Как правильно ставить задачи сотрудникам: семь правил и причины, по которым они работают
Как правильно ставить задачи сотрудникам, чтобы потом не тратить неделю на уточнения и переделки? Большинство проблем исполнения рождается не в работе, а в момент постановки: задача прозвучала на бегу, срок «как получится», результат каждый понял по-своему. Хорошая постановка — не талант руководителя, а система правил, у каждого из которых есть причина.
Ниже — семь правил и зачем каждое нужно, ошибки постановки и их цена, показатели, ритм и то, как договориться о правилах с командой. Как выглядят задачи, поставленные по правилам, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: в проекте ресторана откройте задачу о наборе поваров — в карточке видны результат, срок, ответственный, наблюдатели и плановые часы.
Содержание
- Норма: задачу можно передать без пересказа
- Семь правил постановки и зачем каждое нужно
- Ошибки постановки и во что они обходятся
- Показатели качества постановки
- Ритм постановки: день, неделя, месяц
- Кто реагирует, если задача поставлена плохо
- Как договориться о правилах с командой
- Что подсказывает Kitamo при постановке
- Вопросы и ответы
- Главное
Норма: задачу можно передать без пересказа
Задача поставлена правильно, если её может взять человек, который не слышал разговора, где она родилась. Проверка на передачу: заболел ответственный — продолжит ли коллега по карточке задачи, никому не звоня? Если нет, часть задачи осталась в голове постановщика.
Второй признак нормы — время руководителя уходит на постановку, а не на разъяснения после неё. Короткий список того, что должна содержать задача, есть в статье «Как организовать работу проектной команды»; здесь — почему работает каждое правило и что случается, когда его нарушают.
Семь правил постановки и зачем каждое нужно
1. Результат вместо процесса
Задача называет, что должно появиться, а не чем заниматься. Зачем: результат можно принять или вернуть, а процесс — только наблюдать. Описанный процесс толкает руководителя проверять ход работы, и он незаметно уходит в надзор — об этом статья «Как управлять проектом без микроменеджмента».
2. Срок — дата, согласованная до старта
Не «на неделе», а день и, если важно, время. Зачем: расплывчатый срок проигрывает любому конкретному в плане исполнителя. Согласуют его до начала работы, пока «не успею» ещё можно учесть, а работе длиннее недели нужна промежуточная точка.
3. Один ответственный
Исполнять могут несколько человек, отвечать — один. Зачем: при двух ответственных каждый вправе ждать другого. Если результат делят двое, это две задачи; как раскладывать роли в большой работе, разобрано в статье «Как распределять ответственность в проекте».
4. Критерий приёмки известен заранее
До старта постановщик говорит, по каким признакам примет работу: объём, формат, кто ещё должен согласиться. Зачем: без критерия приёмка превращается в спор вкусов. Критерий заодно подсказывает исполнителю, где остановиться и не шлифовать мелочи.
5. Объяснено, зачем это нужно
Две-три фразы: для чего результат, кто им воспользуется, что важнее — скорость или тщательность. Зачем: по ходу работы исполнитель принимает десятки мелких решений, которые в задаче не описать, и цель помогает принять их так, как принял бы постановщик.
6. Приоритет задан относительно других задач
Не «срочно», а «важнее, чем…»: что эта задача может подвинуть, а что нет. Зачем: когда срочным отмечено всё, порядок выбирает исполнитель — обычно в пользу того, кто громче напомнил. Как держать приоритеты и загрузку в равновесии, разобрано в статье «Система управления задачами сотрудников».
7. Плановые часы оценены
Постановщик оценивает трудоёмкость и сверяет оценку с исполнителем. Зачем: поручение — это ещё и решение, на что уйдёт время человека. Часы показывают перегруз до того, как он случился, а сравнение плана с фактом учит оценивать точнее.
Ошибки постановки и во что они обходятся
| Ошибка | Как проявляется | Во что обходится |
|---|---|---|
| Поручение-действие: «разобраться», «посмотреть» | исполнитель приносит не то, начинается второй круг | работа делается дважды |
| Срок «как можно скорее» | каждый понимает его по-своему | срываются работы, которые ждали эту |
| Два ответственных | каждый ждёт другого | задача стоит до самого срока |
| Нет критерия приёмки | спор при сдаче | возвраты и испорченные отношения |
| Нет контекста | формально сделано, по сути не то | потерянные дни и повторная постановка |
| Всё срочное | исполнитель сам выбирает порядок | важное уступает громкому |
| Нет оценки часов | перегруз не виден заранее | переработки и сорванные сроки в соседних проектах |
Ошибки постановки дорожают с каждым днём: пока работа не началась, неточность исправляется одной правкой текста, а после сдачи — переделкой и новым сроком.
Показатели качества постановки
| Что смотреть | Откуда | Как часто | Кто |
|---|---|---|---|
| Уточняющие вопросы в первые дни после постановки | чаты задач | по ходу работы | постановщик |
| Задачи, возвращённые после сдачи | история задач | раз в месяц | руководитель отдела |
| Задачи без срока или без плановых часов | задачи проекта с сортировкой по дедлайну и плану | раз в неделю | руководитель проекта |
| Задачи, не взятые в работу через два-три дня | список задач | раз в неделю | постановщик |
| Отклонение факта часов от плана | отчёт по времени | раз в месяц | руководитель проекта |
Эти цифры говорят о постановке, а не об исполнителях: если возвратов много у всех, дело в правилах, а не в людях.
Ритм постановки: день, неделя, месяц
- Каждый день задачи ставят сразу со всеми полями, а на вопросы в чате задачи отвечают в тот же день: вопрос без ответа останавливает работу.
- Раз в неделю — пятнадцать минут на ревизию: какие задачи без срока, без часов, не взяты в работу. Их дописывают или снимают.
- Раз в месяц — разбор возвратов и отклонений по часам: какое правило нарушают чаще всего и что поправить — формулировки, шаблоны или нормы часов.
Кто реагирует, если задача поставлена плохо
Первым — исполнитель. У него есть право и обязанность спросить до старта: непонятен результат, нереален срок, нет исходных данных — вопрос идёт в чат задачи, а не превращается в молчаливое «разберусь». Постановщик отвечает там же и дописывает ответ в описание, чтобы он не потерялся в переписке.
Если плохие постановки повторяются у одного человека, это вопрос к его руководителю: помочь с формулировками, дать шаблоны, разобрать пару задач вместе. Если у всех — к правилам: их не договорили или не держат сверху.
Как договориться о правилах с командой
- Возьмите пять недавних задач, которые пошли не так, и разберите их вместе с командой: какого правила не хватило.
- Выберите обязательный минимум — например, результат, срок и один ответственный. Остальное вводите по мере привычки.
- Запишите правила на одну страницу, по строке на каждое, и положите её туда, где ставят задачи.
- Дайте исполнителю право вернуть задачу без критерия приёмки — вежливо и в тот же день.
- Соблюдайте правила первым: если руководитель раздаёт поручения голосом в коридоре, остальные будут делать так же.
- Через месяц пересмотрите правила по фактам: стало ли меньше возвратов и уточнений.
Что подсказывает Kitamo при постановке
- У задачи есть постановщик, один ответственный и наблюдатели: видно, кто поставил, кто отвечает и кто следит.
- Плановые часы задаёт постановщик. После сохранения план меняется только корректировкой с комментарием, а на 80 и 100 % постановщику приходят предупреждения.
- Чек-листы и подзадачи раскладывают большую работу на проверяемые шаги.
- Закрывая задачу в карточке, пишут текст результата — он публикуется в чат задачи, и его сверяют с критерием приёмки.
- В библиотеке 354 шаблона задач с плановыми часами, разложенных по направлениям работы: типовую задачу не нужно формулировать с нуля.
- Система показывает задачи, не взятые в работу, и задачи без движения.
Как устроена система управления задачами в целом, разобрано в статье «Система управления задачами», а возможности для ежедневной работы собраны в разделе «Ежедневная работа».
Вопросы и ответы
Нужно ли расписывать каждую мелкую задачу?
Нет. Если работа займёт меньше часа и её результат нужен только вам двоим, хватит сообщения в чате. Правила нужны там, где результат ждут другие, есть срок и работу придётся принимать.
Как поручить одну и ту же работу нескольким сотрудникам?
Дать каждому свою задачу. В Kitamo при постановке можно выбрать нескольких ответственных — у каждого появится своя копия задачи со своим результатом при закрытии.
Можно ли засечь, сколько времени реально ушло на задачу?
Таймера в Kitamo нет: факт вносит исполнитель вручную — в задаче или недельным отчётом. Для сравнения с плановыми часами постановщика этого хватает: в карточке видно отклонение, а при превышении — отметка «План превышен на N ч».
Главное
Правильно ставить задачи сотрудникам — значит каждый раз фиксировать результат, срок, одного ответственного, критерий приёмки, контекст, приоритет и плановые часы и понимать, зачем нужно каждое правило. Тогда задачу можно передать без пересказа, спор при сдаче сменяется проверкой по критерию, а о правилах команда договаривается один раз и держит их начиная с руководителя.
Задача, поставленная по правилам, — в демо
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте в проекте ресторана задачу «Набрать поваров горячего, холодного и кондитерского цехов». В описании записан результат — сколько людей и к какой дате; ответственный один, ещё двое следят за ходом как наблюдатели.
В блоке времени — плановые часы, а на вкладке чек-листов — ставки по цехам: по отметкам видно, что уже закрыто, без единого вопроса исполнителю.