три дня, и это правда — трёх дней чистой работы хватит. Но между первым вариантом и утверждённым будут два круга правок и неделя ожидания ответа, и в жизни работа займёт две недели.
Нет связей и резервов
Если даты проставлены руками, план не знает, что монтаж ждёт поставки, а поставка — утверждённой спецификации. Задержка одной работы не двигает остальные, и план до последнего показывает прежнюю дату сдачи. А если запаса нет ни у одной работы, любая такая задержка на деле сдвигает сдачу. Как держать под контролем критический путь и запасы, разобрано в статье «Как контролировать сроки проекта».
План живёт отдельно от работы
Когда график — отдельный файл, его обновление становится ещё одной задачей, и её откладывают первой. Через месяц по плану принимают решения, которые опоздали на три недели. Почему план должен строиться на тех же задачах, в которых работает команда, — в статье о системе планирования проектов.
Люди обещаны сразу нескольким проектам
План считает, что специалист занят только этим проектом. На деле половина его недели уходит в другой, и работа, рассчитанная на пять дней, идёт десять. Пересечения видны только на загрузке по всем проектам сразу — об этом статья о системе управления ресурсами.
Объём растёт, а план — нет
Просьбу заказчика выполняют, задачу заводят, а в график она не попадает. Через месяц план описывает проект, который меньше настоящего, и его дата сдачи — обещание за другой объём.
План составлен без исполнителей
Сроки назначил руководитель или продавец под дату договора. Исполнители знают, где будут согласования, чего ждать от подрядчика и какая часть работы окажется трудной, но их не спросили. Вдобавок такой план для команды чужой, а сорвать чужой срок психологически проще.
Самопроверка: откройте свой план
- Возьмите десять последних завершённых работ и сравните плановую длительность с фактической. Если большинство длилось дольше плана, оценки систематически оптимистичны.
- Сдвиньте в копии плана одну работу на неделю. Если дата сдачи не изменилась сама, связей нет.
- Найдите работы, у которых есть запас. Если таких нет, любая задержка сдвигает сдачу.
- Сравните работы плана с задачами в работе. Всё, чего нет в плане, — объём, выросший мимо него.
- Посмотрите, когда план обновляли. Больше двух недель назад — он показывает прошлое.
- Проверьте, где ещё заняты три ключевых человека в ближайший месяц.
- Спросите двух исполнителей, согласны ли они со сроками своих работ.
Каждый тревожный ответ указывает на одну из шести причин. Обычно их две-три одновременно.
Что исправить в первую неделю
- Пересобрать оценки ближайших работ вместе с исполнителями — на месяц-полтора вперёд, не на весь проект. Отдельно учесть ожидание ответов и согласований.
- Связать работы до ближайшей вехи и посмотреть, какие из них на критическом пути.
- Заложить запас там, где работа зависит от других: заказчика, подрядчиков, поставок.
- Сверить загрузку ключевых людей по всем проектам и договориться о приоритетах до того, как начнётся конфликт.
- Внести в план всё, что уже делается сверх него, и честно посмотреть, где теперь окажется сдача.
Что не помогает
- Более подробный план. Тысяча строк без связей устаревает так же быстро, как сто.
- Сжатые сроки «чтобы не расслаблялись». Команда перестаёт сообщать о задержках, и план выглядит выполнимым до последней недели.
- Тихая правка дат под факт. План всегда «выполнен», но предсказывать по нему ничего нельзя.
- Совещание по срокам. Если в плане нет связей, обсуждение не покажет, что сдвинется вслед за задержкой.
Как закрепить: правила выполнимого плана
- Оценки дают исполнители, руководитель сверяет их с фактом прошлых проектов.
- У каждой работы записаны предшественники, критический путь известен.
- Запас закладывается там, где работа ждёт чужих ответов.
- Работы плана — те же задачи, в которых идёт работа, а не отдельный документ.
- Новая работа попадает в проект через план: сначала оценка влияния на срок, потом решение.
- Перед назначением проверяется загрузка человека во всех проектах.
Если план сейчас живёт в таблице, начните с переноса: как сделать это без потерь, рассказано в статье «Как перейти от Excel к системе управления проектами».
Какие причины помогает закрыть Kitamo
В графике Kitamo структура работ правится как таблица, её можно вставить из Excel. Работы связываются четырьмя типами связей с задержками и опережениями, рабочий календарь учитывает выходные и праздники, система считает критический путь и резервы. Сдвиг полоски на диаграмме сначала идёт в предпросмотр: панель «Сдвинется задач: N» показывает, что будет с вехами и окончанием проекта. Базовых планов может быть несколько, под полоской видна тень базового плана, а о сдвигах приходят уведомления.
Оценкам помогает учёт времени: после сохранения план часов меняется только корректировкой с комментарием, поэтому видно, насколько первоначальная оценка разошлась с фактом. Запрос на изменение ещё до решения показывает, как изменение сдвинет график, а при назначении человека на проект и при создании задачи система предупреждает о перегрузе. Подробнее — в разделе «Управление проектом».
Вопросы и ответы
Сколько запаса закладывать в план?
Единой цифры нет. Возьмите факт прошлых проектов: насколько похожие работы выходили за оценку. Больше всего запаса нужно работам, которые ждут заказчика, подрядчиков и согласований.
Что делать, если заказчик требует дату, которую план не подтверждает?
Показать план со связями и критическим путём и предложить варианты: сократить объём, изменить порядок работ или сдвинуть дату. Решение принимается явно, а не надеждой «как-нибудь успеем».
Может ли Kitamo сам развести людей между проектами?
Нет, автоматического выравнивания загрузки и связей между проектами в Kitamo нет. Тепловая карта показывает загрузку каждого человека по всем проектам, при назначении приходит предупреждение о перегрузе, а панель «Когда можно стартовать новый проект» показывает, с какой недели у нужных людей появится время. Решение о приоритете остаётся за руководителем.
Главное
Планы проектов не выполняются чаще всего из-за того, как они составлены: оценки из лучшего случая, работы без связей и запаса, план отдельно от задач, люди, обещанные другим проектам, объём, который растёт мимо плана, и сроки, назначенные без исполнителей. Каждую причину можно найти в плане за час и исправить за неделю — до того, как она проявится сорванной вехой.
Посмотрите на выполнимый план в демо
Войдите в демо-компанию Kitamo ролью «Руководитель проекта» и откройте график выставки. В таблице работ видно, от чего зависит каждая работа и сколько у неё резерва, а тень под полосками показывает, насколько проект ушёл от базового плана. Затем загляните в раздел «Ресурсы»: там видно, кто из команды выставки в те же недели занят в проекте ресторана.