Как организовать задачи команды: один вход, общие статусы и разбор по пятницам
Как организовать задачи команды, если поручения приходят отовсюду: с планёрки, письмом, звонком заказчика, в рабочем чате? Обычно этим никто специально не занимается. Задача остаётся там, куда пришла. Через месяц руководитель собирает картину по пяти источникам, а у каждого сотрудника свой список в блокноте, которого больше никто не видит.
Общий список задач двух проектов, международной выставки и запуска ресторана, собран в демо-компании Kitamo. В разделе «Задачи» выберите готовый фильтр «Все задачи» и переключите список на доску. Для этого годится роль «Наблюдатель».
Содержание
- Признаки порядка в задачах команды
- Куда попадает поручение и где оно живёт
- Общий смысл статусов
- Пять показателей порядка
- Ритм: утро, пятница, конец месяца
- Кто держит порядок и правило на одну страницу
- Что Kitamo берёт на себя
- Вопросы и ответы
- Главное
Признаки порядка в задачах команды
Порядок проверяется тремя вопросами. На каждый можно ответить за минуту и никого при этом не спрашивать.
- Кто делает вот это и к какому числу? Ответ есть в списке, память руководителя не нужна.
- Чем сейчас занят Иван? Видно его задачи в работе, и их не двадцать.
- Что застряло? Задача «В работе», которую неделю никто не трогал, бросается в глаза сама.
Если хоть на один вопрос приходится писать в общий чат «коллеги, кто в курсе?», задачи пока живут в головах. Допустим, в event-агентстве на 12 человек руководитель каждое понедельничное утро обзванивает людей, чтобы понять, что горит. Два часа в неделю. Их никто не считает, потому что они не похожи на работу.
Куда попадает поручение и где оно живёт
Начинать стоит со входа. Поручение становится задачей в тот же день, и заводит её тот, кто поручает. Даже если оно прозвучало на планёрке или пришло в личные сообщения, оно должно оказаться в общем списке, иначе его как будто нет. Как устроить такой вход для всей организации, разобрано в статье «Система управления задачами организации».
Дальше вопрос места. Работа на результат проекта живёт в проекте: её видят все участники, она попадает в его сроки и отчёты. Внутренние дела отдела, вроде обновления шаблона договора или собеседования, могут обойтись без проекта. Типы работ, которые идут через все проекты, удобно метить тегами: «Согласование», «Закупка», «Документы». Тегов мы бы держали меньше десяти. Двадцать никто не запомнит, и их просто перестанут ставить.
И размер. Работу больше пары дней раскладывают на подзадачи или пункты чек-листа, у подзадачи свой ответственный. Как сформулировать саму задачу, чтобы её не переспрашивали, рассказано в статье «Как поставить задачу так, чтобы её точно поняли».
Общий смысл статусов
Статус полезен, пока все понимают его одинаково. У одного «В работе» означает «открыл и посмотрел», у другого «делаю прямо сейчас», и доска врёт обоим. Договоритесь один раз и запишите.
| Статус | Что он значит в команде | Кто переводит |
|---|---|---|
| Новая | задачу поставили, исполнитель ещё не начинал | постановщик, при создании |
| В работе | над задачей работали на этой неделе | ответственный |
| На проверке | результат сдан и ждёт приёмки | ответственный |
| Приостановлена | ждёт внешнего события, в комментарии написано какого | ответственный или постановщик |
| Выполнена | результат принят или приёмки не требует | ответственный или постановщик |
| Отменена | работа больше не нужна, причина записана | постановщик |
Строка про «Приостановлена» окупается быстрее всех. Без неё задача, которая ждёт ответа заказчика, выглядит брошенной, и на каждом разборе о ней спорят заново.
Пять показателей порядка
Отдельный отчёт для этого не нужен. Цифры собираются из самого списка задач.
| Показатель порядка | Где посмотреть | Как часто | Кто следит |
|---|---|---|---|
| Задачи без ответственного или без срока | общий список с фильтром | раз в неделю | руководитель команды |
| Сколько задач одновременно в работе у каждого | доска с фильтром по ответственному | раз в неделю | руководитель команды |
| Новые задачи, которые никто не начал за два-три дня | список не взятых в работу | каждый день | постановщик |
| Задачи в работе без движения больше недели | список задач без движения | каждый день | руководитель проекта |
| Просроченные | готовый фильтр | каждый день | ответственный |
Смотрите на динамику. Одна просроченная задача ничего не значит. Десять у одного человека говорят скорее о его загрузке, чем о дисциплине, и разговор нужен о том, как распределена работа.
Ритм: утро, пятница, конец месяца
Порядок держится на коротких регулярных действиях, длинные совещания ему не нужны. Как такой ритм ложится на общую работу руководителя с командой, описано в статье «Как руководителю контролировать работу команды».
Утром каждый открывает свой список на сегодня и за пять минут приводит статусы в соответствие с жизнью. Начал работу, значит «В работе». Сдал, значит «На проверке». Отчитываться отдельно никому не нужно, список и есть отчёт.
В пятницу команда тратит двадцать минут на разбор. Проходят новые задачи без срока, приостановленные и застрявшие, каждой выносят решение: дописать срок, переназначить или отменить. Отмена тоже решение. Задача, которая три недели лежит без движения и никому не мешает, скорее всего уже не нужна.
Раз в месяц руководитель вычищает то, что копится незаметно: теги, которыми никто не пользуется, задачи без проекта, о которых все забыли. Заодно стоит проверить, не начали ли статусы снова значить разное.
Кто держит порядок и правило на одну страницу
Свои статусы каждый ведёт сам. Постановщик следит, чтобы его задачи были поставлены целиком (что это значит, разобрано в статье «Как правильно ставить задачи сотрудникам») и принимались вовремя. Сданная работа, которая неделю ждёт проверки, портит список так же, как брошенная. Руководитель команды отвечает за пятничный разбор и за то, чтобы правило соблюдал он сам. Раздаёт поручения в коридоре? Через месяц так будут делать все.
Само правило помещается на половину листа:
- Поручение становится задачей в тот же день, заводит её постановщик.
- У задачи один ответственный и срок датой.
- Работа проекта живёт в проекте, внутренние дела отдела могут быть без проекта.
- Статусы значат то, что записано в нашей таблице.
- В работе у одного человека не больше задач, чем мы договорились.
- По пятницам двадцать минут разбора.
- Вопросы по задаче задают в её чате.
Что Kitamo берёт на себя
В Kitamo задачи команды собраны в одном разделе «Задачи». Готовые фильтры «Мои задачи», «На сегодня», «Просроченные» и «Все задачи» закрывают ежедневные вопросы. Свои фильтры каждый сохраняет сам, и они одинаковы на компьютере и в телефоне. Одну и ту же выборку можно смотреть списком, доской или календарём, а на доске задачу перетаскивают между колонками статусов.
- У задачи постановщик, один ответственный и наблюдатели. Если выбрать нескольких ответственных, у каждого появится своя копия.
- Статусы общие для компании: «Новая», «В работе», «На проверке», «Принято», «Приостановлена», «Выполнена», «Отменена».
- Теги, подзадачи и чек-листы раскладывают работу внутри проекта и поперёк проектов.
- Задачи, которые не взяли в работу, и задачи без движения видны на главной странице. Исполнителю приходит напоминание, а не взятая в работу задача через несколько рабочих дней поднимается к постановщику и руководителю исполнителя по структуре компании.
- Массовые действия меняют статус, срок, ответственного или тег сразу у выбранных задач, на пятничном разборе это экономит больше всего времени.
Остальные инструменты ежедневной работы описаны в разделе «Ежедневная работа».
Вопросы и ответы
Сколько задач держать в работе одновременно?
Универсального числа нет, всё зависит от длины задач. Мы бы начали с трёх на человека и через месяц посмотрели. Если задачи постоянно ждут друг друга, лимит мал. Если половина висит без движения, велик. Лимита на колонку доски в Kitamo нет, так что договорённость держится на пятничном разборе и фильтре по ответственному.
Нужна ли доска, если есть список?
Доска хороша на разборе, где сразу видно, на каком шаге скопились задачи. В обычный день удобнее список с сортировкой по сроку. Это два взгляда на одни и те же задачи, выбирать между ними не придётся.
Куда девать мелкие поручения на десять минут?
Если их можно сделать сразу, сделайте и ничего не заводите. Задача нужна, когда результата ждёт кто-то ещё или работа займёт больше часа. Иначе список зарастёт мелочью, и важное в нём потеряется.
Главное
Задачи команды организованы, когда на вопрос «кто и к какому числу» отвечает список, без звонков и переписки. Начать можно с одной встречи, на которой команда договорится о смысле статусов и запишет таблицу. Первый же пятничный разбор покажет, сколько задач на самом деле никому не нужны. Теги, лимит задач в работе и сохранённые фильтры можно подстроить потом, по ходу.
Общий список задач — в демо
Роль «Наблюдатель» в демо-компании Kitamo видит задачи обоих проектов, но менять их не может, так что ничего не сломаете. В разделе «Задачи» выберите «Все задачи» и откройте доску: по колонкам видно, сколько работы у команды на каждом шаге.
Потом откройте форму фильтра, добавьте поле «Ответственный» и выберите одного человека из команды выставки. Сколько карточек у него в колонке «В работе»? Затем уберите ответственного, добавьте поле «Теги» и выберите «Согласование». Останутся задачи обоих проектов, связанные с согласованиями, и станет видно, где они скопились.