Как контролировать сроки проекта: ритм, инструменты и точки контроля
Как контролировать сроки проекта, если задач сотни, а руководитель один? Проверять каждую дату бесполезно: внимания не хватит, а команда устанет отчитываться. Срок проекта срывается не в день сдачи, а понемногу, по дню в неделю, и почти всегда в одном и том же месте — на цепочке работ, которую нельзя задерживать.
Ниже — на что опирается контроль сроков, какие показатели смотреть, в каком ритме и как контролировать не только даты, но и выполнение плана. Всё это можно потрогать руками в демо-компании Kitamo: в графике проекта выставки выделен критический путь и видна тень базового плана.
Содержание
- Срок проекта — это вехи, а не одна дата
- Три опоры контроля сроков
- Показатели сроков: что, откуда, как часто
- Ритм контроля: день, неделя, веха
- Пороги: когда отклонение требует решения
- Как контролировать выполнение плана, а не только даты
- Как это выглядит в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Срок проекта — это вехи, а не одна дата
Дата сдачи — последняя из цепочки контрольных точек: согласование концепции, выпуск документации, монтаж, приёмка. Каждая веха — это обещание: к этому дню готово вот это. Контролировать нужно вехи, потому что по ним видно отставание за месяцы до сдачи, а не за день.
Три опоры контроля сроков
Базовый план
Согласованный график, сохранённый как точка отсчёта. Без него любое сравнение сводится к «вроде нормально». С ним видно, на сколько дней ушла каждая веха.
Критический путь
Цепочка работ, у которых нет запаса: задержка любой из них сдвигает сдачу. Обычно это меньшая часть задач, и именно на неё тратится внимание руководителя.
Резерв
У работ вне критического пути есть запас — насколько их можно задержать без последствий для сдачи. Пока запас не кончился, задержка там не повод для тревоги.
Условный пример: на подготовке выставки на три дня задержалась печать навигации. Если у этой работы пять дней запаса, открытие не сдвигается — задержку достаточно отметить. Если печать на критическом пути, каждый день задержки — это день сдвига открытия, и решение нужно сегодня: ускорить печать, упростить объём или договориться о новой дате.
Показатели сроков: что, откуда, как часто
| Показатель | Что показывает | Как часто смотреть |
|---|---|---|
| Отклонение вех от базового плана | на сколько дней ушли контрольные точки | раз в неделю |
| Просрочки на критическом пути | что прямо сейчас сдвигает сдачу | каждый день |
| Остаток резерва у ближайших работ | где запас вот-вот кончится | раз в неделю |
| Прогноз окончания проекта | когда закончим, если ничего не менять | раз в неделю |
| Индекс выполнения сроков (SPI) | сколько работы сделано относительно плана на сегодня | раз в две недели |
Индекс выполнения сроков меньше единицы значит, что сделано меньше, чем должно быть сделано к этой дате. Он полезен тем, что учитывает объём работы, а не только даты.
Ритм контроля: день, неделя, веха
- Каждый день — только просрочки на критическом пути. Остальное может подождать.
- Раз в неделю — прогноз ближайшей вехи и сравнение с базовым планом, остаток резервов.
- Перед вехой — проверка готовности: всё ли, что должно быть готово к этой точке, действительно готово и принято.
Если проектов несколько, этот ритм превращается в обзор по исключениям — он описан в статье «Как руководителю контролировать сразу несколько проектов».
Пороги: когда отклонение требует решения
Пороги задают заранее, чтобы решение не зависело от настроения. Например: любая просрочка на критическом пути — повод для разговора в тот же день; прогноз вехи хуже базового плана больше чем на неделю — решение руководителя проекта; сдвиг даты сдачи — решение с заказчиком. Цифры у каждой компании свои, важно, чтобы они были записаны. Как устроить лестницу решений, рассказано в статье «Как правильно управлять проектами в компании».
Как контролировать выполнение плана, а не только даты
Даты могут выглядеть прилично, пока работа не делается: задачи «в работе», проценты растут до 90 и замирают. Поэтому контроль выполнения плана смотрит на результат:
- работа считается сделанной, когда закрыта с результатом, а не когда «почти готова»;
- крупные работы разбиты на части длительностью до двух-трёх недель, чтобы прогресс был виден;
- факт по часам сравнивается с планом: если часы кончаются, а результата нет, срок под угрозой.
Ранние признаки того, что план перестал выполняться, собраны в статье «Как понять, что проект выходит из-под контроля».
Как это выглядит в Kitamo
В графике проекта работы связаны четырьмя типами связей, критический путь выделен на диаграмме, у каждой работы виден резерв. Базовых планов может быть несколько: под полоской видна тень базового плана, а флажок «только с отклонением» в сравнении оставляет сдвинутые работы. Если потянуть работу на диаграмме, система сначала покажет, что сдвинется, и только потом сохранит. При сдвигах приходит уведомление, а дашборд проекта показывает индекс выполнения сроков и светофор с причинами. Подробнее о построении графика — в статье о системе планирования проектов, а все возможности — в разделе «Управление проектом».
Вопросы и ответы
Как часто обновлять план?
Фактические данные — постоянно, по ходу работы: закрытые задачи и часы. Базовый план — редко и только решением: когда меняется объём или согласован новый срок.
Что делать, если критический путь постоянно меняется?
Это нормально: когда одни работы ускоряются, а другие задерживаются, критической становится другая цепочка. Поэтому смотреть на него нужно регулярно, а не один раз при планировании.
Нужно ли показывать заказчику базовый план?
Да, если заказчик участвует в решениях о сроках. Сравнение с базовым планом делает разговор о переносе предметным: видно, что и почему сдвинулось.
Главное
Контролировать сроки проекта — значит смотреть на вехи, критический путь и резервы, сравнивать с базовым планом и держать ритм: каждый день — просрочки на критическом пути, раз в неделю — прогноз вехи. Выполнение плана проверяется результатами, а не процентами.
Проверьте контроль сроков в демо-компании
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте график выставки. Включите фильтр «Критический путь», посмотрите на тень базового плана и потяните полоску работы — появится предпросмотр того, что сдвинется. Нажмите «Отмена», чтобы ничего не менять: данные демо общие для всех посетителей.