|

Система управления документами проекта: одна актуальная версия вместо десяти копий

Отkitamo

«Договор_финал_v3_исправленный_2.docx» знаком каждому. Такое имя — не беда, а симптом: документ живёт в нескольких копиях — во вложениях писем, в мессенджерах, на личных дисках, — и никто не уверен, какая из них последняя. Управление документами проекта начинается с простого правила: у каждого документа одна актуальная версия, а всё остальное — ссылки на неё и история.

Разберём, как это устроить: версии, статусы, права доступа, редактирование и поиск. В демо-компании Kitamo можно открыть документы проекта и посмотреть их историю без регистрации.

Содержание

Откуда берутся десять версий одного файла

Каждая пересылка создаёт копию. Отправили договор юристу — копия. Приложили к задаче — копия. Переслали заказчику — ещё одна. Дальше каждый правит свою, и через неделю в проекте пять «последних» версий.

Последствия предсказуемы:

  • работа идёт по устаревшей версии;
  • замечания вносятся не в тот файл;
  • найти документ быстрее, спросив коллегу, чем через поиск;
  • при уходе сотрудника часть документов остаётся в его почте.

Что должна уметь система управления документами проекта

  • хранить один экземпляр документа и давать на него ссылки;
  • вести историю версий с автором и датой;
  • показывать статус: черновик, на согласовании, утверждён;
  • управлять доступом по проектам и ролям;
  • давать заказчику только актуальное, без доступа ко всему остальному;
  • открывать и редактировать офисные файлы без скачивания;
  • быстро находить документ поиском.

Один файл — много ссылок

Главное правило Kitamo: в проекте физический файл существует один раз. Задача, сообщение в чате и папка держат ссылку на него, а не копию. Прикрепили документ к задаче, упомянули в чате, положили ярлык в другую папку — это всё тот же документ. В его карточке видно, где он используется: в каких задачах и сообщениях.

Если один и тот же документ всё-таки загрузили дважды, руководитель проекта может объединить дубли в один.

Версии, статусы и нумерация

Новая версия загружается поверх документа и становится актуальной, а история сохраняется: кто, когда и что загрузил. Если последнюю версию загрузили по ошибке, её удаляют — и актуальной снова становится предыдущая.

У документа есть статус: черновик, на согласовании, утверждён. Нумерацию версий можно выбрать под свою практику: обычную (1.0, 1.1, 1.2) или буквенную, принятую в проектной документации, — revA, revB до согласования, rev0 для согласованной версии, rev0.1 и дальше для изменений после неё. Как устроить сам процесс согласования — в статье «Система согласования документов».

Структура папок и права доступа

Структура папок проекта создаётся сама, её можно дополнить под свои правила. Доступ к файлам идёт через проверку прав: прямых публичных ссылок на хранилище нет. Закрытый проект видят только его участники, а внешние участники — заказчик или подрядчик — видят только свои проекты.

Если человеку не нужен вход в систему, ему отправляют ссылку на папку с ограниченным сроком действия: по ней видны только актуальные документы.

Редактирование прямо в системе

Word, Excel и презентации открываются и правятся в браузере, в том числе вдвоём одновременно. Правки сохраняются в текущую версию, а когда документ готов к следующему шагу, его фиксируют кнопкой «Создать новую версию» — скачивать, править и загружать обратно не нужно. Редактор работает на серверах Kitamo, файлы не уходят сторонним сервисам.

Чертежи и модели

Проектировщикам важно, что система понимает их форматы: DWG и DXF, STEP и IGES, IFC, файлы SolidWorks, Inventor, CATIA и другие. Они хранятся с версиями, как и офисные документы, а открывают их в своих САПР. Картинки, PDF и таблицы можно посмотреть прямо в системе. Подробнее о работе бюро — в статье «Система управления проектами для проектного бюро».

Поиск и корзина

Один поисковый запрос ищет по файлам, задачам, сообщениям, проектам и людям и находит по части слова. Удалённые документы попадают в корзину проекта и хранятся там 30 дней, поэтому случайное удаление не становится катастрофой.

Управление документами и электронный документооборот

Эти понятия часто путают. Электронный документооборот в узком смысле — юридически значимый обмен документами с электронной подписью через операторов ЭДО. Управление документами проекта — это рабочие документы команды: версии, статусы, доступ, обсуждение. Kitamo решает вторую задачу: в нём ведут рабочие документы проекта, а подписанные экземпляры хранят рядом с их версиями.

Где появляется экономический эффект

  • Меньше переделок. Работа идёт по актуальной версии, потому что другой нет.
  • Быстрее поиск. Документ находится поиском или из задачи, а не через коллег.
  • Документы не уходят вместе с людьми. Всё хранится в проекте, а не в личной почте.

Частые возражения

«У нас уже есть облачный диск»

Облачный диск хранит файлы, но не знает о задачах, статусах и проектах. Файл на диске не подскажет, к какой задаче он относится, утверждён ли он и кто из заказчиков его видел.

«Переносить архив — огромная работа»

Переносить весь архив не нужно. Начните с документов текущих проектов, а старые оставьте там, где они лежат. Через пару месяцев всё актуальное окажется в системе само.

Чек-лист

  • Документы проекта хранятся в проекте, а не во вложениях писем.
  • К задачам прикрепляются ссылки на документы, а не копии.
  • Для документации выбрана схема нумерации версий.
  • Статус документа виден всем участникам.
  • Заказчик получает доступ только к своему проекту или папке.
  • Офисные файлы правятся в браузере, без скачивания.

Вопросы и ответы

Где хранятся файлы?

В облаке Kitamo, на серверах в Санкт-Петербурге. Доступ к каждому файлу проходит проверку прав. Подробнее — на странице «Безопасность».

Можно ли вернуться к предыдущей версии?

Да. Удалить можно только самую свежую версию, и тогда актуальной снова становится предыдущая. Все остальные версии остаются в истории документа.

Есть ли ограничение по объёму хранилища?

Объём зависит от тарифа, лимиты указаны на странице тарифов.

Главное

Управление документами проекта держится на одном правиле: один документ — одна актуальная версия, всё остальное — ссылки и история. К нему добавляются статусы, права доступа, редактирование в браузере и поиск. Вместе они избавляют от «финал_v3» и от вопроса «а это точно последняя?».

Посмотрите документы в демо-компании

В демо-компании Kitamo у проектов выставки и ресторана есть документы с версиями и статусами. Войдите ролью «Сотрудник»: откройте документ, посмотрите историю версий и загрузите новую. Затем зайдите «Наблюдателем» — увидите те же документы без права что-либо менять.

Похожие записи