Какие показатели должен видеть руководитель каждый день: короткий список с порогами и действиями
Какие показатели должен видеть руководитель каждый день, чтобы утро не уходило на обход чатов и звонки «ну что там»? Ежедневный взгляд нужен не для оценки, а для реакции. Поэтому в нём только то, что меняется за сутки и требует действия сегодня. Индексы, конверсия и точность оценок меняются медленно — им место в недельном и месячном обзоре.
Ниже — семь ежедневных показателей с источником, порогом и действием, порядок утреннего обзора, кто что смотрит и что оставить на потом. Как выглядит такой обзор на живых данных, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: откройте дашборд проекта выставки со светофором и его причинами, а затем список задач, отсортированный по дедлайну.
Содержание
- Какой показатель годится на каждый день
- Семь показателей: откуда, порог, действие
- Как читать каждый показатель
- Утренний обзор по шагам
- Кто смотрит какие показатели
- Что смотреть раз в неделю и раз в месяц
- Что Kitamo показывает сам
- Вопросы и ответы
- Главное
Какой показатель годится на каждый день
Показатель попадает в ежедневный список, только если он:
- меняется за сутки — иначе ежедневный взгляд ничего не добавит;
- имеет порог — понятно, где норма, а где пора действовать;
- требует действия сегодня — если реагировать можно только через неделю, смотреть каждый день незачем;
- появляется сам — ежедневная ручная сводка умрёт через две недели.
Бюджет, освоенный объём и воронка целиком этим условиям не отвечают: их изменение за сутки — шум. А задача, которая третий день стоит перед вехой, — сигнал.
Семь показателей: откуда, порог, действие
| Показатель | Откуда берётся | Порог | Действие сегодня |
|---|---|---|---|
| Просроченные задачи | «Все задачи», кнопка «Просроченные» | просрочка на пути к вехе или больше двух у одного человека | узнать в чате задачи причину, новый срок — только решением |
| Задачи без движения и не взятые в работу | контроль исполнения | пять рабочих дней без активности; новая задача не взята за день | снять блокер, переназначить или отменить |
| Ближайшие вехи | график проекта | до вехи меньше недели, а работы к ней не закрыты | проверить готовность, решить, что ускорить или сдвинуть |
| Перегрузка людей | ресурсный план | больше 100 % ёмкости на этой или следующей неделе | перенести несрочное, передать часть работы |
| Новые проблемы и риски | реестры проекта | новая проблема, риск высокого уровня, просроченный срок устранения | назначить владельца и корректирующую задачу |
| Решения, которые ждут вас | запросы на изменение, упоминания в чатах | ожидание дольше суток | решить или назвать дату решения |
| Сделки на этапе КП | воронка CRM | предложение не готово через три дня после перехода на этап | помочь с расчётом или разгрузить менеджера |
Пороги здесь стартовые: через месяц их стоит подстроить под свои проекты. Главное, чтобы они были записаны, — тогда «тревожно» значит одно и то же для всех.
Как читать каждый показатель
Просрочки: важнее где, чем сколько
Одна просроченная задача на пути к вехе весит больше десятка мелких. Ищите скопления: у одного человека, в одном проекте, перед одной датой. Скопление говорит о причине, а не о случайности.
Зависшие задачи: тишина — тоже сигнал
Задача без сообщений, часов и смены статуса почти всегда означает блокер, о котором молчат. Спросите в чате задачи, чего она ждёт: ответ займёт минуту, а без вопроса задача простоит ещё неделю.
Вехи: на семь дней вперёд
Веху, до которой осталось два дня, спасать поздно. Каждый день проверяйте вехи ближайшей недели: закрыты ли работы, которые к ним ведут, и нет ли среди них зависших.
Перегрузка: эта и следующая неделя
Перегруз на этой неделе — это просрочки через несколько дней. Ищите людей выше 100 % ёмкости и тех, у кого часть работы висит без срока: такие часы не видны по неделям, но никуда не делись. Как вести загрузку на горизонте месяцев, разобрано в статье о системе управления ресурсами.
Проблемы и риски: что нового и что просрочено
Каждый день достаточно двух вопросов: что появилось со вчерашнего дня и у чего истёк срок устранения. У новой проблемы сразу должны быть владелец и корректирующая задача.
Решения, которые ждут вас
Самый недооценённый показатель: руководитель сам становится причиной простоя. Запрос на изменение, который ждёт утверждения, и вопрос с вашим упоминанием в чате — это чья-то остановленная работа.
Сделки на этапе коммерческого предложения
Клиент, который ждёт предложения, остывает с каждым днём. Если КП не готово за три дня, спросите менеджера, что мешает: расчёт, занятый специалист или вопрос к клиенту.
Утренний обзор по шагам
- «Все задачи»: просроченное и дедлайны недели.
- Зависшие задачи и задачи, не взятые в работу.
- Вехи ближайших семи дней по каждому проекту.
- Загрузка людей на текущую и следующую неделю.
- Реестры: новые проблемы и риски, просроченные сроки устранения.
- Решения, которые ждут вас.
- Воронка: сделки на этапе КП.
На выходе — не больше трёх действий на сегодня, записанных в задачи. Если действий набирается десяток, пороги слишком жёсткие или проект уже выходит из-под контроля; признаки второго собраны в статье «Как понять, что проект выходит из-под контроля».
Кто смотрит какие показатели
| Роль | Что смотрит каждый день |
|---|---|
| Руководитель проекта | просрочки, зависшие задачи, вехи, проблемы и риски, решения |
| Руководитель отдела | просрочки и зависшие задачи своих людей, перегрузка |
| Руководитель продаж | сделки на этапе КП и просроченные задачи по сделкам |
| Руководитель компании | решения, которые ждут его, и эскалации |
Руководителю компании весь список каждый день не нужен: ему достаточно сигналов, которые поднялись до него. Как руководителю отдела держать картину по своим людям, разобрано в статье «Как руководителю контролировать работу команды».
Что смотреть раз в неделю и раз в месяц
| Показатель | Как часто | Почему не каждый день |
|---|---|---|
| Часы: план и факт по задачам и людям | раз в неделю | отклонение видно на накопленных данных |
| Загрузка на месяц вперёд | раз в неделю | решения о людях принимают заранее |
| Статус-отчёты и светофоры проектов | раз в неделю | меняются вместе с вехами |
| Воронка целиком: прогноз и конверсия | раз в неделю или месяц | за день прогноз колеблется случайно |
| Бюджет: факт, индексы, прогноз стоимости | раз в месяц | деньги отражают работу с задержкой |
| Сдвиг вех от базового плана | раз в месяц | важна тенденция, а не отдельный день |
Как собрать недельный обзор по всем проектам, разобрано в статье «Как руководителю видеть состояние всех проектов компании», а какие показатели говорят о качестве управления в целом — в статье «Как оценить эффективность управления проектами».
Что Kitamo показывает сам
- «Все задачи» с кнопкой «Просроченные» и сортировкой по дедлайну — просрочки и ближайшие сроки команды; «Главная» у каждого личная.
- Задачу без активности пять рабочих дней система считает зависшей: исполнителю — напоминание раз в день, руководителю проекта — одна сводка сразу по всем его проектам. Задачи, не взятые в работу, видны отдельно.
- При сдвиге графика приходит уведомление, на 80 и 100 % плановых часов — предупреждение постановщику.
- Тепловая карта ресурсного плана показывает процент ёмкости по неделям и столбец «без дат» — часы задач без срока; о перегрузе система предупреждает ещё при назначении и создании задачи.
- Просроченная проблема из реестра подсвечивается и напоминается каждый день.
- Дашборд проекта объясняет цвет светофора: просрочки, блокеры, отклонение от плана.
- В CRM на этапе коммерческого предложения ответственный получает автозадачу «Подготовить КП» на три дня — её просрочка и есть порог из таблицы.
Как выглядит день руководителя в системе, показано на странице «Один день в системе».
Вопросы и ответы
Сколько времени занимает ежедневный обзор?
Ориентир — пятнадцать минут. Если выходит дольше, либо показатели собираются вручную, либо в список попало то, что меняется медленно.
Соберёт ли Kitamo все семь показателей на одном экране?
Нет, отдельного экрана с семью показателями нет. Часть приходит сама: уведомления о событиях — в системе или на почту, по выбору, — сводка зависших задач, напоминания о проблемах. Остальное смотрят в четырёх местах: в списке «Все задачи», в дашборде и реестрах проекта, в ресурсном плане и в воронке CRM.
Что делать, если красного каждый день слишком много?
Отделить срочное: просрочки у вех и перегруз ключевых людей — сегодня, остальное — в недельный обзор. Если красного много неделями, дело не в показателях, а в планировании или загрузке.
Нужно ли смотреть выручку каждый день?
Нет. Прогноз по воронке меняется неравномерно, и дневные колебания только отвлекают. Каждый день достаточно следить за сделками, где клиент ждёт предложения.
Главное
Руководителю каждый день нужны семь показателей: просрочки, зависшие и не взятые задачи, вехи недели, перегрузка людей, новые проблемы и риски, решения, которые ждут его, и сделки на этапе КП. У каждого есть источник, записанный порог и действие на сегодня. Часы, бюджет, воронка целиком и сравнение с базовым планом — раз в неделю и раз в месяц.
Пройдите утренний обзор в демо-компании
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и начните с дашборда проекта выставки — светофор с причинами покажет, какие отклонения требуют решения сегодня. Затем откройте «Все задачи» и отсортируйте их по дедлайну: ближайшие сроки обоих проектов окажутся наверху. Загляните в реестры выставки на вкладку «Issues» и в ресурсный план, чтобы найти тех, кто перегружен на этой неделе.