Как поставить задачу так, чтобы её точно поняли: шаблон из шести шагов и проверка до старта
Как поставить задачу так, чтобы её точно поняли, если вам самому всё очевидно? В этом и ловушка: постановщик видит задачу вместе с контекстом в своей голове, а исполнитель получает только текст. Всё, чего в тексте нет, он достроит сам — и почти наверняка иначе.
Ниже — шаблон формулировки из шести шагов, пять условных примеров «было — стало», проверка понимания до старта и чек-лист перед отправкой; правила, на которых держится шаблон, разобраны в статье «Как правильно ставить задачи сотрудникам». Задачу, написанную почти по такому шаблону, можно открыть в демо-компании Kitamo: в проекте ресторана найдите закупку посуды и инвентаря и прочитайте её описание.
Содержание
- Что получится: задачу не переспрашивают
- Что подготовить, прежде чем писать
- Шаги 1–6: шаблон формулировки задачи
- Было — стало: пять условных примеров
- Шаги 7–8: проверка понимания до старта
- Чек-лист перед отправкой задачи
- То же в Kitamo: описание, чек-лист, чат и шаблоны
- Вопросы и ответы
- Главное
Что получится: задачу не переспрашивают
- название читается как результат, а не как занятие;
- описание отвечает на шесть вопросов: что сделать, с чем, как понять, что готово, к какому сроку, из чего исходить и чего не делать;
- исполнитель пересказывает задачу так же, как вы её задумали;
- вопросы звучат в первый день, а не накануне срока.
Что подготовить, прежде чем писать
- Образ готового результата. Если вы не можете описать «готово», это пока не задача, а вопрос для обсуждения.
- Исходные данные — файлы, ссылки, контакты и прошлые решения, собранные в одном месте.
- Ограничения — деньги, формат, с кем нужно согласовать.
- Исполнителя, у которого есть время: точная формулировка не спасёт задачу, если на неё нет часов на этой неделе.
Если поручение родилось на совещании или пришло письмом, сначала оно должно попасть в общую систему задач — как устроить такой единый вход, разобрано в статье «Система управления задачами организации».
Шаги 1–6: шаблон формулировки задачи
Шаг 1. Начните название с глагола результата
«Подготовить», «согласовать», «отправить», «выбрать», «проверить и записать» — законченные действия. «Заняться», «посмотреть», «проработать» не говорят, когда остановиться. Если название без такого глагола не складывается, результат ещё не ясен вам самим.
Шаг 2. Назовите объект так, чтобы его не спутать
Не «тот файл», а «спецификация оборудования, версия 1.2 в папке проекта». Чем больше в работе похожих объектов, тем точнее нужно имя.
Шаг 3. Запишите строку «готово, когда…»
Что сдаётся, в каком виде и кто подтверждает. «Готово, когда таблица сравнения лежит в папке проекта и руководитель отдела выбрал вариант» — проверяемо, «когда будет хорошо» — нет.
Шаг 4. Поставьте срок датой
«До 15:00 четверга», а не «к концу недели». Долгой работе нужна промежуточная точка — черновик или первый вариант, — тогда расхождение всплывёт на середине, а не в день сдачи.
Шаг 5. Приложите исходные данные
Файлы, ссылки на решения, контакты тех, у кого можно уточнить, — в самой задаче. Фраза «ты знаешь, где лежит» оборачивается часом поисков и риском взять устаревшую версию.
Шаг 6. Обозначьте ограничения
Чего не делать, что не менять, какой лимит по деньгам или часам, с кем согласовать перед отправкой наружу. Исполнитель, не знавший о лимите, честно найдёт лучший вариант — и он окажется не по карману.
Шаблон целиком — пять строк:
- Название: глагол результата и объект.
- Готово, когда: что сдаётся, в каком виде, кто подтверждает.
- Срок: дата и время, для долгой работы — промежуточная точка.
- Исходные данные: файлы, решения, контакты.
- Ограничения: чего не делать, лимиты, с кем согласовать.
Если исполнитель не знает, зачем нужен результат, добавьте строку о цели.
Было — стало: пять условных примеров
| Было | Чего не хватало | Стало |
|---|---|---|
| Разберись с договором аренды | результата и срока | Сверить проект договора аренды с условиями из письма арендодателя и прислать список расхождений в чат задачи до среды, 15:00 |
| Сделай презентацию для клиента | объёма и исходных данных | Подготовить 8–10 слайдов к первой встрече с клиентом в шаблоне компании, с тремя похожими проектами; черновик — в папке проекта к понедельнику, 12:00 |
| Посмотри, что со звуком на стенде | критерия готовности | Проверить комплект звукового оборудования по спецификации подрядчика и записать недостающие позиции в задачу до пятницы |
| Найди подрядчика на монтаж | критерия выбора и ограничений | Собрать три предложения на монтаж света для стенда и сравнить в таблице срок, цену и гарантию до 20 октября; бюджет — в пределах утверждённой статьи |
| Обнови контакты на сайте | способа проверки | Заменить адрес и телефон офиса на странице контактов и проверить её с телефона; готово, когда новые данные видны на сайте |
«Было» — не лень постановщика: ему всё понятно, потому что контекст у него в голове. Шаблон заставляет вынести этот контекст в текст.
Шаги 7–8: проверка понимания до старта
Шаг 7. Попросите пересказ своими словами
Для задачи крупнее пары часов попросите исполнителя ответить в чате задачи тремя фразами: что сдаёт, к какому сроку и как поймём, что готово. «Ок, понял» ничего не проверяет. Каждое расхождение с вашим замыслом — дыра в формулировке, а не ошибка исполнителя; поправьте описание сразу.
Шаг 8. Соберите вопросы до старта
Вопросы по задаче задают в её чате в первый день — не в личных сообщениях и не накануне срока. Ответ постановщик переносит в описание. Если по сложной задаче за день нет ни одного вопроса, попросите короткий план: молчание нередко значит, что задачу ещё не открывали.
Проверка на старте — первая и самая дешёвая из точек контроля в статье «Как управлять проектом без микроменеджмента». А договорённость обсуждать работу в чате задачи, а не в личной переписке, описана в статье «Как организовать работу проектной команды».
Чек-лист перед отправкой задачи
- Название начинается с глагола результата.
- Объект не спутать с похожим.
- Есть строка «готово, когда…», и её можно проверить без вас.
- Срок — дата, у долгой работы есть промежуточная точка.
- Исходные данные приложены к задаче.
- Ограничения записаны.
- Ответственный один, остальные — наблюдатели.
Через месяц сравните, сколько уточнений приходило в первые дни и сколько задач возвращали после сдачи — до шаблона и после. Если меньше не стало, найдите пункт чек-листа, который пропускают чаще всего. Что происходит с задачей после отправки — принятие, сигналы по ходу, приёмка, — разобрано в статье «Как организовать контроль задач в компании».
То же в Kitamo: описание, чек-лист, чат и шаблоны
- Описание и файлы. Строку «готово, когда…», срок, исходные данные и ограничения пишут в описании, файлы прикладывают к той же задаче: у неё сразу есть свой чат, файлы, история и учёт времени.
- Чек-листы и подзадачи раскладывают большой результат на проверяемые пункты.
- Чат задачи хранит пересказ и вопросы рядом с работой.
- Текст результата нужен при закрытии в карточке и публикуется в чат задачи — его удобно сверить с критерием готовности.
- Шаблоны: в библиотеке 354 готовые формулировки с плановыми часами, разложенные по направлениям работы; из шаблона задача создаётся сразу с нормой часов.
- Роли: у задачи постановщик, один ответственный и наблюдатели.
Все инструменты ежедневной работы с задачами — в разделе «Ежедневная работа».
Вопросы и ответы
Что делать, если я сам не знаю, какой нужен результат?
Тогда это задача на исследование, и её результат — материал для решения: два-три варианта с плюсами и минусами или список вопросов к заказчику. Срок у неё короткий, а критерий готовности — «варианты можно сравнить и выбрать».
Не станет ли описание слишком длинным?
Шаблон занимает пять строк. Подробности уходят в приложенные файлы и пункты чек-листа, а в описании остаётся то, без чего работу нельзя принять.
Подскажет ли Kitamo, что задача сформулирована плохо?
Нет: формулировку проверяет человек — пересказом и вопросами до старта. Система помогает с другой стороны: в карточке задачу не закрыть без текста результата, а для типовой работы есть готовые формулировки в шаблонах.
Главное
Поставить задачу так, чтобы её точно поняли, помогают шесть шагов — глагол результата, объект, строка «готово, когда…», срок датой, исходные данные и ограничения — и две проверки до старта: пересказ своими словами и вопросы в чате задачи. Чек-лист перед отправкой занимает минуту, а без него та же переписка начинается в день срока.
Задача по шаблону — в демо
Войдите в демо-компанию Kitamo ролью «Сотрудник» и откройте в проекте ресторана задачу «Закупить посуду, столовые приборы и кухонный инвентарь». В описании — почти весь шаблон: что закупить, результат с датой поставки, лимит стоимости и кто принимает работу, а в чек-листе — перечень закупки с отметками.
Затем создайте свою задачу: в меню-стрелке у кнопки «Новая задача» выберите «Создать по шаблону» и типовую задачу из библиотеки — формулировка с плановыми часами подставится сама. У новой задачи сразу появится свой чат: напишите в нём пересказ, как в шаге 7.