Как не потерять задачу в переписке: как узнать поручение в чате и вовремя перенести его в задачу
Как не потерять задачу в переписке, если поручения приходят в чат проекта, в личные сообщения, на почту и в протокол вчерашней встречи? Переписка хорошо подходит для разговора и плохо держит обязательства. Сообщение «Марина, пришли смету до пятницы» через час уезжает вверх по ленте, а через неделю никто уже не помнит, пришла ли смета и кто её ждал.
Как договорённость из чата живёт задачей, видно в демо-компании Kitamo. Чат проекта выставки открывается под ролью «Сотрудник». В сообщении от 15 июля руководитель проектного офиса сообщает, что VIP-лаунж для спонсоров утверждён, и одной фразой называет исполнителя и дату. Эта фраза не потерялась, потому что в «Задачах» у неё есть своя задача с ответственным, сроком и статусом.
Содержание
- Норма: обсуждаем в чате, обязательства держим в задачах
- Как узнать поручение в потоке сообщений
- Кто переносит сообщение в задачу
- Сколько поручений проходит мимо задач
- Ритм: конец дня, встреча, пятница
- Почта, личные сообщения и заказчик
- Шесть правил для поручений в чатах и почте
- Что для этого есть в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Норма: обсуждаем в чате, обязательства держим в задачах
Переписка нужна, чтобы договориться. Задача нужна, чтобы договорённость не потерялась. Путаница начинается, когда одно пытаются заменить другим.
Для команды это значит:
- поручение, у которого есть исполнитель и результат, в течение дня становится задачей;
- в переписке на него отвечают ссылкой на задачу, и автор видит, что его услышали;
- работу по задаче обсуждают в её чате, а в общем чате проекта остаются вопросы для всех;
- файлы к работе лежат в задаче или в папке проекта, по ленте их никто не ищет.
Как узнать поручение в потоке сообщений
Поручение редко начинается со слова «поручаю». Чаще оно выглядит так:
- имя и действие: «Олег, запросишь у площадки условия?»;
- «за тобой», «давай ты», «возьмёшь?»;
- срок без даты: «к концу недели», «до встречи», «на днях»;
- упоминание человека с вопросом, на который одним словом не ответишь;
- итог разговора: «договорились, что Аня готовит сравнение».
Надёжный признак только один. После сообщения кто-то должен что-то сделать, и на это уйдёт больше пары минут. Всё остальное можно спокойно оставить в ленте.
Кто переносит сообщение в задачу
Удобнее всего правило «кто попросил, тот и завёл». Постановщик знает, какой результат ему нужен, и сразу записывает его в задачу. Если он этого не сделал, задачу заводит исполнитель и добавляет просившего наблюдателем, чтобы тот видел и срок, и результат. Как сформулировать её так, чтобы не переспрашивали, описано в статье «Как поставить задачу так, чтобы её точно поняли».
Хуже всего, когда каждый думает, что задачу завёл другой. Поэтому заведённую задачу отмечают в чате коротким ответом на исходное сообщение.
Представим агентство на 25 человек, где заказчики пишут менеджерам в общий чат проекта. Менеджер после созвона отвечает «принял», и на этом всё. Через неделю заказчик спрашивает, где макет, а дизайнер слышит о макете впервые. Когда в агентстве договорились, что «принял» пишут только вместе со ссылкой на задачу, у каждого такого ответа появился ответственный и срок.
Сколько поручений проходит мимо задач
| Потерянные поручения | Где искать | Как часто | Кто проверяет |
|---|---|---|---|
| Поручения в чате проекта без задачи | последние полсотни сообщений чата | раз в неделю | руководитель проекта |
| Работа, о которой узнали в день срока | разбор просрочек | раз в месяц | руководитель отдела |
| Вопросы по задаче вне её чата | личные сообщения, общий чат | при случае | все участники |
| Решения встреч без задач | протокол встречи и задачи проекта | после каждой встречи | организатор встречи |
Первую строку считают вручную, это минут пятнадцать. Если из десяти поручений задачей стали три, правило пока живёт только на бумаге.
Ритм: конец дня, встреча, пятница
В конце дня каждый пролистывает свои чаты и ищет сообщения, где упомянут он сам или где он что-то пообещал. Всё найденное становится задачей или получает ответ «не моё, кому передать?».
После встречи организатор заводит задачи по решениям, пока все ещё на связи. Протокол без задач через неделю никто не откроет. Как вести решения встреч в журнале и обходиться без лишних планёрок, описано в статье «Как сократить количество совещаний».
В пятницу руководитель проекта листает чат проекта за неделю и сверяет поручения с задачами. Обычно находится два-три потерянных, и лучше найти их в пятницу, чем в день срока.
Почта, личные сообщения и заказчик
Почта теряет задачи по-своему. Письмо прочитали, отложили «на потом», и оно опустилось под новые. Письмо с просьбой переносят в задачу вместе с вложениями, а отправителю отвечают сроком.
Личные сообщения — самое тёмное место. Руководитель пишет сотруднику в личку «глянь до вечера», и в общем списке этой работы нет. Тем, кто поручает в личке, правило «кто попросил, тот и завёл» нужно вдвойне. Куда ещё уходит невидимая работа, разобрано в статье «Как руководителю видеть задачи всей команды».
С заказчиком сложнее, он пишет туда, где ему удобно. Перенос его просьб целиком лежит на менеджере проекта. Тот заводит задачу и отвечает заказчику уже по ней. Если проектов несколько, у каждого должен быть свой чат, иначе поручения разных проектов смешаются, об этом статья «Как управлять задачами нескольких проектов».
Шесть правил для поручений в чатах и почте
- Поручение с исполнителем и результатом становится задачей в течение рабочего дня.
- Задачу заводит тот, кто попросил. Если не завёл, заводит исполнитель и добавляет просившего наблюдателем.
- На поручение в переписке отвечают ссылкой на задачу.
- Работу по задаче обсуждают в её чате.
- Решения встреч становятся задачами до конца дня.
- В конце дня каждый пролистывает свои упоминания.
Что для этого есть в Kitamo
Любое сообщение можно превратить в задачу. Пункт «Создать задачу» есть в меню по правому клику и в панели при наведении, на телефоне меню открывается долгим нажатием. Если сообщение написано в чате проекта, проект у задачи подставится сам.
У задачи сразу появляется свой чат с постановщиком, ответственным и наблюдателями. Файл, отправленный в этот чат, сам привязывается к задаче. Упоминание через @ приходит отдельным уведомлением и по умолчанию дублируется на почту. Важное сообщение можно закрепить в чате, а в панели «О чате» есть список дел; в чате задачи этот список и есть её чек-лист.
Письмо из рабочего ящика превращается в задачу кнопкой «В задачу»: тема и текст становятся задачей, вложения прикрепляются к ней. Поиск находит по части слова сразу в сообщениях, задачах и файлах. Как устроены чаты, почта и календарь, показано в разделе «Общение». Что происходит с задачей после постановки, описано в статье «Как организовать контроль задач в компании».
Вопросы и ответы
Не проще ли запретить поручения в чатах?
Не получится, да и незачем. Поручения рождаются в разговоре, и это нормально. Запрещать стоит только привычку оставлять их там.
А если поручение на пять минут?
Сделайте и ответьте в чате, что готово. Задача нужна там, где между просьбой и результатом проходит время и есть шанс забыть.
Заказчик пишет во внешний мессенджер. Kitamo заберёт оттуда сообщения?
Нет, сообщения из внешних мессенджеров Kitamo не забирает, и переносить их придётся вручную. Если заказчик готов, пригласите его в проект внешним участником. Он увидит свой проект, его задачи и чат и сможет писать прямо туда.
Главное
Переписку чинить не нужно, достаточно не хранить в ней обязательства. Поручение, на которое уйдёт больше пары минут, в тот же день переезжает в задачу, а в чате остаётся ответ со ссылкой на неё. Начните сегодня с пятиминутного просмотра своих упоминаний перед уходом.
От сообщения к задаче в демо
С ролью «Сотрудник» откройте в демо-компании Kitamo чат проекта выставки и прокрутите его к середине июля. Там руководитель проектного офиса пишет об утверждённом VIP-лаунже и поручает проект лаунжа Егору до 4 августа. Найдите эту работу в «Задачах» поиском по слову «лаунж» и откройте карточку «Разработать проект VIP-лаунжа для спонсоров». В ней ответственный, наблюдатели, срок и плановые часы.
Потом вернитесь в чат проекта, щёлкните правой кнопкой по любому сообщению и выберите «Создать задачу». Проект подставится сам, а у новой задачи появится свой чат, где постановщик вы.