Как понять, где компания теряет деньги: семь утечек проектной компании и как найти их по данным

Как понять, где компания теряет деньги, если каждый проект по отдельности вроде бы в плюсе, а по итогам года денег меньше, чем ожидали? Разбор одного проекта здесь мало что даёт: потери, которые повторяются из проекта в проект, видны только в сумме. Одна бесплатная правка — жест доброй воли, а такие же правки в каждом проекте за год — заметная статья расходов, которой нет ни в одном бюджете. Поэтому утечки ищут не в отдельном проекте, а в данных сразу по нескольким: в часах, изменениях, затратах и загрузке.

Ниже — симптомы, семь утечек с признаками и ценой, самопроверка по четырём источникам данных, что исправить в первую неделю и как закрепить результат. Где искать утечки в системе, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте бюджет и реестр изменений проекта выставки, а в разделе «Отчёты» — время по его задачам.

Содержание

• Симптомы: денег меньше, а виноватых нет
• Семь утечек: причина, признак, цена
• Где искать утечки: четыре источника данных
• Первая неделя: как закрыть самые крупные утечки
• Что не вернёт деньги
• Ритм, который не даст утечкам вернуться
• Что покажет Kitamo, а что считают рядом
• Вопросы и ответы
• Главное

Симптомы: денег меньше, а виноватых нет

• проекты сдаются в срок, но маржа по итогам ниже той, что закладывали в цену;
• часы по проекту растут, а сумма договора остаётся прежней;
• перед каждой сдачей команда работает по вечерам и выходным;
• в одном отделе сидят до ночи, в соседнем ищут, чем заняться;
• с заказчиком спорят, что входило в договор, а что нет;
• у компании есть «трудные» заказчики, о которых говорят со вздохом, но продолжают с ними работать.

По отдельности каждый симптом выглядит особенностью конкретного проекта. Вместе они означают, что деньги уходят системно.

Семь утечек: причина, признак, цена

Утечка	Признак в данных	Во что обходится
Бесплатные изменения	реестр изменений пуст, а часы по проекту растут	работа сверх договора без оплаты
Недооценённые работы	факт часов выше плана на одном и том же типе работ	каждый такой проект стартует с минуса
Простой рядом с перегрузкой	у одних свободная ёмкость, у других больше 100 %	зарплата без выработки там и переработки здесь
Переделки из-за путаницы версий	повторные задачи на тот же раздел	двойные часы за один результат
Долгие согласования	задачи и документы неделями ждут ответа заказчика	команда стоит, вехи и оплаты сдвигаются
Забытые дополнительные работы	допработы сделаны, но не оформлены	выручка, которую так и не выставили
«Минусовые» заказчики	проекты одного заказчика раз за разом дороже плана	компания доплачивает за этого клиента

Первые две утечки обычно самые крупные и самые тихие: их не видно, пока не сравнишь часы с планом. Как такие потери возникают внутри отдельного проекта и как не допустить их на старте, разобрано в статье «10 ошибок в управлении проектами».

Где искать утечки: четыре источника данных

Возьмите три–пять последних завершённых проектов и пройдите по каждому источнику.

Часы: план и факт

Сгруппируйте фактические часы по этапам и типам работ. Где факт стабильно выше плана у разных людей, занижена норма. Где выше только у одного человека, вопрос к загрузке или навыкам. Если план часов переписывали молча, отклонение будет нулевым и ничего не покажет. Как вести учёт честно, рассказано в статье о системе учёта рабочего времени.

Реестр изменений

Сравните число оформленных запросов на изменение с тем, сколько просьб заказчика нашлось в переписке. Разница — бесплатная работа. А утверждённые изменения, которые так и не попали в допсоглашение, — забытые деньги.

Бюджет рядом с договором

Сведите в таблицу сумму договора и фактические затраты по каждому проекту. Разница — маржа; сравните её с той, что закладывали в цену. Затем сгруппируйте проекты по заказчикам: если у одного из них проекты раз за разом уходят в минус, дело не в проектах. Как вести бюджет, которому можно верить, — в статье «Как контролировать бюджет проекта».

Загрузка

Посмотрите часы по неделям за последние два–три месяца — в недельных отчётах и отчёте по сотрудникам. Недели, где часть людей выше 100 %, а часть ниже половины ёмкости, — это переработки и простой одновременно.

Отдельно пройдите по документам: сколько задач повторяли потому, что работали по старой версии. Как держать одну актуальную версию, разобрано в статье «Система управления документами проекта».

Первая неделя: как закрыть самые крупные утечки

• Ни одной работы сверх договора без запроса на изменение. Даже если решите сделать её бесплатно, пусть это будет решение, а не случайность.
• Поправить нормы часов для типов работ, где факт систематически выше плана.
• Составить список допработ к выставлению по текущим проектам — всё сделанное, но не оформленное.
• Назначить срок ответа на каждое согласование — задачей с датой, чтобы ожидание было видно как просрочка.
• Перераспределить людей там, где рядом стоят перегрузка и простой.
• Поговорить с «минусовым» заказчиком о цене, объёме или порядке изменений.

Что не вернёт деньги

• Урезать премии. Если деньги уходят на бесплатные изменения, команда не виновата — она делала то, что просили.
• Требовать работать быстрее. Недооценку не закрыть скоростью, её закрывают нормой и ценой.
• Разбор раз в год. К этому времени утечка повторилась в десятке проектов.
• Скидки «трудному» заказчику ради объёма. Больше проектов в минус — больше минус.

Ритм, который не даст утечкам вернуться

Утечки возвращаются, если их ищут один раз. Закрепляет ритм:

• раз в месяц — таблица маржи по текущим проектам: сумма договора, затраты, прогноз стоимости на завершение;
• после каждого проекта — короткий разбор: где часы разошлись с планом и сколько изменений прошло мимо реестра;
• раз в квартал — маржа по заказчикам и решение по тем, кто стабильно в минусе.

Какие показатели говорят о том, что управление проектами становится точнее, разобрано в статье «Как оценить эффективность управления проектами».

Что покажет Kitamo, а что считают рядом

Данные для поиска утечек в Kitamo копятся по ходу работы. Учёт времени хранит план часов, корректировки с обязательным комментарием и факт, а постановщик получает предупреждения на 80 и 100 %. Отчёт по задачам с группировкой по проектам или ответственным выгружается в Excel и CSV, отчёт по сотрудникам показывает план и факт каждого. Бюджет проекта ведёт план по статьям затрат, факт из расходов (и часов по ставкам, если такой учёт включён), резервы и прогноз стоимости на завершение.

В реестре изменений влияние запроса описывают по объёму, срокам, бюджету, качеству и рискам, а после утверждения система сама вносит поправку в бюджет и записывает решение в журнал — поэтому затраты на изменение видны в бюджете. Тепловая карта загрузки показывает, кто перегружен и сколько ёмкости свободно, а документ хранится в проекте одним файлом с версиями. Всё об учёте часов — в разделе «Учёт».

Честно о границах: бюджет в Kitamo только расходный. Выручки, маржи и связи с суммой сделки в нём нет, отчёта о прибыльности по клиенту тоже. Маржу проекта и заказчика считают в таблице: сумма договора — из договора или выигранной сделки, затраты и прогноз — из бюджета проекта.

Вопросы и ответы

Покажет ли Kitamo, какой заказчик приносит убыток?

Напрямую — нет: отчёта о прибыльности по клиенту в Kitamo нет. Но затраты и прогноз стоимости каждого проекта есть в его бюджете, а сумма договора — в договоре или выигранной сделке. Раз в квартал сведите их в таблицу по заказчикам.

С какой утечки начать?

С бесплатных изменений: их проще всего остановить правилом, и результат виден уже на текущих проектах. Вторая — недооценка: для неё нужна история часов, поэтому копить её стоит начать сразу.

Как понять, что проблема в цене, а не в работе?

Если часы уложились в план, а маржа всё равно низкая, дело в цене или в объёме, который продали дешевле. Если часы выше плана — в оценке, изменениях или организации работы.

Главное

Понять, где компания теряет деньги, можно по четырём источникам: часам план-факт, реестру изменений, бюджету рядом с суммой договора и загрузке. Чаще всего деньги уходят на бесплатные изменения, недооценённые работы, простой рядом с перегрузкой, переделки, долгие согласования, забытые допработы и заказчиков, чьи проекты раз за разом уходят в минус. Помогают не урезания, а правила и ежемесячная таблица маржи.

Найдите утечки в демо-компании

В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте бюджет проекта выставки: статьи затрат, факт по расходам, прогноз стоимости. Затем откройте в разделе «Отчёты» время по задачам выставки — где факт разошёлся с планом, — и реестр изменений: какие просьбы прошли оценку и как они сдвинули бюджет и сроки.