Почему задачи в Telegram не работают для управления проектами: признаки, причины и как развести чат и задачи
Задачи в Telegram появляются сами собой. Команда уже переписывается в рабочем чате, и поручить что-то там быстрее, чем открывать отдельную систему. Пока в проекте три человека и пять дел, это работает. Потом проект растёт, сообщений становится сотни в день, и оказывается, что мессенджер отлично доставляет поручения и совсем не помнит, что с ними стало.
Сравнить поручение в переписке и поручение в задаче можно в демо-компании Kitamo. Найдите в чате проекта ресторана, доступном роли «Сотрудник», сообщение от 19 августа о трёх вариантах логотипа. У этой просьбы есть адресат и срок «до пятницы», но нет статуса, и о том, чем она кончилась, можно узнать только из следующих сообщений. У задачи по фирменному стилю статус виден сразу.
Содержание
- Симптомы: чат помнит всё, кроме того, что сделано
- Восемь причин, по которым задачи в мессенджере теряются
- Самопроверка рабочего чата за 15 минут
- Что поменять в первую неделю
- Обходные пути, которые не работают
- Как закрепить: что живёт в чате, а что в задаче
- Как это устроено в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Симптомы: чат помнит всё, кроме того, что сделано
- «Кто взял?» звучит в рабочем чате чаще любого другого вопроса.
- Поручение повторяют дважды, потому что в первый раз его «не видели».
- Чтобы понять, что осталось сделать, руководитель листает ленту на неделю назад.
- Файл ищут поиском по чату и находят три версии с похожими именами.
- Человек ушёл в отпуск, и его обещания из переписки повисли.
- Новичок в проекте не может понять, что уже решено.
Если узнали у себя три пункта и больше, мессенджер у вас уже работает системой задач. Причём плохой.
Восемь причин, по которым задачи в мессенджере теряются
| Причина | Признак | Цена |
|---|---|---|
| У сообщения нет ответственного | «гляньте кто-нибудь» | каждый ждёт, что сделает другой |
| Прочитано ещё не значит взято | галочки есть, ответа нет | постановщик считает поручение принятым |
| Срок живёт в тексте | «до пятницы», «после отпуска» | когда срок наступит, никто не напомнит |
| Нет статуса | чтобы узнать ход работы, надо спросить | вопросы и прерванная работа |
| Лента уносит сообщения | через час важное уже выше экрана | поручение забывают без всякого умысла |
| Темы перемешаны | в одном чате обсуждают пять дел сразу | ответы не к тем вопросам, решения теряются |
| Нет итога | о готовой работе узнают случайно | приёмки нет, результат никто не проверил |
| Нельзя собрать список | нет выборки «все открытые поручения Ивана» | загрузку людей не видно |
Ни одна из причин не про сам Telegram. Мессенджер делает ровно то, для чего создан, и делает это хорошо. Он быстро доставляет сообщения. У задачи другие свойства. У неё есть владелец, срок, состояние и конец, и в ленте сообщений им просто негде жить.
Есть и девятая, денежная причина. Часы по поручению из чата не к чему привязать, поэтому сколько времени ушло на проект, потом считают по памяти.
Самопроверка рабочего чата за 15 минут
Откройте рабочий чат одного проекта за прошлую неделю и выпишите все сообщения, после которых кто-то должен был что-то сделать. По каждому ответьте на четыре вопроса.
- Назван ли один человек?
- Есть ли срок датой?
- Ответил ли исполнитель, что взял?
- Известно ли сейчас, сделано ли?
Если на все четыре вопроса «да» набирается меньше чем у половины поручений, пора разводить чат и задачи. Обычно хуже всего с четвёртым вопросом. Узнать, сделано ли, можно только у самого исполнителя, и круг вопросов «ну что там?» начинается заново. Почему такой круг дорого обходится, описано в статье «Как перестать спрашивать сотрудников «ну что там?»».
Что поменять в первую неделю
Из Telegram уходить не обязательно. Меняется только то, где живут поручения.
- Договоритесь о разделении. Чат остаётся для вопросов и новостей, поручения уходят в задачи.
- Закрепите в чате сообщение с этим правилом и ссылкой на список задач проекта.
- Один раз перенесите всё открытое. Поручения из чата за последние две недели заведите задачами с ответственным и сроком.
- Руководитель первым перестаёт ставить задачи в переписке. Если кто-то поручает там, ему отвечают «заведи задачей, пожалуйста».
- Обсуждение конкретной работы переезжает в чат этой задачи.
Как узнавать поручения в потоке сообщений и кто переносит их в задачи, подробно описано в статье «Как не потерять задачу в переписке».
Обходные пути, которые не работают
Отдельный чат «Задачи». Через месяц это вторая лента, где поручения тонут так же, как в первой.
Хештеги вроде «#задача». Найти сообщение с ними легче, но ни статуса, ни срока у него не появляется.
Закреплённое сообщение со списком дел. Его правит один человек, и список устаревает быстрее, чем его успевают перечитать.
Таблица рядом с чатом. Вместо одной системы получаются две, и обновлять таблицу перестают довольно быстро. Такие таблицы обычно умирают молча. Их никто не закрывает, просто однажды в них перестают смотреть.
Как закрепить: что живёт в чате, а что в задаче
| Что | Где живёт |
|---|---|
| Быстрый вопрос, новость, «опаздываю на десять минут» | мессенджер или чат проекта |
| Поручение с исполнителем и сроком | задача |
| Обсуждение конкретной работы | чат этой задачи |
| Файлы и их версии | папка проекта или задача |
| Решения встреч | задачи и журнал решений |
Через месяц повторите самопроверку. Если поручений в общем чате стало меньше, а задач с ответственным и сроком больше, правило прижилось. Если в проектах несколько команд, держите у каждого проекта свой чат, об этом статья «Как управлять задачами нескольких проектов». Когда задач становится много и появляются сроки, бюджет и подрядчики, стоит посмотреть и на выбор инструмента, он разобран в статье «Таск-менеджер или система управления проектами».
Как это устроено в Kitamo
В Kitamo чат и задача живут рядом, но остаются разными вещами. У проекта свой чат, у каждой задачи свой. В чате задачи пишут только постановщик, ответственный и наблюдатели, поэтому обсуждения разных дел не смешиваются.
Любое сообщение превращается в задачу пунктом «Создать задачу» в его меню, а если сообщение из чата проекта, проект подставляется сам. У задачи один ответственный, срок, статус, история и учёт времени. При закрытии в карточке система просит текст результата и публикует его в чат задачи.
На телефоне тот же интерфейс, что на компьютере, а push-уведомления о сообщениях и задачах приходят прямо на экран. Звонок можно начать из любого чата. Подрядчик или заказчик работает в том же проекте внешним участником: он видит свой проект, его задачи и чат. Как устроено общение в системе, показано в разделе «Общение», а что происходит с задачей от постановки до приёмки, описано в статье «Как организовать контроль задач в компании».
Вопросы и ответы
Можно ли получать уведомления Kitamo в Telegram?
Нет. Канала уведомлений в Telegram нет, и сообщения из мессенджеров Kitamo тоже не забирает. Уведомления приходят в самой системе, на почту и push-уведомлением на телефон или компьютер. На iPhone push работает, если добавить Kitamo на экран «Домой».
А если команда ни за что не уйдёт из Telegram?
И не нужно. Оставьте ему быстрые разговоры и новости, а поручения переносите в задачи. Когда команда видит, что в задачах ничего не теряется, ставить поручения в чате перестают и без запретов.
Подходит ли мессенджер совсем маленькой команде?
Двум-трём людям с коротким проектом часто хватает. Пора переносить задачи, когда вопрос «кто взял?» звучит каждый день, а итог работы приходится искать в ленте.
Главное
Рабочий чат годится для разговора, а поручению в нём не хватает владельца, срока и статуса. Сообщению, у которого появились исполнитель и срок, место в задаче, и переносить его лучше в тот же день. Начните с пятнадцатиминутной самопроверки одного рабочего чата за прошлую неделю.
Переписка и задача рядом: демо
Откройте чат проекта ресторана в демо-компании Kitamo, выбрав роль «Сотрудник». Найдите переписку 19 и 20 августа. Дизайнер выкладывает три варианта логотипа и просит руководителя проекта ответить до пятницы, а тот выбирает второй вариант и оставляет последнее слово директору по маркетингу, когда она вернётся из отпуска. Кто ей об этом напомнит, из переписки непонятно.
Теперь откройте «Задачи» и найдите поиском «Разработать фирменный стиль: логотип, палитру, шрифты, паттерн». У задачи есть ответственный, директор по маркетингу в наблюдателях, срок, статус и плановые часы, а история хранит каждое изменение.