|

10 ошибок в управлении проектами, которые стоят компании денег: как их найти и исправить

Отkitamo

Ошибки в управлении проектами редко выглядят как провал. Проект сдан, акт подписан, команда выдохнула — а заработали меньше, чем рассчитывали. Разница ушла по мелочам: доработки, которые никто не оплатил, неделя ожидания решения, переделка по устаревшему файлу, скидка за опоздание. За каждой такой потерей стоит конкретная ошибка, и почти каждую можно заметить заранее.

Ниже — десять ошибок: что происходит, во что обходится и как исправить. Цифр потерь не будет — у каждой компании они свои, важнее механизм. Как выглядит проект, где изменения и деньги под учётом, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте в проекте выставки реестр запросов на изменение, а затем бюджет.

Содержание

Как понять, что проект теряет деньги

  • часы по проекту растут быстрее, чем прибавляется результат;
  • одни сотрудники перерабатывают, другие ждут задач;
  • часть работы пришлось делать дважды;
  • заказчик доволен результатом, но со следующим заказом не вернулся.

За каждым пунктом стоят ошибки ниже, сгруппированные по тому, куда уходят деньги.

Работа сверх договора: ошибки 1–3

1. Работа начинается без записанного объёма

Что происходит. Объём обсудили на встрече, в договоре — общая формулировка.

Во что обходится. На приёмке заказчик ждёт то, что «само собой разумеется», и спор заканчивается доработкой за свой счёт.

Как исправить. До старта записать результаты проекта и отдельно — что в него не входит, и согласовать оба списка с заказчиком. Это один из принципов в статье «Как правильно управлять проектами в компании».

2. Просьбы заказчика выполняются без оценки

Что происходит. «Сделайте ещё английскую версию», «добавьте пару слайдов» — просьбы приходят в переписке, и команда делает их, чтобы не спорить.

Во что обходится. Часы уходят в проект, а цена договора прежняя, и к концу уже не показать, откуда перерасход.

Как исправить. Каждую просьбу оформлять запросом на изменение с оценкой срока и денег и решать явно: доплата, замена другой работы или отказ. Как такие просьбы ломают и график, — в статье «Почему планы проектов не выполняются».

3. Договорённости продажи не доходят до команды

Что происходит. Менеджер пообещал заказчику еженедельные фотоотчёты и выезд специалиста на приёмку, а команда видит только договор.

Во что обходится. Либо обещание нарушено и заказчик просит скидку, либо его выполняют сверх бюджета, в который оно не заложено.

Как исправить. Передавать проект с записанными условиями и держать историю клиента там, где её видит команда исполнения, — об этом статья «CRM и управление проектами в одной системе».

Деньги, которые видят слишком поздно: ошибки 4–5

4. Бюджет сверяют только в конце

Что происходит. Сумму договора посчитали, дальше расходы и часы копятся без сравнения с планом.

Во что обходится. Перерасход обнаруживают в акте, когда ни сократить затраты, ни договориться о доплате уже нельзя.

Как исправить. Раз в неделю сверять план и факт по статьям, считая часы команды по ставкам, и следить за прогнозом итоговой стоимости — как в статье «Как контролировать бюджет проекта».

5. Резерв не заложен

Что происходит. Бюджет посчитан впритык, чтобы выиграть заказ, или резерв есть, но уходит на первые же мелочи.

Во что обходится. Любой реализовавшийся риск оплачивается из прибыли, а к концу проекта на настоящие проблемы денег не остаётся.

Как исправить. Держать резерв отдельной строкой бюджета и записать, какую его часть руководитель проекта тратит сам, а что решают выше.

Время людей без результата: ошибки 6–8

6. Людей назначают, не глядя на загрузку

Что происходит. Ведущий инженер расписан в трёх проектах на одну неделю, а у коллеги из соседнего направления нет задач.

Во что обходится. Сверхурочные у одних, оплаченное ожидание у других и срыв одного проекта из-за другого.

Как исправить. Перед назначением смотреть загрузку человека по неделям во всех проектах, а спор двух проектов за одного специалиста решать по приоритетам компании.

7. Ответственность размыта

Что происходит. У результата два ответственных или ни одного, а любое решение «надо обсудить со всеми».

Во что обходится. Пока решение ждёт, команда стоит, а часы идут. Это самый незаметный вид простоя.

Как исправить. Назначить одного ответственного за каждый результат и записать полномочия цифрами, как в статье «Как распределять ответственность в проекте».

8. Работают по устаревшей версии документа

Что происходит. Подрядчик взял спецификацию из письма двухнедельной давности, хотя её уже поменяли.

Во что обходится. Переделка — это двойные часы, а если по старой версии уже смонтировали конструкцию, то и двойные материалы.

Как исправить. Держать документ в одном месте с версиями и статусом «Утверждён» и передавать ссылку на него, а не вложение.

Штрафы и потерянные заказы: ошибки 9–10

9. Риски не записаны

Что происходит. О том, что подрядчик может не успеть, «все знают», но никто не отвечает за меры.

Во что обходится. Риск реализуется, и его решают по цене срочности: срочная доставка, сверхурочные, неустойка за сорванный срок.

Как исправить. Записать риски с оценкой, владельцем и мерами и пересматривать их по расписанию, а не когда уже горит.

10. Заказчик узнаёт о проблемах последним

Что происходит. Плохие новости откладывают до сдачи в надежде, что всё успеется.

Во что обходится. Неожиданный срыв заказчик прощает хуже, чем честный прогноз: просит скидку, а следующий заказ отдаёт другим. Потерянный повторный заказ не виден ни в одном отчёте, хотя часто стоит дороже всего.

Как исправить. Отправлять заказчику статус по расписанию и сообщать о сдвиге, как только прогноз стал хуже договорённого.

Самопроверка по последнему проекту

Ответьте на вопросы по последнему закрытому проекту. Если ответа нет или его собирают по перепискам, ошибка, скорее всего, есть.

  1. Где записано, что не входило в проект?
  2. Сколько просьб заказчика выполнили без оценки?
  3. Знала ли команда все обещания, данные при продаже?
  4. Когда впервые сравнили фактические затраты с планом?
  5. Сколько было резерва и на что он ушёл?
  6. Кто работал сверхурочно, а кто ждал задач?
  7. Сколько дней работа стояла в ожидании решения?
  8. Что пришлось переделывать и почему?
  9. Какие проблемы случились «неожиданно», хотя о риске знали?
  10. Вернулся ли заказчик и что он сказал о проекте?

С чего начать исправление

Все десять ошибок за раз не исправить. В первую неделю возьмитесь за три, которые теряют деньги прямо сейчас: остановите устные изменения, начните еженедельную сверку плана и факта, посмотрите загрузку ключевых людей на месяц вперёд. Остальное закрепляют правило на одну страницу и короткий разбор после каждого проекта: какие ошибки повторились и что меняем в правилах.

Не помогает искать виноватого: руководитель проекта, которого наказали за отклонение, научится его прятать, и следующая потеря проявится ещё позже.

Где Kitamo помогает, а где нет

  • Изменения. Влияние запроса на изменение описывают по объёму, срокам, бюджету, качеству и рискам, и до решения видно, как он сдвинет график. В пределах полномочий решает руководитель проекта, сверх — утверждающие; после утверждения система сама вносит поправку в бюджет и записывает решение в журнал.
  • Деньги. Бюджет по статьям, факт из расходов и — при учёте по ставкам — часов, резервы с полномочиями руководителя проекта, индекс выполнения стоимости и прогноз на завершение.
  • Люди. Тепловая карта загрузки по всем проектам и предупреждение о перегрузе при назначении.
  • Документы. Версии с автором и датой, статус «Утверждён» фиксирует версию, а задачи и сообщения ссылаются на один и тот же файл.
  • Риски и заказчик. Риски с владельцами и мерами, проблемы со сроком устранения, статус-отчёт по расписанию в чат проекта и на почту.

Честно о границе: бюджет в Kitamo только расходный, выручки в нём нет. Как изменения, риски и деньги выглядят на строительном объекте, показано в разборе «Жилой дом 250 м²».

Вопросы и ответы

Какая из десяти ошибок обходится дороже всего?

Та, что повторяется в каждом проекте и не видна в отчётах. Чаще всего это бесплатные изменения и неучтённые часы: по отдельности они мелкие, а вместе съедают прибыль.

Как говорить с заказчиком о доплате, чтобы не испортить отношения?

До начала работы, а не после. Покажите оценку — что меняется в сроке и деньгах — и предложите варианты. Расчёт до работы заказчик принимает легче, чем счёт задним числом.

Можно ли в Kitamo посчитать прибыль проекта?

Отдельного расчёта прибыли нет: бюджет учитывает затраты — расходы, а при учёте по ставкам и часы — и прогнозирует итоговую стоимость. Выручку берут из договора или сделки в CRM и сравнивают с прогнозом рядом. Отчёта о прибыльности по клиенту тоже нет.

Главное

Ошибки в управлении проектами стоят денег не одним провалом, а постоянными утечками: работа сверх договора, поздно замеченный перерасход, простои и перегрузка людей, переделки, срочные решения по незаписанным рискам и заказчики, которые не возвращаются. Механизм каждой потери понятен, поэтому найти её можно до акта, а не после.

Откройте изменения и бюджет в демо

В демо-компании Kitamo выберите роль «Руководитель проекта» и в проекте выставки откройте реестр запросов на изменение: у каждого запроса видны оценка влияния по осям, статус и история решения. Потом перейдите в бюджет выставки — статьи затрат, резервы и факт по расходам показывают, куда уходят деньги проекта.

Похожие записи