Как отличить важную задачу от срочной: три вопроса, матрица на примере проекта и неделя для важного
Как отличить важную задачу от срочной, если срочное кажется важным уже потому, что о нём напоминают? Представим руководителя проекта, который весь день отвечает на письма, правит слайд к утреннему совещанию и выясняет, кто закажет пропуск курьеру. Вечером он видит, что спецификация оборудования, от которой зависит закупка, не сдвинулась ни на строчку. Лишнего за день он не сделал. Всё сделанное было срочным, а важной была спецификация.
Различие видно и в плане проекта. В демо-компании Kitamo проект выставки удобно открыть ролью «Руководитель проекта» и сравнить два экрана, список задач с сортировкой по дедлайну и график с включённым критическим путём.
Содержание
- Важность и срочность измеряют разное
- Три вопроса для проверки
- Матрица на примере проекта выставки
- Как важное превращается в срочное
- Что измерять
- Неделя, в которой важному есть место
- Кто защищает важное
- Важное и срочное в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Важность и срочность измеряют разное
Важность говорит о последствиях. Насколько изменится результат проекта или компании, если задачу не сделать совсем? Срочность говорит о времени. Сколько осталось до момента, после которого делать уже поздно или дорого?
Эти шкалы не зависят друг от друга. Регламент безопасности на дни выставки очень важен, но за три месяца до открытия совсем не срочен. Письмо о новом порядке пропусков в бизнес-центр срочное, пропуска меняют завтра, а на проект оно почти не влияет.
У срочности есть неприятное свойство. Её часто создают другие люди: кто-то забыл, кто-то перестраховался, кто-то просто пишет в чат громче остальных. Важность громкостью не создашь, она берётся из целей проекта.
Три вопроса для проверки
Когда задача пришла и требует внимания прямо сейчас, хватает трёх вопросов. Отвечать на них стоит честно и по одному.
Что будет, если её не сделать совсем?
Если ответ «ничего особенного», задача не важна, сколько бы раз о ней ни напоминали. Если пострадает веха, деньги или обещание заказчику, задача важна, даже когда до срока далеко.
Что будет, если сделать её через неделю?
Это вопрос о срочности. Ответ «то же самое» означает, что спешка придумана и задаче можно спокойно дать дату. Ответ «будет поздно» делает её срочной.
Кто назначил срок и почему именно сейчас?
Срок от заказчика или от следующей работы в плане настоящий. Срок «мне нужно к утру» от коллеги бывает настоящим тоже, но стоит спросить, что произойдёт утром. Нередко выясняется, что отчёт к девяти откроют только в обед.
Матрица на примере проекта выставки
Четыре сочетания удобно держать в таблице, её часто называют матрицей Эйзенхауэра. Примеры условные.
| Сочетание | Пример | Что делать |
|---|---|---|
| Важно и срочно | генеральная репетиция открытия накануне выставки | делать сейчас и самому |
| Важно, но не срочно | регламент реагирования на инциденты за три месяца до открытия | дать дату и часы, поставить в план недели |
| Срочно, но не важно | письмо о порядке пропусков в офис | сделать за десять минут или передать |
| Не важно и не срочно | переделка шаблона внутренней презентации | отложить без даты или отменить |
Вся польза матрицы во второй строке. Первую сделают в любом случае, третью и четвёртую рано или поздно отсеет здравый смысл. А важное несрочное без явной даты в плане не сделает никто.
Как важное превращается в срочное
Важная задача без даты не лежит спокойно. Она стареет и однажды становится срочной. До открытия две недели, регламента нет, и его пишут ночью, без согласования со службой безопасности. Почти каждый пожар в проекте начинался как такая тихая важная задача, которую откладывали ради мелочей. Как выйти из этого круга, рассказано в статье «Как перестать тушить пожары в компании».
У руководителя ловушка глубже. Срочное идёт к нему со всех сторон, и если не защищать время, неделя целиком уходит на чужие сроки. Почему так выходит и как разобрать собственную неделю, объяснено в статье «Почему руководитель постоянно занят операционкой».
Что измерять
| Тревожный признак | Откуда данные | Как часто | Кто проверяет |
|---|---|---|---|
| Задачи, которые поставили и закрыли в один день | список задач по дате создания | раз в неделю | руководитель команды |
| Задачи высокого приоритета без срока или без плановых часов | список задач с отбором по приоритету | раз в неделю | руководитель проекта |
| Часы вне задач: совещания, переписка, административная работа | недельные отчёты | раз в неделю | линейный руководитель |
| Важные задачи, у которых срок подошёл вплотную | список задач с отбором по сроку и приоритету | каждый день | ответственный |
Первая строка показывает, сколько дня съедает срочное. Если такие задачи у человека составляют больше половины, на важное времени не остаётся, и характер тут ни при чём. Так устроена его работа.
Неделя, в которой важному есть место
В понедельник выберите одну-две важные несрочные задачи и дайте им дату, плановые часы и время в календаре. Без этого они проиграют любому письму.
Каждый день срочное разбирают пачками, в два-три окна. Отвечать на всё по мере поступления значит отдать день тем, кто пишет чаще. Окна проще удержать, когда совещаний меньше, и как их сократить, разобрано в статье «Как сократить количество совещаний».
В пятницу посмотрите, сколько часов за неделю досталось важным задачам и сколько совещаниям и переписке. Пара недель такого учёта честнее любого самоощущения.
Кто защищает важное
Сотрудник защищает его вопросом. Когда приходит срочная просьба, он уточняет, к какому сроку она нужна на самом деле и что ради неё отложить. Дерзости в этом нет, это обычная рабочая договорённость.
Руководитель защищает важное тем, что сам не превращает всё в срочное. Каждое его «нужно вчера» обесценивает следующее. Он же решает, какой срок сдвинуть и кому передать работу, если срочное от разных людей не помещается в день. Как при этом расставлять уровни, описано в статье «Как определить приоритет задач».
Правило для команды помещается в пять строк.
- У важной задачи есть дата и часы, даже если до срока далеко.
- Кто приносит срочное, говорит, что ради него отложить.
- Срочные мелочи разбирают в отведённые окна.
- Срок «к утру» проверяют вопросом, что случится утром.
- Раз в неделю смотрим, сколько часов ушло на важное.
Важное и срочное в Kitamo
Отдельного поля «важность» в Kitamo нет. Срочность в системе выражает срок. Готовые фильтры «На сегодня», «На неделе», «Почти просрочены» и «Просроченные» собирают задачи по нему, а за сутки до дедлайна приходит уведомление «Скоро дедлайн». Важность передают приоритетом и критическим путём графика. Параметр «На критическом пути» в фильтре отбирает задачи, задержка которых сдвинет окончание проекта.
Из этих полей матрица собирается двумя личными фильтрами. Первый отбирает высокий и критический приоритет с параметром «Без срока», это важное, которому пора дать дату. Второй показывает задачи с дедлайном в ближайшие семь дней. Сохранённые фильтры у каждого свои и одинаково открываются на компьютере и в телефоне.
Где время уходит мимо задач, видно в недельном отчёте. В нём есть отдельная строка «Прочее» для совещаний и административной работы, и комментарий к ней обязателен. Как выглядит рабочий день в системе, показано на странице «Один день в системе».
Вопросы и ответы
Есть ли в Kitamo матрица важного и срочного?
Отдельного экрана нет. Её собирают из приоритета, срока и критического пути двумя-тремя сохранёнными фильтрами, как описано выше. Нам кажется, так даже честнее. Важность задачи всё равно определяет человек, а фильтр лишь помогает не потерять её из виду.
Что делать, если срочное ставит руководитель?
Спросить то же, что у всех: к какому сроку на самом деле и что отложить. Нормальный руководитель на такой вопрос ответит. Если же срочное от него приходит каждый день, стоит поговорить о планировании, и начать с фактов, например сколько задач за месяц пришло «на вчера».
Всегда ли просьба заказчика важна?
Срочна часто, важна не всегда. Если просьба меняет объём или сроки проекта, её оформляют как изменение и оценивают. Если это уточнение на пять минут, его делают сразу и не превращают в событие.
Главное
Срочное само напоминает о себе, а важное ждёт молча, поэтому защищать в плане приходится только его. Самый полезный шаг занимает пять минут в понедельник. Выберите одну важную несрочную задачу и дайте ей дату и часы. А срочное, которое приносят другие, проверяйте вопросом «что будет, если через неделю?».
Важное и срочное — в демо
Выберите в демо-компании Kitamo роль «Руководитель проекта» и откройте проект выставки. В блоке задач отсортируйте список по дедлайну, и сверху окажутся работы с ближайшими сроками. Потом откройте график и нажмите «Критический путь». На диаграмме останутся работы, задержка которых сдвинет открытие.
Сравните два списка. Задачи, которые есть в обоих, важны и срочны одновременно. Работы с критического пути, до которых ещё далеко, и есть то важное, которому стоит дать часы заранее, пока оно не стало пожаром.