Excel или система управления задачами: что выбрать команде и когда переходить
Выбор «Excel или система управления задачами» обычно встаёт в тот день, когда в общей папке появляется файл «Задачи_финал_2». Таблица честно служила, пока задач было три десятка и вёл их один человек. Потом в неё начали писать пятеро, статусы поплыли, а обсуждение каждой строки переехало в мессенджер. Мы не считаем таблицу плохим инструментом. Плохо, когда от неё ждут чужой работы, например напоминаний о сроках, переписки по задаче и истории правок.
Чем задача в системе отличается от строки таблицы, видно в демо-компании Kitamo. Под ролью «Руководитель проекта» в разделе «Задачи» выберите готовый фильтр «Все задачи» и откройте любую задачу ресторана. У строки из таблицы здесь появляются свой чат, файлы и история изменений.
Содержание
- Сравнение в одной таблице
- По каким признакам выбирать
- Когда Excel хватает
- Где таблица задач перестаёт справляться
- Во что обходится каждый вариант
- Как совмещать таблицу и систему
- Задачи из таблицы в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Сравнение в одной таблице
| Что важно | Таблица Excel | Система управления задачами |
|---|---|---|
| Старт | сегодня, без обучения | неделя-две на привыкание |
| Кто что делает и к какому сроку | видно, если все честно обновляют строки | видно сразу, у задачи один ответственный и срок |
| Обсуждение задачи | в мессенджере или почте, отдельно от строки | в чате задачи |
| Файлы | ссылки в ячейке или вложения в письмах | прикреплены к задаче |
| Кто и когда сдвинул срок | по истории версий файла, если её кто-то ищет | в истории задачи |
| Напоминание о сроке | когда кто-то открыл файл и посмотрел | уведомление участникам задачи |
| Кто что видит | весь файл целиком | по проектам и ролям |
| Часы по задаче | отдельный столбец, заполняют по памяти | план и факт в карточке задачи |
| Расчёты и сводные таблицы | сильная сторона | выгрузка в Excel |
Если список ваш личный или разовый, таблицы хватит. Если по строкам работает команда, обсуждает их и сдаёт файлы, нужна система.
По каким признакам выбирать
Сравнивать функции бессмысленно, у таблицы их бесконечно много. Полезнее честно ответить на пять вопросов о своей работе.
- Сколько человек меняют список каждый день?
- Задачи обсуждают, или достаточно отметки «сделано»?
- Нужно ли через месяц знать, кто и почему сдвинул срок?
- Сдают ли по задачам файлы, которые потом ищут?
- Есть ли люди со стороны, которым нельзя видеть весь список?
Чем больше ответов «да», тем дороже вам обходится таблица. Первый вопрос весит больше остальных. Один человек справится с любым файлом, а пятеро сломают даже аккуратный.
Когда Excel хватает
Честно, во многих случаях. Таблица хороша для личного списка дел руководителя, разового перечня вроде чек-листа переезда офиса, реестра, который ведёт один человек, и для расчётов с формулами. Хватает её и команде из двух-трёх человек, которые сидят рядом и обсуждают всё вслух.
Представим небольшое агентство из четырёх человек, которое ведёт десяток клиентов. Таблица со столбцами «клиент», «задача», «исполнитель», «срок» и «статус» живёт у них годами и никому не мешает. Переносить её в систему ради моды незачем.
Где таблица задач перестаёт справляться
- появляются копии файла, и никто не уверен, какая из них главная;
- статус «в работе» стоит неделями, потому что обновлять строку некому;
- комментарии пишут в ячейки, а настоящий разговор идёт в мессенджере;
- владелец файла превращается в диспетчера и полдня обходит людей;
- о просрочке узнают, когда открывают таблицу перед планёркой;
- кто-то отсортировал один столбец, и исполнители перепутались со строками.
Половина этих признаков связана с перепиской вокруг строк, и о ней подробнее написано в статье «Как не потерять задачу в переписке». Теперь представим то же агентство через два года. В нём 12 человек, а в таблице 400 строк. Каждый понедельник руководитель тратит час, чтобы понять, какие строки ещё живые. Это и есть цена таблицы, просто в бюджете её не видно.
Во что обходится каждый вариант
Таблица почти бесплатна по деньгам и дорога по времени. Платят за неё часами того, кто её ведёт, статусными созвонами и задачами, которые потерялись между строкой и перепиской. Эти расходы никто не считает, потому что они размазаны по неделе.
Система стоит денег или времени на выбор и настройку. Добавьте две-три недели, пока команда привыкает ставить задачи и писать в их чатах. Kitamo пока бесплатен, условия описаны на странице «Тарифы», поэтому сравнить можно без вложений. Как выбирать систему по сценариям своей работы, рассказано в статье «Как выбрать систему управления задачами для компании».
Отдельная статья расходов — сам переезд. Он дешевле, чем кажется, если переносить только живые задачи. Архив пусть остаётся в старом файле, закрытом на правку.
Как совмещать таблицу и систему
Совмещать можно и нужно. Excel остаётся для расчётов, справочников и разовой аналитики, а задачи с исполнителем, сроком и обсуждением живут в системе, где их проще держать в движении, как показано в статье «Как повысить производительность сотрудников с помощью управления задачами». Плохо, когда одна и та же задача ведётся в двух местах, через неделю записи разойдутся.
Переход обычно укладывается в неделю.
- Назначьте день, после которого новые задачи ставятся только в системе.
- Перенесите открытые задачи с ответственным и сроком, закрытые оставьте в файле.
- Закройте таблицу на правку и положите ссылку на неё в описание проекта.
- Первые две недели на фразу «посмотри в таблице» руководитель отвечает просьбой завести задачу.
- Отчёты, которые нужны в Excel, выгружайте из системы и не ведите параллельный файл.
Если переезжает целый проект с графиком и бюджетом, порядок описан в статье «Как перейти от Excel к системе управления проектами».
Задачи из таблицы в Kitamo
В Kitamo у задачи сразу есть свой чат, файлы, история и учёт времени, а смотреть задачи можно списком, доской или календарём. Раздел «Задачи» устроен почти как таблица. Столбцы выбираются шестерёнкой, сортировка по любому из них идёт по всему списку, фильтры сохраняются и закрепляются за каждым сотрудником. «Мои задачи», «Просроченные» и «Все задачи» уже есть среди готовых фильтров.
Структуру работ проекта можно перенести из Excel. Строки, скопированные из таблицы, вставляются в график проекта, и каждая становится задачей со своим чатом. Обратно в Excel выгружаются отчёт по трудозатратам, график с колонками базового плана и тепловая карта загрузки. Плановые и фактические часы живут в карточке задачи, и столбец, который заполняют по памяти, больше не нужен.
Вопросы и ответы
Можно ли загрузить в Kitamo весь список задач из Excel одним файлом?
Отдельного импорта файла в раздел «Задачи» нет. Работы проекта переносят вставкой в график. Копируете строки таблицы, и в проекте появляются задачи с названиями, датами и ответственными. Задачи вне проектов заводят вручную, и это хороший повод не тащить за собой мёртвые строки.
Таблица с общим доступом в облаке не решает проблему?
Отчасти решает. Конфликтов правок становится меньше, появляются комментарии. Но строка по-прежнему не напомнит исполнителю о сроке и не соберёт вокруг себя переписку и файлы. А показать одним людям часть строк и скрыть её от других в одном файле неудобно.
Не проще ли сделать таблицу умнее, с формулами и подсветкой?
Можно, и многие так живут годами. Подсветка просрочки и выпадающий список статусов помогают, пока файл ведёт один аккуратный человек. Проблемы, ради которых меняют инструмент, лежат вне ячеек. Это разговор о задаче, файлы и напоминание исполнителю.
Главное
Таблица хороша, пока список ведёт один человек и по строкам не нужно разговаривать. Как только задачи начинают обсуждать, сдавать по ним файлы и сдвигать сроки, переносите их в систему, а Excel оставьте для расчётов. Первым делом назначьте день, после которого новые задачи ставятся только в системе. Остальное подтянется за две-три недели.
Таблица задач в демо
Для этого маршрута нужна роль «Руководитель проекта». Откройте в демо-компании Kitamo раздел «Задачи», выберите готовый фильтр «Все задачи», добавьте поле «Проект» с запуском ресторана и переключитесь между списком, доской и календарём. Шестерёнкой в строке заголовков добавьте столбцы «План» и «Отклонение», и список станет похож на привычную таблицу. Затем откройте график проекта. Это та же сетка, в которую строки вставляются из Excel копированием, только у каждой строки здесь свой чат и история.