Почему сотрудники не выполняют задачи в срок: 10 причин просрочки и самопроверка по последним срывам

Почему сотрудники не выполняют задачи в срок, если каждый уверяет, что успевает? Ответ про дисциплину удобен руководителю, но верен реже, чем кажется. Когда разбираешь десяток реальных просрочек, чаще находишь другое. Срок назначили без исполнителя, на неделю выдали полторы недели работы, а готовый результат четыре дня ждал проверки у самого постановщика.

Причины срывов на живых данных можно поискать в демо-компании Kitamo. Откройте проект ресторана, его реестры и вкладку «Issues», выбрав роль «Руководитель проекта». Там есть открытая проблема с поставщиком овощей, который не соглашается на малые партии. Задержки такого рода начинаются вообще за пределами задачи и её исполнителя.

Содержание

• Симптомы: сроки срываются у всех понемногу
• 10 причин просрочки задач: признак и цена
• Самопроверка по десяти последним срывам
• Одно правило под главную причину просрочки
• Что не спасает от просрочек
• Как закрепить: три правила срока
• Где Kitamo помогает увидеть причину
• Вопросы и ответы
• Главное

Симптомы: сроки срываются у всех понемногу

• одни и те же люди «почти успевают» третью неделю подряд;
• срок переносят в день срока, хотя проблема была видна раньше;
• просрочки копятся к пятнице и к концу месяца;
• на вопрос «когда будет?» отвечают «на днях»;
• о срыве руководитель узнаёт от заказчика.

Если совпало больше двух пунктов, дело уже не в отдельных людях. Сломано что-то в том, как задачи появляются и распределяются.

10 причин просрочки задач: признак и цена

Причина	Как узнать	Во что обходится
1. Результат не описан	задачу сдают «почти», потом дорабатывают	срок съедается дважды
2. Срок назначен без исполнителя	«к пятнице» сказали сверху, исполнителя не спросили	срок нереален с первого дня
3. Оценка на глаз	план часов превышен у однотипных задач	постоянная просрочка одного вида работ
4. Задач больше, чем часов	план на неделю выше рабочей нормы человека	срывается то, о чём реже спрашивают
5. Невидимая работа	совещания и срочные просьбы съедают день, в задачах их нет	треть недели уходит мимо плана
6. Человек в нескольких проектах	два срока на одну неделю от разных руководителей	один проект сдвигается молча
7. Ожидание чужого	задача в работе без движения, вопрос в чате без ответа	простой и сдвиг следующих работ
8. Приёмка висит	задача на проверке дольше, чем её делали	срок сорван уже после того, как работа готова
9. Срочное вытесняет плановое	задачи начинают, бросают и возвращаются к ним	до конца не доходит ни одна
10. О риске молчат	первый сигнал в день срока	на исправление не остаётся времени

Посмотрите, сколько причин лежит за пределами исполнителя. Срок, оценку, загрузку, конфликт проектов, приёмку и приоритеты устраивают постановщик и руководитель. Мы не предлагаем снимать ответственность с сотрудников. Просто разбор, который начинается с людей, обычно лечит не ту болезнь.

В список не попала нехватка навыка. Она встречается, но реже, чем о ней говорят, и проверять её стоит последней. Как подбирать исполнителя под задачу с учётом загрузки и опыта, описано в статье «Как распределять задачи между сотрудниками».

Самопроверка по десяти последним срывам

1. Возьмите десять последних просроченных задач команды. Берите подряд по дате, без выбора самых громких.
2. По каждой ответьте на пять вопросов. Кто назначил срок и спросили ли исполнителя? Был ли план часов и сколько ушло на деле? Сколько дней задача стояла без движения? Сколько лежала на проверке? Когда появилось первое сообщение о риске?
3. Отметьте одну или две причины из таблицы.
4. Посчитайте отметки. Причина с тремя-четырьмя отметками и есть главная.

На это уйдёт около часа. Делайте вместе с руководителями направлений: они вспомнят то, чего нет в задачах.

Представим студию интерьеров на 12 человек. Руководитель уверен, что дизайнеры не держат сроки. Самопроверка показывает другое. В шести задачах из десяти срок «к пятнице» назначил он сам, ни с кем не советуясь. Ещё в трёх готовые планировки по четыре дня лежали у него на проверке. Дизайнеры виноваты в одной просрочке.

Одно правило под главную причину просрочки

Одна главная причина, одно правило. Ниже правила под пять частых причин, и взять из них стоит одно, под свою. Пять правил сразу команда не запомнит.

• Срок без исполнителя. С понедельника срок называют вдвоём: постановщик предлагает, исполнитель подтверждает или возражает в первый же день.
• Перегруз. Сложите план часов каждого на две недели вперёд и до начала недели снимите или перенесите то, что не помещается.
• Висящая приёмка. Постановщик смотрит сданную работу в течение двух рабочих дней. Если не успевает, пишет в задаче, когда посмотрит.
• Молчание о риске. Договоритесь, что «не успеваю» до срока не наказывается. Разбирают только просрочку без предупреждения.
• Ожидание чужого. Если ответа нет дольше двух дней, исполнитель пишет руководителю того, от кого ждёт.

И отдельно: у всех уже просроченных задач поставьте честный новый срок с причиной в чате задачи. Пока в списке висят мёртвые просрочки месячной давности, новых в нём не видно.

Что не спасает от просрочек

Штрафы за просрочку. Люди начинают просить длинные сроки и прятать риски до последнего дня.

Напоминать чаще. Если человек не успевает из-за перегруза, пятое напоминание ничего не меняет.

Общий срок «вчера». Когда срочно всё, исполнитель сам выбирает, что сорвать, и выбирает обычно не то, что выбрали бы вы. Как отделять важное от срочного, описано в статье «Как отличить важную задачу от срочной».

Публичный рейтинг просрочек. Он меряет людей, хотя половина причин сидит в планировании, и быстро учит команду подгонять цифры.

Как закрепить: три правила срока

1. Срок называют вместе с исполнителем, и он подтверждает его в первый день.
2. На неделю человеку ставят не больше часов, чем у него есть, с учётом совещаний.
3. О риске сорвать срок пишут в задаче сразу, перенос до срока считается нормальной процедурой.

Через месяц повторите самопроверку на новых десяти задачах. Если главная причина сменилась, правило сработало, и можно браться за следующую. Если та же, правило записали, но не применяют.

Следить за этим помогает честный статус в каждой задаче, о нём статья «Как перестать спрашивать сотрудников «ну что там?»». Если же сроки срываются у целого проекта, загляните в статью «Почему планы проектов не выполняются»: часть причин заложена прямо в план.

Где Kitamo помогает увидеть причину

Признаки большинства причин из таблицы видны в Kitamo без отдельных отчётов:

• у задачи есть план часов, факт и отклонение, а при превышении в карточке появляется «План превышен на N ч»; на 80 и 100 % плана предупреждение получают постановщик, ответственный, руководитель проекта и наблюдатели;
• ресурсный план показывает загрузку каждого по неделям и по всем проектам, а при создании задачи система предупреждает, что ответственный перегружен;
• работу вне задач пишут в недельном отчёте строкой «Прочее» с обязательным комментарием;
• задача в работе или на проверке без активности пять рабочих дней попадает в сводку руководителю проекта;
• параметр «Почти просрочена» в фильтре задач показывает всё, у чего срок в ближайшие двое суток;
• проблему вне команды заводят в реестре со сроком устранения, и просрочку по ней система подсвечивает и напоминает каждый день.

Как эти инструменты связаны в ежедневной работе, показано в разделе «Ежедневная работа». Общая схема контроля задач описана в статье «Как организовать контроль задач в компании».

Вопросы и ответы

Может, дело всё-таки в дисциплине?

Бывает и так. Но проверять это стоит после загрузки, срока без исполнителя, ожидания и приёмки. Если и тогда один человек срывает сроки там, где другие успевают, нужен разговор один на один, а не новое правило для всех.

Сколько просрочек считать нормальным?

Ноль недостижим и даже подозрителен: так бывает, когда сроки ставят с огромным запасом. Следите за долей просроченных среди активных задач команды и за тем, растёт она или падает от месяца к месяцу.

Покажет ли Kitamo причину каждой просрочки?

Нет. Отдельного поля «причина просрочки» и отчёта по причинам в Kitamo нет, причину пишет человек в чате задачи. Система показывает признаки: превышенный план часов, задачу без движения, долгую проверку, перегруз в ресурсном плане.

Главное

Просрочка чаще рождается при постановке и планировании, чем при исполнении. Прежде чем говорить с командой о дисциплине, разложите десять последних срывов по таблице причин. Лечите одну главную причину одним правилом и через месяц проверьте, сменилась ли она.

Причины срывов в демо: ресторан

Для этого разбора в демо-компании Kitamo подойдёт роль «Руководитель проекта». Откройте «Задачи», фильтр «Все задачи», в поле «Проект» выберите ресторан и отсортируйте список по дедлайну. В «Параметрах задачи» отметьте «Просрочена» и откройте пару задач: в карточке видно, сколько часов планировали и сколько потратили.

Потом загляните в реестры ресторана, на вкладку «Issues»: проблемы с прошедшим сроком устранения там подсвечены. И напоследок откройте ресурсный план. По нему видно, у кого из команды загрузка на ближайшие недели выше рабочей ёмкости.