Как организовать работу сотрудников удалённо: договорённости, каналы и ритм команды
Как организовать работу сотрудников удалённо, если раньше половина вопросов решалась в коридоре? Офис незаметно делал за руководителя много работы. Было видно, кто на месте, кто занят, кто застрял над чертежом и хмурится. Новость про сдвинутый срок доходила до всех за обедом. Дома этих каналов нет, и если ничем их не заменить, команда начинает работать вслепую. Каждый сидит в своей задаче и не знает, что происходит рядом.
Как команда договаривается письменно, видно в демо-компании Kitamo. Роли «Сотрудник» хватает, чтобы открыть проект международной выставки и пролистать его чат с первого дня. Там договорённости о сроках, ссылки на документы и упоминания тех, от кого ждут ответа.
Содержание
- Что исчезает вместе с офисом
- Норма удалённой работы: что договорить заранее
- Где что обсуждать удалённой команде
- Как видеть ход работы без созвонов
- Неделя удалённой команды
- Кто реагирует, если работа встала
- Регламент удалённой работы на одну страницу
- Что Kitamo даёт удалённой команде
- Вопросы и ответы
- Главное
Что исчезает вместе с офисом
- новости, которые случайно слышишь у соседнего стола, вроде того, что заказчик сдвинул сроки;
- вопросы через стол, на которые уходит полминуты;
- возможность заметить по лицу, что человек застрял;
- общий ритм, когда все приходят и уходят примерно в одно время.
Первые три пункта приходится заменять письменными правилами, четвёртый — договорённостью о часах, когда все на связи.
Возьмём условное проектное бюро, которое после переезда офиса отпустило половину инженеров работать из дома. Первые две недели все довольны. На третьей выясняется, что двое параллельно делали один и тот же раздел. Договорились об этом на кухне, а половина команды на кухне больше не бывает.
Норма удалённой работы: что договорить заранее
Норму для удалённой команды удобно описывать через скорость реакции и видимость работы. На вопрос в чате задачи отвечают в тот же рабочий день, на упоминание за пару часов. Новую задачу в течение дня берут в работу или возвращают постановщику с вопросом. По каждой задаче в работе за неделю видно движение, будь то комментарий, отметка в чек-листе или внесённые часы. Рабочие часы людей совпадают хотя бы на пять часов в день, даже если кто-то живёт в другом часовом поясе.
Мы против того, чтобы мерить удалённого сотрудника зелёным кружком «в сети». Можно весь день быть онлайн и не продвинуть ни одной задачи. Можно уйти на четыре часа в глубокую работу и выпустить раздел, который ждали неделю. Для удалённой команды работает только контроль по результату.
Где что обсуждать удалённой команде
| Вопрос | Где | Когда ждать ответа |
|---|---|---|
| Детали конкретной задачи | чат задачи | в течение рабочего дня |
| Новость или договорённость по проекту | чат проекта | прочитать до конца дня |
| Срочное, что перепиской не решить | звонок прямо из чата | сразу |
| Решение, которое нужно помнить через месяц | описание задачи или журнал решений | записать в тот же день |
| Личное и кадровое | личный чат | по договорённости |
Самый частый сбой удалённой команды — обсуждение задачи в личной переписке, и ему посвящена отдельная статья «Как не потерять задачу в переписке». Через неделю никто не вспомнит, где договорились о сроке. Новый участник вообще не увидит этой истории.
Как видеть ход работы без созвонов
Статус удалённой работы читают по задачам, без расспросов, и как к этому прийти, описано в статье «Как перестать спрашивать сотрудников «ну что там?»». В день и в неделю хватает пяти строк.
| Сигнал о ходе работы | Где видно | Как часто | Кто реагирует |
|---|---|---|---|
| Задачи, которые не взяли в работу | контроль исполнения | каждый день | постановщик |
| Задачи без движения | сводка зависших задач | каждый день | руководитель проекта |
| Вопросы в чатах задач без ответа дольше дня | упоминания | каждый день | каждый сотрудник |
| Часы недели против нормы | недельный отчёт | раз в неделю | руководитель отдела |
| Загрузка на две-три недели вперёд | ресурсный план | раз в неделю | руководитель отдела |
В таблице нет строки «сколько часов человек был онлайн». Это сознательно.
Неделя удалённой команды
День начинается без созвона. Каждый открывает свои задачи на сегодня, отвечает на упоминания и пишет в чат задачи, если что-то мешает. Утренняя пятиминутка по видео оправдана, когда в команде новички или проект в горячей фазе. В остальное время хватает письменного статуса.
Раз в неделю нужна одна общая встреча по видео, минут на сорок, с повесткой из задач. Что сдвинулось, что застряло, какие решения нужны. Остальные созвоны стоит проверить на нужность, как советует статья «Как сократить количество совещаний». В ту же неделю руководитель говорит один на один с каждым, хотя бы по двадцать минут раз в две недели. Удалённому сотруднику такие разговоры нужнее, чем офисному, потому что у него нет случайных встреч у кофемашины, по которым руководитель угадывает настроение.
Раз в месяц команда пересматривает сами договорённости. Какой канал не работает, где ответы идут слишком долго, какую встречу можно убрать.
Кто реагирует, если работа встала
Удалённо проблема живёт дольше, потому что её никто не видит. Поэтому реакцию договаривают заранее.
Если вопрос в чате задачи висит без ответа больше дня, исполнитель пишет руководителю проекта с упоминанием и не ждёт дальше. Задачу без движения руководитель проекта разбирает в её чате, а когда переписка не помогает, зовёт исполнителя на звонок. Если человек раз за разом пропадает в общие часы, это разговор с руководителем отдела один на один, без замечаний в общем чате.
Не превращайте это в ежечасные проверки. Как держать контроль и не душить команду, рассказано в статье «Как управлять проектом без микроменеджмента».
Регламент удалённой работы на одну страницу
- Поручение без задачи не считается поручением.
- Вопросы по задаче задаём в её чате, на упоминание в общие часы отвечаем в течение двух часов.
- Общие часы с 11:00 до 16:00 по московскому времени, вне их никто не обязан отвечать сразу.
- Статус пишем в задаче тремя фразами о сделанном, о помехах и о следующем шаге.
- Встреча по видео собирается только с повесткой, итог записываем в задачи.
- Файлы кладём в проект, ссылка «у меня на диске» не считается.
- Если выпадаешь больше чем на полдня, предупреди в чате проекта.
- У новичка первые две недели есть напарник, которому можно писать с любым вопросом.
Что Kitamo даёт удалённой команде
У каждого проекта, задачи и сделки в Kitamo есть свой чат, кроме того, есть личные и групповые. В сообщениях работают ответы с переходом к источнику, упоминания, закрепление и черновики. Звонок, аудио или видео, начинается из любого чата, с демонстрацией экрана, а медиасервер у Kitamo свой. Можно завести внутренний чат, куда нельзя добавить внешних участников.
Уведомления приходят в системе, на почту и push на телефон, каждый тип событий включается отдельно, приглушённые чаты молчат. В календаре можно наложить календари коллег и найти общие свободные окна. Документы, таблицы и презентации открываются в браузере и правятся вдвоём, а версии хранятся в папке проекта.
Недельный отчёт собирает часы в сетку «задача на день». «Мои сотрудники» показывают, кто из подчинённых сейчас в сети. Мы бы смотрели туда, чтобы понять, удобно ли позвонить, и не больше. Все средства общения собраны в разделе «Общение».
Вопросы и ответы
Как понять, что удалённый сотрудник действительно работает?
По тому, двигаются ли его задачи. Меняются статусы, в чатах появляются ответы, вносятся часы, задачи закрываются с результатом. Kitamo не следит за экраном и активностью. Если задачи стоят, разговор начинают с вопроса, что мешает.
Нужна ли камера на каждой встрече?
Мы бы не требовали. Камера помогает в разговоре один на один и на первой встрече с новым человеком. На рабочем созвоне по задаче полезнее демонстрация экрана.
Как подключить к работе подрядчика или фрилансера?
Добавьте его в проект внешним участником. Он видит только свои проекты, их задачи, чат проекта и документы. Риски и загрузку команды ему не показывают, бюджет тоже, пока руководитель проекта явно не добавит его в список «Кому показывать бюджет».
Есть ли у Kitamo мобильное приложение?
Отдельного приложения в магазинах нет. Kitamo открывается в браузере телефона с тем же интерфейсом, нижней навигацией и карточками вместо таблиц, а push-уведомления приходят и на телефон.
Главное
Удалённая команда держится на письменных договорённостях, которые в офисе заменял коридор. Начните с одной страницы правил о том, где живут задачи, где задают вопросы и в какие часы все на связи. Работу проверяйте по движению задач. А раз в месяц спрашивайте команду, какое из правил ей мешает, и правьте его без сожаления.
Удалённая команда в демо
Начните с роли «Сотрудник» в демо-компании Kitamo и откройте проект запуска ресторана. Почитайте его чат. Так выглядит проект, где договариваются письменно. Затем загляните в документы проекта, где устав, концепция и график ремонта разложены по типовым папкам. В конце поставьте задачу себе и задайте в её чате вопрос с упоминанием коллеги. Звонки в демо отключены, их стоит пробовать уже в своей компании.