Как перестать спрашивать сотрудников «ну что там?»: статус задач, который читается без расспросов
Руководитель открывает мессенджер и пишет пятерым по очереди: «ну что там?» Каждый отвлекается, пересказывает по памяти, и через два дня круг повторяется. Статус задач сотрудников при этом живёт только в ответах, в самих задачах его нет. Пока он не записан там, где его можно прочитать, спрашивать придётся.
Ход задач без переписки виден в демо-компании Kitamo. Наблюдателю достаточно открыть «Задачи», выбрать фильтр «Все задачи» и переключить список на доску. Задачи выставки и ресторана разложатся по колонкам статусов, и про каждую видно, где она сейчас.
Содержание
- Норма: статус читается без автора
- Что обещает каждый статус задачи
- Что смотреть по статусам и как часто
- Ритм: утро, пятница, конец месяца
- Кто отвечает за правду в статусе
- Договорённость о статусах на одну страницу
- Какие напоминания о статусах Kitamo присылает сам
- Вопросы и ответы
- Главное
Норма: статус читается без автора
Мы относимся к статусу задачи как к короткому обещанию исполнителя. «В работе» значит «занимаюсь и успеваю к сроку». Если так и есть, руководителю незачем спрашивать. Если уже нет, исполнитель говорит об этом сам, раньше вопроса.
Для команды норма выглядит так:
- статус меняют в тот день, когда меняется положение дел, и перед планёркой его не «подтягивают»;
- по задаче видно, где она, до какого числа и когда её последний раз трогали;
- о риске сорвать срок исполнитель пишет в задаче, пока ещё можно что-то сделать;
- руководитель узнаёт статус из списка задач и не просит пересказать его в личке.
Держится это на двух вещах. Статусов немного, и значение каждого все понимают одинаково.
Представим инжиниринговую компанию на 40 человек. Главный инженер каждое утро тратит час на обход: пишет шестерым, ждёт ответов, сводит их в голове. После договорённости о статусах он открывает список, сортирует его по сроку и видит три задачи, которые четвёртый день лежат в «Новой», и одну «В работе», которую никто не трогал неделю. Вопросы он задаёт только по этим четырём.
Что обещает каждый статус задачи
| Статус | Что обещает исполнитель | Кто переводит | Сколько может стоять |
|---|---|---|---|
| Новая | задачу поставили, исполнитель её ещё не взял | постановщик создаёт | один-два рабочих дня |
| В работе | занимаюсь и успеваю к сроку | исполнитель | до срока, с движением хотя бы раз в несколько дней |
| На проверке | результат сдан, жду постановщика | исполнитель | день-два, дальше задерживает проверяющий |
| Приостановлена | отложена осознанно, причина записана | исполнитель с согласия постановщика | пока не наступит условие возврата |
| Выполнена | результат описан и принят | исполнитель или постановщик |
Чаще всего врёт «В работе». Задача ждёт данных от смежника, но остаётся в работе, потому что «я же ей занимаюсь». Для руководителя это худший вариант, потому что до дня срока всё выглядит спокойно. Если ожидание затянулось больше чем на пару дней, ставьте паузу и пишите причину в задаче. Пауза тоже решение, и её хотя бы видно.
Названия статусов в вашей компании могут быть другими. Значение у каждого должно быть одно для всех проектов, а самих статусов лучше держать немного.
Что смотреть по статусам и как часто
| Задержка статуса | Где видно | Как часто | Кто смотрит |
|---|---|---|---|
| Задачи в «Новой» дольше двух рабочих дней | список задач с фильтром по статусу | каждое утро | постановщик |
| «В работе» без движения пять рабочих дней | дашборд проекта, сводка зависших задач | раз в неделю | руководитель проекта |
| «На проверке» дольше двух дней | список, где вы постановщик | дважды в неделю | постановщик |
| Срок через двое суток | параметр «Почти просрочена» | каждое утро | исполнитель и руководитель |
| Закрытые задачи с невнятным результатом | чат задачи | выборочно, в пятницу | постановщик |
Третья строка про самого руководителя. Задача «На проверке» ждёт постановщика, и если она лежит там неделю, срок сорвал он. Спрашивать в такой ситуации «ну что там?» у исполнителя странно.
Ритм: утро, пятница, конец месяца
Утром хватает десяти минут. Новые задачи, которые никто не взял, и всё, у чего срок завтра или послезавтра. Вопрос, если он нужен, задают в чате задачи одной строкой.
В пятницу нужно полчаса. Зависшие задачи, всё, что ждёт проверки, и задачи, закрытые за неделю: понятно ли по тексту результата, что именно сделано.
Раз в месяц полезно посмотреть, какие статусы чаще всего расходились с делом. Если «В работе» регулярно оказывается ожиданием, научите команду ставить паузу. Если задачи неделями лежат «На проверке», проблема в приёмке, и решать её будут постановщики.
Утренний обзор не заменяет разговоров с людьми. Он убирает из них пересказ статуса, и на встрече остаётся время на то, чего в задачах не видно. Как перестроить совещания под такой порядок, описано в статье «Как сократить количество совещаний».
Кто отвечает за правду в статусе
Статус меняет исполнитель. Только он знает, где задача на самом деле, так что больше некому.
Постановщик отвечает за то, чтобы задачу было с чего начать. Без понятного результата и реального срока честный статус невозможен: человек «в работе», но сам не знает, когда закончит. Как этого избежать на старте, рассказано в статье «Как поставить задачу так, чтобы её точно поняли».
Руководитель отвечает за реакцию. Если на честное «не успеваю» приходит разнос, в следующий раз статус останется «В работе» до последнего дня. Обычно хватает двух-трёх таких случаев, чтобы команда перестала приносить плохие новости заранее.
Когда статус всё же разошёлся с делом, разбор не нужен. Поправьте статус вместе с исполнителем и спросите, что помешало сказать раньше. Ответ почти всегда про устройство работы. Непонятно, кому писать, или неловко признаваться. Договор «молчание означает, что всё по плану» подробно описан в статье «Как управлять проектом без микроменеджмента».
Договорённость о статусах на одну страницу
- Статусов пять, их значения записаны и одинаковы во всех проектах.
- Новую задачу берут в работу или возвращают с вопросом в течение рабочего дня.
- Статус меняют в день, когда меняется дело.
- Ожидание чужого дольше двух дней оформляют паузой с причиной.
- О риске сорвать срок пишут в задаче, как только риск появился.
- Задачу закрывают с текстом результата.
- Руководитель узнаёт статус из системы, а вопрос по задаче задаёт в её чате.
Запишите это в описание общего проекта или закрепите в чате команды. Через месяц проверьте третий пункт на десятке задач. Если статусы меняли только перед совещаниями, договорённость пока не прижилась. Другие правила общего списка задач собраны в статье «Как организовать задачи команды».
Какие напоминания о статусах Kitamo присылает сам
Часть утреннего обзора система делает за руководителя. Задача, которую не взяли в работу, через два рабочих дня даёт напоминание исполнителю, а через четыре уведомляет постановщика и руководителя исполнителя по структуре компании. Задача «В работе» или «На проверке», где пять рабочих дней не было правок, часов и сообщений в чате, считается зависшей. Исполнитель получает напоминание раз в день, руководитель проекта получает одну сводку по всем своим проектам. Пороги стоят по умолчанию, администратор может их поменять.
За сутки до срока постановщик, ответственный и наблюдатели получают «Скоро дедлайн», после срока приходит «Задача просрочена». На «Главной» руководитель видит блоки «Не взяты в работу» и «Без движения». При закрытии задачи в карточке или на доске система просит текст результата и публикует его в чат задачи. Уведомления приходят в системе, на почту и push-уведомлением на телефон, а что куда отправлять, каждый настраивает сам. Все механизмы ежедневной работы собраны в разделе «Ежедневная работа».
Общая схема контроля, от постановки до приёмки, описана в статье «Как организовать контроль задач в компании».
Вопросы и ответы
Не обидится ли команда, что за статусами следят?
Обидится, если статус станет поводом для разбора. Если он заменяет ежедневные вопросы, людям становится спокойнее: их реже дёргают. Перестаньте писать в личку с вопросом о статусе, и команда заметит это быстрее, чем любые объяснения.
Сколько статусов нужно?
Пяти-шести хватает почти всем. Новый статус стоит заводить, только если он отвечает на вопрос, который сейчас задают вслух. Статус вроде «Почти готово» не отвечает ни на какой.
Может ли Kitamo сам поменять статус, когда сотрудник начал работу?
Нет. Статус меняет человек, потому что система не знает, начал ли он работать. Kitamo замечает другое: задача давно лежит в «Новой» или стоит в работе без движения. Об этом он напоминает исполнителю и сообщает руководителю.
Главное
Вопрос «ну что там?» исчезает, когда ответ лежит в задаче. Договоритесь, что обещает каждый статус, и меняйте его в день, когда меняется дело. Завтра утром откройте список задач команды до того, как написать кому-нибудь в личку, и спрашивайте только про то, что в нём стоит.
Статусы задач в демо-компании
Зайдите в демо-компанию Kitamo с ролью «Наблюдатель». Эта роль видит задачи и дашборды, но не может менять задачи, то есть смотрит на работу так, как смотрит руководитель, который не хочет вмешиваться. Откройте «Задачи», фильтр «Все задачи», в поле «Проект» выберите выставку и переключитесь на доску. Откройте задачу из колонки «На проверке»: в карточке видны срок, плановые и фактические часы, а во вкладке истории изменений видно, кто и когда менял статус.
Потом перейдите на дашборд выставки. Светофор там объясняет свой цвет, а ниже собраны просроченные задачи и движение за период.