Как организовать работу с задачами руководителя: свои дела, поручения и то, что ждёт решения

Отчёт для учредителя, двадцать поручений команде, пять работ, которые ждут приёмки, и задача, где руководитель просто наблюдатель. Всё это лежит в одном списке, и вопрос, как организовать работу с задачами руководителя, обычно встаёт, когда что-то уже упало. Пока список один, руководитель занят тем, что громче. Поручения он проверяет, когда вспомнит, приёмка копится, и команда ждёт.

Очередь работ, ждущих решения постановщика, есть в демо-компании Kitamo. Для роли «Руководитель проекта» маршрут короткий. В разделе «Задачи» выберите готовый фильтр «Все задачи» и добавьте поле «Статус» со значением «На проверке». Останутся работы выставки и ресторана, которые исполнители уже сдали.

Содержание

• Три потока задач руководителя
• Что считать нормой
• Списки перед глазами
• Разбор входящих: пять решений
• Ритм руководителя: утро, неделя, месяц
• Когда руководитель сам становится узким местом
• Шесть правил для рабочей недели руководителя
• Что подсказывает Kitamo
• Вопросы и ответы
• Главное

Три потока задач руководителя

В первом потоке собственная работа руководителя, то, что кроме него никто не сделает. Например, решение по бюджету, разговор с ключевым клиентом или план на квартал.

Во втором поручения. Делает их другой человек, а руководитель следит, чтобы поручение взяли, чтобы оно двигалось и чтобы результат приняли вовремя.

Третий поток самый коварный, в нём лежит то, что ждёт решения руководителя. Сданная на проверку работа, вопрос, где его упомянули, документ на согласовании. Пока руководитель молчит, стоит чужая работа. Есть ещё фоновый поток задач, где он наблюдатель, но его хватает смотреть раз в неделю.

Представим руководителя проектного отдела, у которого шесть человек, три проекта и ключевой заказчик в придачу. В понедельник утром у него сорок открытых задач. Своих восемь, поручений двадцать пять, пять работ ждут приёмки, остальное он наблюдает. Если смотреть на все сорок разом, первыми сделаются свои восемь, потому что они понятнее. А пять работ на проверке пролежат до пятницы, и пять человек будут ждать. Нам кажется, именно третий поток руководители недооценивают сильнее всего.

Что считать нормой

• своих задач в работе не больше трёх-пяти, и у каждой есть дата;
• у каждого поручения один ответственный и срок, и все поручения видны одним списком;
• сданную на проверку работу принимают или возвращают за один-два рабочих дня;
• на вопрос с упоминанием руководителя он отвечает в тот же день.

И ещё одна примета нормы. В понедельник руководитель без подготовки называет поручения, которые должны закончиться на этой неделе. Цифры в списке условные, подберите свои, но запишите их.

Списки перед глазами

У каждого потока свой список. Задачи всей команды, включая поставленные другими, сюда не входят, для них есть методика из статьи «Как руководителю видеть задачи всей команды».

Список	Что в нём	Как часто смотреть
Свои задачи	где я ответственный, по сроку	каждое утро
Мои поручения	где я постановщик, по сроку	каждый день, минут десять
Ждут моего решения	сданные на проверку и вопросы с упоминанием	дважды в день
Не взятые в работу	мои поручения, которые никто не начал	каждый день
Наблюдаю	где я наблюдатель	раз в неделю

Пять списков звучат как бюрократия. На деле это пять сохранённых фильтров, и обход занимает минут пятнадцать.

Разбор входящих: пять решений

Входящее приходит отовсюду, будь то письмо учредителя, вопрос в чате или мысль на встрече. Каждое руководитель разбирает в тот же день одним из пяти решений. Если трудно понять, браться ли самому, помогает разделение важного и срочного из статьи «Как отличить важную задачу от срочной».

1. Сделать сразу, если хватит пяти минут.
2. Поручить, то есть завести задачу на сотрудника с результатом и сроком.
3. Поставить себе с датой, если это правда ваша работа.
4. Вернуть с вопросом, если непонятно, что нужно.
5. Подписаться наблюдателем, если решать будут без вас, а знать нужно.

Шестого варианта «пусть полежит в голове» нет. Именно он потом всплывает в пятницу вечером.

Ритм руководителя: утро, неделя, месяц

Утро начинается с пятнадцати минут на обход списков, причём в обратном привычному порядке. Сначала то, что ждёт вашего решения, потом не взятые поручения, и только потом свои задачи. Чужая работа не должна стоять, пока вы увлечены своей.

Днём два блока по полтора-два часа отдаются своей работе, без чатов. Остальное время открыто для вопросов.

В пятницу полчаса уходят на недельный обзор. Что из поручённого просрочено и почему, что закончится на следующей неделе, какие свои задачи переехали третий раз подряд. Такую задачу в понедельник либо делают первой, либо отдают, либо честно закрывают как ненужную.

Со временем у руководителя копятся задачи, которые по сути мог бы сделать другой, и почему так выходит, разобрано в статье «Почему руководитель постоянно занят операционкой». Поэтому раз в месяц пройдитесь по своим задачам и спросите себя, что из этого пора отдать.

Когда руководитель сам становится узким местом

Сбой в системе руководителя виден по одному признаку, когда чужая работа ждёт его. Если сданные задачи лежат на проверке дольше двух дней, приёмку стоит отдать руководителю проекта или старшему в группе. Если копятся вопросы с вашим упоминанием, договоритесь, что после дня молчания исполнитель решает сам и пишет в задаче, что решил.

Бывает и обратное. Руководитель смотрит поручения десять раз в день и пишет «как дела?» в каждую задачу. Это уже микроменеджмент, о нём есть отдельная статья «Как управлять проектом без микроменеджмента». Хватает утреннего обхода и пятничного обзора, в остальное время поручения должны двигаться без вас.

Шесть правил для рабочей недели руководителя

1. Каждое входящее получает одно из пяти решений в тот же день.
2. У поручения один ответственный, результат и дата.
3. Работа на проверке ждёт решения не дольше двух рабочих дней.
4. Утром сначала чужая работа, которая ждёт вас, потом своя.
5. Два блока своей работы в день закрыты для чатов.
6. В пятницу полчаса на обзор поручений и планов следующей недели.

Что подсказывает Kitamo

В разделе «Задачи» эти списки уже есть среди готовых фильтров. «Мои задачи», «На сегодня» и «Почти просрочены» показывают свою работу, «Созданные мной» собирают поручения, «Я наблюдатель» хранит фоновый поток. Любой фильтр можно переделать под себя, сохранить и закрепить, и тогда раздел будет открываться с него. Например, «Созданные мной» со статусом «На проверке» и есть очередь вашей приёмки. Фильтры хранятся на сервере и одинаковы на компьютере и телефоне.

На «Главной» руководитель видит поставленные им задачи, которые не взяли в работу, и задачи без движения в проектах, где он руководитель. О не взятой задаче система сначала напоминает исполнителю, а потом сообщает постановщику и руководителю исполнителя по структуре компании.

У задачи на проверке постановщик видит кнопку «Принять». Статус «Принято» необязателен, но удобен. Ответственный получает уведомление и закрывает задачу с фактическими часами и файлом результата, а текст результата, который нужен при закрытии в карточке, уходит в чат задачи. Упоминание в чате приходит уведомлением, а сообщение превращается в задачу одним действием. Как выглядит день руководителя в системе, показано на странице «Как устроена работа».

Вопросы и ответы

Вести ли свои задачи в той же системе, что и задачи команды?

Да. Отдельный блокнот означает, что половина вашей работы не видна никому, и в ваш отпуск заместитель не узнает, что горит. Личные дела, не связанные с работой, держите где угодно.

Как быть с поручениями от учредителя или вышестоящего руководителя?

Если он работает в системе, пусть ставит задачи сам, и они окажутся в вашем фильтре «Мои задачи». Если нет, заведите задачу себе и запишите в описании, от кого поручение и к какому сроку нужен результат.

Есть ли в Kitamo матрица Эйзенхауэра или личный ежедневник?

Отдельного режима нет. Срочность видна по сроку и фильтрам «На сегодня» и «Почти просрочены», важность задают приоритетом и тегами. Свои задачи с датами видны в календаре рядом со встречами.

Главное

Разведите свои задачи, поручения и то, что ждёт вашего решения, по разным спискам. Самый дорогой из них третий, потому что, пока вы его не открыли, стоит чужая работа. Завтра утром начните именно с него и только потом берите свои дела. Через неделю посчитайте, сколько работ пролежало на проверке дольше двух дней.

Поручения руководителя в демо

Откройте проект запуска ресторана в демо-компании Kitamo под ролью «Руководитель проекта» и в блоке «Сведения» посмотрите, кто им руководит. Затем в разделе «Задачи» выберите фильтр «Все задачи», добавьте поле «Постановщик» с этим человеком и отсортируйте список по дедлайну. Так выглядит второй поток руководителя проекта, его поручения команде. Напоследок поставьте задачу себе и закрепите фильтр «Созданные мной», чтобы раздел открывался с ваших поручений.