Как руководителю контролировать работу команды: задачи, загрузка и часы каждого сотрудника

Как руководителю контролировать работу команды, если его люди работают в разных проектах и у каждого проекта свой руководитель? Руководитель проекта видит свой проект целиком, а от каждого человека — только часть. У руководителя отдела картина обратная: все его люди и вся их работа, в каком бы проекте она ни шла. Именно по ней видно, кто перегружен, кто отстаёт и кто неделю ждёт чужого решения.

Ниже — норма для команды, пять показателей по каждому сотруднику, ритм контроля, чтение недельного отчёта по часам, встречи один на один и работа с отстающими. Как выглядит команда глазами руководителя, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте «Все задачи» с фильтром по сотрудникам — работа человека из выставки и ресторана окажется в одном списке, — а затем ресурсный план с загрузкой каждого по неделям.

Содержание

• Что считать нормой для команды
• Пять показателей по каждому сотруднику
• Ритм контроля: день, неделя, месяц
• Недельный отчёт по часам: что в нём читать
• Встречи один на один по фактам
• Как работать с отстающими
• Что Kitamo показывает руководителю команды
• Вопросы и ответы
• Главное

Что считать нормой для команды

Контроль по людям отвечает на три вопроса: успевает ли каждый к своим срокам, хватает ли ему времени и не застряла ли его работа. Норма для команды звучит скучно, и это хорошо:

• у каждой задачи есть срок, один ответственный и плановые часы;
• новую задачу берут в работу в тот же день или сразу говорят, почему не могут;
• ни одна задача не стоит без движения дольше пяти рабочих дней;
• загрузка на ближайшие две недели не выше рабочей ёмкости человека;
• часы за неделю внесены к пятнице, а расхождение с нормой объяснено.

Правила постановки задач и обсуждений, на которых держится такая норма, описаны в статье «Как организовать работу проектной команды».

Условный пример. В отделе дизайна шесть человек: двое на выставке, трое на ресторане, один делится между проектами. Каждый руководитель проекта видит только своих. Если никто не смотрит на шестого целиком, у него окажутся две полные загрузки сразу, а узнают об этом, когда оба проекта сорвут сроки.

Пять показателей по каждому сотруднику

Что смотреть	Откуда	Как часто	Что значит отклонение
Просроченные задачи	список задач с фильтром по сотруднику	каждый день	перегруз, блокер или нереальный срок
Задачи, не взятые в работу	контроль исполнения	каждый день	человек не увидел задачу или не может её взять
Задачи без движения	дашборды проектов, блок «Контроль исполнения»	раз в неделю	работа застряла, а сигнала не было
Загрузка на 2–4 недели	ресурсный план	раз в неделю	скоро кто-то сорвёт срок или будет простаивать
Часы: норма, план и факт	недельный отчёт, отчёт по сотрудникам	раз в неделю	оценки занижены или работа идёт мимо задач

Смотреть стоит не только на людей по отдельности, но и на команду целиком: одна просрочка — рабочий момент, просрочки у половины отдела — ошибка планирования. Как распределять задачи с учётом загрузки, разобрано в статье «Система управления задачами сотрудников».

Ритм контроля: день, неделя, месяц

• Каждый день, десять минут: просроченное и не взятое в работу. Реакция — вопрос в чате задачи, а не звонок.
• Раз в неделю: зависшие задачи, загрузка на две–четыре недели вперёд, недельный отчёт по часам, встречи один на один.
• Раз в месяц: тенденции — у кого план часов превышается систематически, кто второй месяц перегружен, каких навыков не хватает команде.

Общая схема контроля задач, от постановки до приёмки, описана в статье «Как организовать контроль задач в компании». Руководитель отдела смотрит на ту же работу, только через людей.

Недельный отчёт по часам: что в нём читать

Недельный отчёт — не проверка, отработал ли человек сорок часов. Это самый дешёвый способ увидеть, как на самом деле прошла неделя команды. Читайте в нём четыре вещи:

1. Дни заметно ниже нормы. Чаще всего это работа, которой нет в задачах: совещания, помощь коллегам, срочные просьбы. Её либо ставят задачами, либо честно учитывают в загрузке.
2. Часы на задачах, где план уже превышен. Если так у всей команды на одном типе работ, занижена норма, а не скорость людей.
3. Много часов на задаче, которая не приближается к результату. Повод спросить, что мешает, пока задача не стала просрочкой.
4. Десяток задач по полчаса в день. Человек постоянно переключается — стоит пересобрать его приоритеты.

Встречи один на один по фактам

Встреча один на один — не пересказ статуса: статус и так виден в задачах. Полчаса раз в неделю или две нужны для того, чего в задачах не видно. Перед встречей руководитель пять минут смотрит задачи, часы и загрузку сотрудника, поэтому разговор начинается не с «как дела», а с конкретного:

• что мешает по двум-трём задачам, которые стоят;
• хватит ли времени на следующие две недели и что можно сдвинуть;
• где нужна помощь или решение руководителя;
• чему человек хочет научиться и какую работу брать дальше.

Договорённости после встречи записываются в задачи, иначе через неделю их никто не вспомнит.

Как работать с отстающими

Когда у сотрудника копятся просрочки, проверяйте причины по порядку — от частой к редкой:

1. Загрузка. Сложите часы его задач по всем проектам: нередко у отстающего две полные загрузки сразу.
2. Блокеры. Посмотрите, чего ждут его задачи — данных, решения, чужой работы.
3. Постановка. Понятны ли результат и критерий приёмки, или задача звучит как «поработать над».
4. Навыки. Если работа новая, нужен наставник и задачи поменьше.
5. Отношение к работе. Об этом говорят, только исключив первые четыре причины, и наедине.

Если за результат отвечают двое или никто, вернитесь к распределению ролей — оно разобрано в статье «Как распределять ответственность в проекте». А если нужен более плотный контроль, договоритесь заранее, на сколько недель он вводится и по каким признакам закончится. Как при этом не скатиться в ежечасные вопросы, рассказано в статье «Как управлять проектом без микроменеджмента».

Что Kitamo показывает руководителю команды

• «Все задачи» с фильтром по сотрудникам, кнопками «Просроченные» и «Мои подчинённые» и сортировкой по любому столбцу — задачи человека из разных проектов в одном списке. «Главная» у каждого личная и считает только его собственные задачи.
• «Мои сотрудники» — кто из подчинённых сейчас в сети.
• Контроль исполнения: не взятую в работу задачу эскалируют руководителю исполнителя по структуре компании, а о задаче без движения пять рабочих дней пишут исполнителю и руководителю проекта.
• Недельный отчёт — сетка «задача на день» с нормой часов из личного графика; заполненные ячейки сразу становятся фактом в задаче и в проекте, а время вне задач пишут в строку «Прочее».
• Отчёт по сотрудникам: план, факт и отклонение за период; недельные отчёты подчинённых руководитель видит по структуре компании.
• Тепловая карта загрузки с фильтром по подразделению и предупреждение о перегрузе ещё при создании задачи.

Как структура компании питает эскалации и доступ к отчётам, показано в разделе «Люди и доступ».

Вопросы и ответы

Кто главный для сотрудника — руководитель отдела или руководитель проекта?

По задачам проекта — руководитель проекта: он ставит сроки и принимает результат. Руководитель отдела отвечает за то, чтобы человеку хватало времени и навыков, и решает конфликт, когда два проекта претендуют на одну неделю. Это правило стоит записать, иначе выбирать будет сам сотрудник.

Как контролировать удалённую команду?

Так же, как офисную: по задачам, срокам и часам, а не по присутствию. Удалённому сотруднику важнее ясная постановка и быстрые ответы в чате задачи — решение в коридоре он не услышит.

Есть ли в Kitamo таймер рабочего времени?

Нет. Часы вносятся вручную — в задаче или недельным отчётом, а время вне задач, например совещания, — в строку «Прочее» с комментарием. В проекты и отчёты по задачам эти часы не попадают, поэтому регулярную работу, которую хотите видеть в проекте, стоит ставить задачами.

Главное

Руководитель контролирует работу команды через людей, а не через проекты: просрочки и не взятые задачи — каждый день, зависшее, загрузка и недельный отчёт по часам — раз в неделю, тенденции — раз в месяц. Встречи один на один строятся на фактах, а отставание разбирают по порядку: загрузка, блокеры, постановка, навыки и только потом отношение к работе.

Посмотрите на команду глазами руководителя

В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте «Все задачи»: выберите в фильтре двух-трёх сотрудников и отсортируйте список по дедлайну — задачи каждого из выставки и ресторана встанут в один ряд. Затем откройте ресурсный план: тепловая карта покажет, кто из команды перегружен в ближайшие недели и кто свободен. После этого войдите ролью «Сотрудник» и откройте задачу выставки в статусе «В работе» — так исполнитель видит свою работу: срок, плановые и фактические часы и историю изменений.