Как определить приоритет задач: четыре уровня, цена задержки и споры между проектами
Как определить приоритет задач, если у дизайнера в понедельник утром пять поручений с пометкой «срочно» от трёх разных людей? Он выберет сам. Скорее всего, начнёт с того, кто звонил последним, или с той задачи, что приятнее. Плохого в этом ничего нет, просто порядок работы в команде в такой момент определяет случай.
Приоритеты в живом проекте видны в демо-компании Kitamo. Достаточно роли «Сотрудник». Откройте раздел «Задачи», выберите «Все задачи», отфильтруйте список по проекту выставки, добавьте шестерёнкой столбец «Приоритет» и отсортируйте список по нему.
Содержание
- Приоритет отвечает на один вопрос
- Шкала приоритетов из четырёх уровней
- Цена задержки и ещё три основания
- Когда два руководителя называют свои задачи главными
- Как понять, что приоритеты работают
- Ритм пересмотра
- Правило приоритетов на одну страницу
- Приоритет в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Приоритет отвечает на один вопрос
Приоритет нужен, когда всё сразу не помещается. Он говорит, что делать первым, если часов на неделе меньше, чем работы. Больше он ничего не значит.
Отсюда и норма. Уровни описаны словами, и все в команде понимают их одинаково. Высоких и критических задач мало, иначе они ничем не выделяются. Приоритет задачи сравнивают с другими задачами того же человека, сам по себе он пуст. «Срочно» без ответа на вопрос «срочнее чего?» ничего не сообщает. Об этом же шестое правило в статье «Как правильно ставить задачи сотрудникам».
Шкала приоритетов из четырёх уровней
Четырёх уровней хватает почти всем. Когда их больше, люди спорят, чем пятый отличается от шестого, и на сами задачи времени остаётся меньше.
| Уровень | Когда ставить | Сколько таких у одного человека |
|---|---|---|
| Критический | срыв остановит проект или нарушит обещание заказчику с датой | одна, изредка две |
| Высокий | от задачи зависят другие работы или она ведёт к ближайшей вехе | две-три |
| Обычный | плановая работа со сроком | большинство |
| Низкий | можно сдвинуть на неделю без последствий | сколько угодно, с пересмотром раз в месяц |
Правый столбец стоит соблюдать строже остальных. Пять критических задач у одного человека означают, что критической нет ни одной.
Цена задержки и ещё три основания
Главный вопрос при выборе уровня один. Что мы потеряем, если сделаем это на неделю позже? Деньги, срок вехи, доверие заказчика или ничего. Это цена задержки, и чаще всего она решает дело.
Если цена у двух задач похожа, смотрят, кто ждёт результата. Задача, после которой начинают работать ещё трое, обгоняет ту, которую никто не ждёт, даже если вторая интереснее. В плане проекта такие задачи лежат на критическом пути. Как его увидеть на графике, рассказано в статье «Система планирования проектов».
Дальше идут обещания. Срок, названный заказчику, поднимает уровень, внутреннее «хорошо бы к пятнице» его не поднимает. И последнее, трудоёмкость. Если задача на полчаса снимает чужое ожидание, проще сделать её сразу, чем обсуждать её место в очереди.
Представим агентство, которое готовит стенд к выставке. В понедельник у менеджера три задачи.
| Задача | Что будет, если отложить на неделю | Кто ждёт | Приоритет |
|---|---|---|---|
| Утвердить у заказчика макет стенда | застройщик не начнёт производство, монтаж сдвинется | застройщик и дизайнер | Критический |
| Собрать предложения по кейтерингу на открытие | выбор сузится, цены вырастут | пока никто, решение через месяц | Обычный |
| Обновить презентацию агентства для сайта | ничего | никто | Низкий |
Без таблицы менеджер, вполне возможно, начал бы с презентации. Её просил директор, и делать её приятнее. С таблицей понятно, что сегодня день макета.
Когда два руководителя называют свои задачи главными
Самый частый спор о приоритетах случается между проектами. Руководитель выставки ставит своей задаче «Критический», руководитель ресторана ставит то же своей задаче для того же человека, и оба правы со своей колокольни. Исполнитель между ними не судья, и ставить его в эту роль нечестно.
Нам кажется, правило тут нужно одно. Кто поднимает приоритет своей задачи, тот называет, что ради неё опустится. Если опуститься должна задача другого проекта, решает человек, который отвечает за время сотрудника, чаще всего линейный руководитель. Как руководителю держать несколько проектов и не стать местом, где всё застревает, разобрано в статье «Как руководителю контролировать сразу несколько проектов».
Если такие споры идут каждую неделю, дело скорее в загрузке. Тогда стоит вернуться к тому, как распределять задачи между сотрудниками, и снять с человека часть работы.
Как понять, что приоритеты работают
- Доля высоких и критических среди открытых задач. Руководитель отдела смотрит её раз в месяц по списку с фильтром по приоритету. Если это треть и больше, шкала поплыла.
- Как часто у одних и тех же задач меняется приоритет. Это видно в истории задач. Меняется каждый день? Значит, приоритет ставят по настроению.
- Просрочки среди высоких и критических. Ответственный видит их каждый день, руководитель проекта раз в неделю. Здесь их быть не должно совсем.
- Задачи на критическом пути с обычным или низким приоритетом. Руководитель проекта сверяет их раз в неделю, такие задачи почти наверняка недооценены.
Ритм пересмотра
Каждое утро исполнитель берёт задачи сверху своего списка, отсортированного по приоритету, а внутри уровня по сроку. Если уровни расставлены честно, выбор занимает минуту.
Раз в неделю руководитель проходит высокие и критические вместе с командой и снимает уровень с того, что перестало гореть. Повышать приоритет легко, понижать забывают, и через месяц шкала забита вчерашними пожарами.
Раз в месяц низкие задачи либо получают срок и становятся обычными, либо отменяются. Задача, которая полгода лежит с низким приоритетом, честно говоря, уже не задача.
Правило приоритетов на одну страницу
| Ситуация | Что делаем |
|---|---|
| Ставим новую задачу | выбираем уровень по цене задержки, потом по зависимостям и внешнему обещанию |
| У человека уже есть критическая задача | вторую критическую ставит тот, кто решает, какая из них опустится |
| Задачи двух проектов спорят за одного человека | решает тот, кто отвечает за время сотрудника |
| Задача перестала гореть | снимаем уровень на недельном пересмотре |
| Низкая задача лежит больше месяца | даём ей срок или отменяем |
Ограничение из шкалы стоит повторить отдельно. У одного человека не больше одной критической задачи и трёх высоких.
Приоритет в Kitamo
У задачи в Kitamo есть поле «Приоритет» с четырьмя значениями: «Низкий», «Обычный», «Высокий» и «Критический». Его задают в полной форме задачи и меняют в карточке или массовым действием сразу у нескольких задач. В разделе «Задачи» приоритет выводится столбцом, и по нему можно сортировать, причём первый клик ставит критические наверх. В форме фильтра есть поле «Приоритет», поэтому личный фильтр «мои высокие и критические» сохраняется за минуту и открывается одинаково на любом устройстве.
У проектов с графиком система сама считает критический путь. В списке задач его выводят столбцом или отбирают параметром «На критическом пути», и сразу видно, не стоит ли на нём задача с обычным приоритетом. Готовый фильтр «Почти просрочены» собирает задачи со сроком в ближайшие двое суток. Остальные инструменты для задач собраны в разделе «Ежедневная работа».
Вопросы и ответы
Можно ли обойтись сроками без приоритетов?
В маленькой команде с одним проектом можно, срок и так задаёт порядок. Приоритет нужен, когда сроки сталкиваются. Две задачи на пятницу, времени на одну, и срок уже ничего не подсказывает.
Кто ставит приоритет, постановщик или исполнитель?
Постановщик, потому что он знает цену задержки. Исполнитель может и должен возразить, если уровень спорит с другими его задачами. Договориться лучше до начала работы, в день срока спорить поздно.
Считает ли Kitamo приоритет сам?
Нет. Баллов, формул и автоматической расстановки приоритетов в Kitamo нет, уровень ставит человек. Система даёт факты для решения: критический путь, сроки и загрузку исполнителя.
Главное
Приоритет — это заранее принятое решение о том, что пострадает, если всё не успеть, и принимать его лучше в спокойный понедельник, чем в пятницу вечером. Громкость просьбы в этом решении не участвует, участвует цена задержки. Для начала опишите четыре уровня словами и ограничьте число критических задач на человека. Через месяц посчитайте долю высоких. Растёт она, значит, кто-то повышает приоритеты, ничего не опуская.
Приоритеты выставки — в демо
Под ролью «Сотрудник» откройте в демо-компании Kitamo раздел «Задачи» и выберите «Все задачи». Шестерёнкой в заголовке таблицы добавьте столбцы «Приоритет» и «Критический путь», а в форме фильтра выберите поле «Проект» и проект выставки. Отсортируйте список по приоритету. Наверху окажутся задачи вокруг открытия: генеральная репетиция открытия и пленарного заседания, само открытие, проведение деловой программы.
Пролистайте ниже и поищите задачи, отмеченные критическим путём, у которых приоритет обычный. В настоящем проекте каждая такая задача стала бы вопросом к ближайшей планёрке.