Как распределять задачи между сотрудниками: свободные часы, навык и подстраховка
Как распределять задачи между сотрудниками, если в отделе есть два человека, на которых всегда можно положиться? Обычно им всё и достаётся. Задачу получает тот, кто сидит ближе, кто делал похожее в прошлый раз или кто точно не откажет. Через квартал у надёжных переработки и больничные, остальные заняты наполовину, а сроки срываются при полном штате.
Загрузка людей по неделям показана в демо-компании Kitamo. С ролью «Руководитель проекта» откройте раздел «Ресурсы», в тепловой карте переключитесь на режим «по задачам» и выберите в фильтре проект выставки.
Содержание
- Что считать хорошим распределением
- Четыре вопроса перед назначением
- Как посчитать свободные часы
- Показатели распределения
- Ритм распределения
- Кто решает, когда людей на всё не хватает
- Правило распределения на одну страницу
- Подсказки Kitamo при назначении
- Вопросы и ответы
- Главное
Что считать хорошим распределением
Хорошее распределение видно через месяц. Никто не провёл несколько недель подряд выше своей нормы часов. Срочную задачу есть кому отдать, кроме двух самых надёжных. У каждой задачи один ответственный, и он узнал о ней раньше, чем его время расписали другие.
Последнее звучит странно, но случается постоянно. Руководитель проекта ставит задачу на дизайнера и не знает, что линейный руководитель уже отдал того на две недели другому проекту. Каждый поступил разумно, а в сумме вышло 140 % загрузки. Заметить такое можно, только если задачи команды лежат в одном списке (как его устроить, рассказано в статье «Как организовать задачи команды») и у каждой есть оценка в часах.
Четыре вопроса перед назначением
- Есть ли у человека часы в те недели, на которые приходится задача? Число задач тут ничего не скажет: десять мелких поручений иногда весят меньше одного отчёта. Нужна оценка в часах и картина по неделям.
- Справится ли он без постоянных вопросов? Если нет, заложите время наставника, иначе часы незаметно уйдут у двоих.
- Кто сделает эту работу, если он заболеет? Ответ «никто» превращает задачу в хороший повод научить второго, пока сроки позволяют.
- Зачем именно ему? Самый быстрый исполнитель не всегда лучший выбор. Иногда важнее, чтобы опыт появился у младшего, и тогда срок ставят с запасом.
Задают их по порядку. Если часов нет, остальные три можно не обсуждать.
Как посчитать свободные часы
Свободные часы равны ёмкости недели за вычетом того, что уже запланировано. Ёмкость считают по рабочему графику человека, без отпуска и выходных, и с запасом на то, что в задачи не попадает: совещания, переписку, помощь коллегам. Если расписать на задачи все сорок часов, первое же внеплановое совещание сдвинет срок. Без оценки задач в часах ничего не посчитать. Почему её даёт постановщик и сверяет с исполнителем, объяснено в статье «Как правильно ставить задачи сотрудникам».
Представим отдел дизайна из четырёх человек и задачу на 12 часов, которую нужно сдать в пятницу.
| Сотрудник | Ёмкость недели, ч | Уже запланировано, ч | Свободно, ч |
|---|---|---|---|
| Анна | 40 | 38 | 2 |
| Борис | 32, один день отпуска | 20 | 12 |
| Вера | 40 | 26 | 14 |
| Глеб | 40 | 43 | нет |
Анна делала похожую задачу месяц назад, и по привычке её отдали бы ей. Но у Анны два свободных часа, так что задача либо сорвётся, либо уедет в выходные. Часы есть у Веры и Бориса. Если Вера справится, задав Анне пару вопросов, задачу берёт она, а Анне в план добавляют полчаса на консультацию.
Глеб уже за пределом. На эту неделю ему ничего не дают, а на разборе выясняют, откуда перебор.
Показатели распределения
Перекос копится тихо, и замечают его по цифрам за несколько недель.
| Признак перекоса | Где видно | Как часто | Кто разбирает |
|---|---|---|---|
| Загрузка каждого по неделям в процентах от нормы | карта загрузки на месяц вперёд | раз в неделю | руководитель отдела |
| Доля часов, которая приходится на двух-трёх самых загруженных | список задач по ответственным | раз в месяц | руководитель отдела |
| Задачи, которые переназначили после старта | история задач | раз в месяц | руководитель проекта |
| Назначения вопреки предупреждению о перегрузе | уведомления руководителю | по факту | линейный руководитель |
Переназначение после старта почти всегда означает, что задачу с самого начала отдали не тому: не нашлось часов или навыка. Одно-два в месяц бывают у всех. Если больше, стоит разобрать каждое.
Ритм распределения
- Каждый день задачи назначают, глядя на загрузку человека в неделях задачи. Это секунды, когда загрузку видно прямо при выборе ответственного.
- Раз в неделю руководитель отдела смотрит карту на месяц вперёд и перекладывает работу с перегруженных, пока до сроков далеко.
- Раз в квартал составляют список работ, которые умеет делать только один человек. Каждая строка в нём кандидат на обучение второго.
Кто решает, когда людей на всё не хватает
Руководитель проекта знает, что нужно проекту. Линейный руководитель знает, чем ещё занят его человек. Спор между ними нормален. Плохо, когда он решается молча и выигрывает тот, кто назначил задачу позже.
Мы бы предложили такое правило. Временем сотрудника распоряжается его линейный руководитель, и руководитель проекта приходит к нему с вариантами: сдвинуть срок, снять другую задачу, отдать часть работы другому человеку или позвать кого-то со стороны. Если загрузка выше нормы всё же нужна, например на неделю перед сдачей, это решение принимают открыто, и о нём знают оба. Как раскладывать роли в проекте целиком, разобрано в статье «Как распределять ответственность в проекте».
Правило распределения на одну страницу
- Перед назначением смотрим свободные часы человека в неделях задачи.
- Планируем меньше нормы и оставляем запас на совещания и переписку.
- У задачи один ответственный. Работу на двоих делим на две задачи.
- Работу, которую умеет делать один человек, при случае отдаём второму вместе с наставником.
- Временем сотрудника на ближайший месяц распоряжается его линейный руководитель.
- Назначение сверх нормы делаем осознанно, и руководитель о нём знает.
- Каждое переназначение после старта разбираем раз в месяц.
Подсказки Kitamo при назначении
В Kitamo загрузку видно в момент назначения. Когда в форме задачи выбраны ответственный и срок и указаны плановые часы, под полем ответственного появляется подсказка вроде «Загрузка на период: 60 % → 120 %» с пометкой, перегруз это, высокая загрузка или норма. Если сохранить задачу, которая перегрузит человека, система покажет недели «было → станет» и спросит подтверждения. После кнопки «Всё равно назначить» уведомление получат линейный руководитель сотрудника и он сам.
- Раздел «Ресурсы» строит тепловую карту: люди по строкам, недели по столбцам, в ячейке процент от ёмкости и часы. Загрузку считают по назначениям на проекты или по задачам с плановыми часами, клик по ячейке раскладывает её по проектам и задачам.
- Ёмкость берётся из личного рабочего графика и отсутствий, отпуск вводят диапазоном дат.
- Часы задач без срока собираются в столбце «Без дат», чтобы не пропадали из виду.
- Руководитель подразделения видит загрузку своих подчинённых по структуре компании, а в разделе «Задачи» отбирает их задачи полем «Мои подчинённые».
- Если выбрать в задаче нескольких ответственных, у каждого появится своя копия, и подсказка загрузки покажется для первых пяти.
Подробнее о загрузке людей на нескольких проектах рассказано в статье «Система управления ресурсами», а сам ресурсный план описан в разделе «Управление проектом».
Вопросы и ответы
Распределит ли Kitamo задачи сам?
Нет. Автоматического распределения и выравнивания загрузки в Kitamo нет, задачи сами не переезжают к свободным людям. Система показывает загрузку и предупреждает о перегрузе, а кому отдать задачу, решает человек. Только он знает, кто справится и кому пора учиться.
Как быть с задачами без плановых часов?
В загрузку они не попадают и создают видимость свободного человека. Попросите постановщиков ставить хотя бы грубую оценку. Чтобы их найти, добавьте в список столбец плановых часов и отсортируйте по нему, задачи без оценки окажутся в конце.
Нужно ли делить задачи поровну?
Поровну по числу задач смысла нет. Выравнивать стоит загрузку в процентах от нормы каждого, и то с поправкой: у ключевого специалиста свободное окно ценнее, чем у новичка, поэтому его держат чуть ниже предела.
Главное
Кому отдать задачу, решают свободные часы человека в те недели, когда она идёт, а опыт и привычка учитываются следом. Перед следующими пятью назначениями посмотрите загрузку каждого кандидата на месяц вперёд. Скорее всего, найдётся человек, который давно работает за двоих. Отдел, который держится на двух надёжных людях, уязвим, и лечат это обучением второго исполнителя для каждой редкой работы. Перегруз иногда неизбежен, но о нём должны знать оба руководителя.
Загрузка команды — в демо
Откройте раздел «Ресурсы» демо-компании Kitamo под ролью «Руководитель проекта». Выберите горизонт в восемь недель и найдите людей, у которых ячейки окрашены ярче остальных. Клик по такой ячейке разложит часы по проектам и задачам, и станет понятно, чем переполнена неделя.
Потом перейдите в проект выставки и начните новую задачу. Выберите ответственного, срок и плановые часы, и под полем ответственного появится подсказка загрузки на период. Сохранять задачу не обязательно. Сравните подсказку для двух-трёх кандидатов и решите, кому бы вы её отдали.