Как руководителю видеть задачи всей команды: где работа прячется от списка и четыре среза одного фильтра
Как руководителю видеть задачи всей команды, если у него восемь человек, три проекта и пять мест, откуда приходят поручения? Удобный список здесь вторичен. Сначала вся работа команды должна в него попадать: просьбы из почты, поручения на ходу, дела, которые человек записал себе в блокнот. Список, где нет половины работы, честно показывает только эту половину.
Работа команды на одной доске показана в демо-компании Kitamo. Выберите роль «Руководитель проекта», откройте «Задачи», фильтр «Все задачи» и переключите список на доску. Задачи выставки и ресторана встанут по колонкам статусов, и колонка «На проверке» сразу покажет, что ждёт приёмки.
Содержание
- Что значит видеть задачи команды
- Где задачи прячутся от руководителя
- Четыре среза одного списка
- Ритм: пять минут утром и полчаса в пятницу
- Кто отвечает за полноту списка
- Правило видимости на одну страницу
- Как собрать это в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Что значит видеть задачи команды
Руководитель видит задачи команды, если за пять минут и без единого сообщения отвечает на четыре вопроса:
- кто чем занят прямо сейчас;
- что должно закончиться на этой неделе;
- что стоит и чего оно ждёт;
- какая работа идёт, хотя в плане её нет.
Последний вопрос неудобный. Именно на нём обычно и выясняется, что список неполон.
Где задачи прячутся от руководителя
Почта. Заказчик написал напрямую исполнителю, тот ответил «сделаю» и сел работать. В общем списке этой работы нет, а время на неё уходит.
Просьбы на ходу. «Глянь заодно», «зайди на минутку», «помоги Ане с таблицей».
Ещё есть переписка, где поручение мелькнуло между двумя обсуждениями и ушло вверх по ленте, и личные списки: блокнот, заметки в телефоне, стикер на мониторе.
Задачи «на отдел». У такой задачи нет одного ответственного, и в списке её никто не считает своей.
Задачи без срока. Они вроде бы есть, но в обзор недели не попадают никогда.
По отдельности каждый источник — мелочь. Вместе они дают ту невидимую часть недели, из-за которой человек по списку свободен, а на деле не успевает. Лечится это одной договорённостью. Работа больше чем на полчаса становится задачей в общем списке в тот же день, кто бы её ни поручил. Если постановщик задачу не завёл, исполнитель заводит её сам.
Четыре среза одного списка
| Срез | На какой вопрос отвечает | Как собрать | Когда смотреть |
|---|---|---|---|
| По людям | кто чем занят и не перегружен ли | фильтр по ответственным, сортировка по сроку | каждый день |
| По статусам | что стоит и что ждёт проверки | доска с колонками статусов | каждый день |
| По срокам | что закончится на неделе | календарь или дедлайн на ближайшие 7 дней | в понедельник |
| По пробелам | чего в задачах не хватает | задачи без срока, сортировка по плановым часам | раз в неделю |
Срезы незачем собирать каждый раз заново. Сохраните четыре фильтра и переключайтесь между ними, как между вкладками.
Представим инженерный отдел на девять человек. Начальник отдела утром открывает сохранённый фильтр «Отдел: в работе» и переключает его на доску. В колонке «На проверке» семь задач, пять из них ждут его самого. Это видно за десять секунд, и спрашивать никого не надо.
Четвёртый срез самый полезный и самый забытый. Задача без срока не просрочится, а задача без плана часов не покажет перегруз. Обе тихо делают список менее правдивым.
Ритм: пять минут утром и полчаса в пятницу
Утром хватает доски по команде. Смотрите, что лежит в «Новой» дольше дня и что ждёт вашей проверки.
В пятницу откройте календарь следующей недели и пробелы: задачи без срока, без плана часов и те, что давно не двигались. Сюда же просроченное, если оно есть; как с ним работать по неделям, описано в статье «Как уменьшить количество просроченных задач».
Раз в месяц сверяйте список с жизнью. Попросите каждого назвать три дела, которыми он занимался на неделе, и найдите их в списке. Если чего-то нет, выясните, откуда эта работа пришла. Чаще всего ответ укажет на один из источников выше.
Показатели по каждому человеку, недельный отчёт по часам и встречи один на один разобраны в статье «Как руководителю контролировать работу команды». Здесь речь о том, чтобы этим показателям было на чём держаться.
Кто отвечает за полноту списка
Постановщик ставит задачу с одним ответственным и сроком, а поручение голосом дублирует задачей.
Исполнитель держит статус и заводит задачу сам, если работа пришла мимо списка.
Руководитель не ставит задачи в обход списка. Звучит очевидно, но самый частый источник невидимой работы, как ни странно, он сам: «зайди на минутку», «глянь письмо», «до вечера сделай». Мы считаем, что руководитель, который поручает голосом, не вправе требовать от команды полного списка.
Если в списке много задач «на всех», вернитесь к распределению, о нём статья «Как организовать задачи команды». А если люди не успевают при честном списке, причины стоит искать по статье «Почему сотрудники не выполняют задачи в срок».
Правило видимости на одну страницу
- Любая работа больше получаса становится задачей в общем списке.
- У задачи один ответственный и срок.
- Поручение голосом или письмом превращается в задачу в тот же день.
- Команда работает из того же списка, который смотрит руководитель.
- Руководитель смотрит доску утром, календарь и пробелы в пятницу.
Как собрать это в Kitamo
В разделе «Задачи» фильтр «Все задачи» показывает всё, к чему у вас есть доступ, из всех проектов сразу. В поле «Ответственный» можно отметить до 20 человек, а поле «Мои подчинённые» берёт людей из структуры компании.
Список, доска и календарь показывают один и тот же фильтр. Шестерёнка в заголовке списка добавляет столбцы, например «Подразделение ответственного», «План», «Факт» и «Отклонение». В «Параметрах задачи» есть «Без срока», «Почти просрочена», «Просрочена» и «Только основные (без подзадач)».
Удачный набор полей сохраняют как личный фильтр. Он хранится на сервере, поэтому одинаков на компьютере и телефоне, а закреплённый фильтр открывается первым при входе в раздел. В списке помещается сотня задач. Если найдено больше, система просит уточнить фильтр, и это честная подсказка, что срез получился слишком широким.
На «Главной» руководитель видит блоки «Не взяты в работу» с задачами, которые он поставил другим, и «Без движения» с задачами своих проектов. Все инструменты ежедневной работы описаны в разделе «Ежедневная работа».
Вопросы и ответы
Почему я не вижу часть задач своего сотрудника?
Скорее всего, они лежат в закрытом проекте, где вы не участник. Задачи закрытого проекта видят его участники и администратор, так задумано. Если картина по человеку нужна целиком, попросите руководителя проекта добавить вас в команду.
Есть ли в Kitamo общий экран всех задач компании со светофором?
Нет. Светофор и статус-отчёт живут внутри проекта, а «Главная» у каждого личная. Задачи команды смотрят в разделе «Задачи» с фильтром по людям, состояние проектов на их дашбордах. Как сводить проекты компании на одну страницу, описано в статье «Как руководителю видеть состояние всех проектов компании».
Не почувствует ли команда надзор?
Если список общий и каждый видит свои задачи так же, как вы, обычно нет. Ощущение надзора появляется, когда руководитель видит больше команды и разговаривает с людьми цитатами из отчёта.
Главное
Видеть задачи команды мешает работа, которая в список не попадает. Договоритесь, что любое поручение больше получаса живёт в общем списке, и первым соблюдайте это сами. Дальше хватит четырёх сохранённых срезов и десяти минут в день.
Задачи команды в демо
Начните с раздела «Задачи» в демо-компании Kitamo, открытого под ролью «Руководитель проекта». Выберите «Все задачи», добавьте поле «Ответственный» и отметьте нескольких человек из выставки и ресторана. Посмотрите на работу как на список, потом как на доску и как на календарь: фильтр один, взгляда три.
Затем шестерёнкой в заголовке списка добавьте столбцы «Подразделение ответственного» и «План» и отсортируйте по плановым часам. Задачи без оценки окажутся в конце, их и стоит проверить первыми.