Как руководителю видеть состояние всех проектов компании: сводка на одной странице
Как руководителю видеть состояние всех проектов компании, если каждый руководитель проекта рассказывает о своём по-своему? Один присылает длинное письмо, другой говорит «всё нормально», у третьего таблица, где «зелёный» значит не то, что у соседа. Сложить из этого общую картину нельзя: строки несравнимы. Картина появляется, когда у всех проектов одинаковые поля, цвета ставятся по общему правилу, а у каждой цифры есть понятный источник.
Ниже — поля сводки, правила цветов, формат на одной странице и то, кто и когда её собирает. Источники для такой сводки можно посмотреть в демо-компании Kitamo: войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте статус-отчёты выставки и ресторана, а затем раздел «Ресурсы» с загрузкой команды по обоим проектам.
Содержание
- Что считать нормой
- Поля сводки: что, откуда, кто
- Одни правила цветов для всех проектов
- Как выглядит сводка на одной странице
- Ритм и роли: кто и когда собирает сводку
- Что Kitamo даёт для сводки, а чего в нём нет
- Вопросы и ответы
- Главное
Что считать нормой
Норма — за десять минут руководитель понимает по каждому проекту пять вещей: в каком он состоянии и почему, успевает ли к ближайшей вехе, сколько израсходовано относительно плана, что ему угрожает и какое решение нужно сверху. Для этого нужна одна страница: проекты — строками, ответы — столбцами. У такой страницы три условия:
- одинаковые поля — у маленького и большого проекта один набор столбцов;
- общие определения — «жёлтый» и «веха под угрозой» значат одно и то же во всех строках;
- дата данных — в каждой строке видно, на какой день она верна.
Что делать с отклонениями, которые видны на такой странице, — пороги, ритм обзора, эскалации, — разобрано в статье «Как руководителю контролировать сразу несколько проектов». Здесь речь о самой картине: из чего она состоит и откуда берутся данные.
Поля сводки: что, откуда, кто
| Столбец | Откуда брать | Кто вносит |
|---|---|---|
| Проект и его руководитель | карточка проекта | координатор |
| Этап жизненного цикла | ползунок этапа в проекте | руководитель проекта |
| Цвет и причина одной фразой | светофор на дашборде, статус-отчёт | руководитель проекта |
| Ближайшая веха: база и прогноз | график и сравнение с базовым планом | руководитель проекта |
| Часы: факт к плану | отчёт по времени с группировкой по проектам | координатор |
| Деньги: индекс стоимости или прогноз к базовому бюджету | бюджет и дашборд проекта | руководитель проекта |
| Перегруженные люди | тепловая карта загрузки | координатор |
| Главный риск и его владелец | реестр рисков | руководитель проекта |
| Нужное решение и срок | статус-отчёт: проблемы и просьбы | руководитель проекта |
| Данные на дату | дата статус-отчёта | координатор |
Всё, кроме денег, обновляется раз в неделю; деньги — раз в месяц, если бюджет не меняется быстрее. Десять столбцов — предел: сводку, которая не помещается на страницу, перестают читать.
Одни правила цветов для всех проектов
Если цвет ставят по ощущению, красный в двух строках значит разное. Внутри проекта общий словарь статусов описан в статье «Как создать прозрачную систему управления проектами». Сводке нужен такой же словарь, только один на все проекты, и удобнее всего определять цвет через то, что он требует от читателя:
| Цвет | Когда ставится | Что требует от руководителя компании |
|---|---|---|
| Зелёный | идёт по плану, мелкие отклонения не задевают вехи и бюджет | ничего, кроме чтения |
| Жёлтый | отклонение задевает веху или бюджет, но руководитель проекта справляется сам и пишет, как именно | прочитать причину и меру |
| Красный | нужна помощь сверху: срок сдачи, деньги, объём или человек из другого проекта | решения |
| Серый | статус не пришёл или устарел | выяснить, почему нет данных |
Серый цвет важнее, чем кажется: строка без свежих данных не должна выглядеть зелёной. Молчание проекта — тоже информация.
Как выглядит сводка на одной странице
Одна таблица, проекты — строками. Сверху — дата данных и сколько проектов какого цвета. Строки идут в порядке внимания: красные, серые, жёлтые, зелёные, внутри цвета — по дате ближайшей вехи. Внизу — то, чего не видно в строках: люди, перегруженные сразу в нескольких проектах, и решения, которые ждут руководства, со сроками.
Условный пример — фрагмент сводки компании с шестью проектами:
| Проект | Цвет и причина | Веха: база → прогноз | Часы | Нужно от руководства |
|---|---|---|---|---|
| Офис на Лесной | красный: поставщик мебели сорвал поставку | 14.10 → 28.10 | 71 % | выбрать другого поставщика до среды |
| Каталог для дилеров | серый: статус не пришёл | — | — | узнать, почему нет данных |
| Сайт клиники | жёлтый: заказчик вернул макеты, сдвиг в пределах полномочий | 03.11 → 06.11 | 48 % | — |
| Ребрендинг сети | зелёный | 20.11 → 20.11 | 35 % | — |
Разговор нужен о двух первых строках: в одной ждут решения, в другой нет данных. Жёлтая строка уже содержит ответ руководителя проекта, зелёная не требует ничего.
Ритм и роли: кто и когда собирает сводку
- Каждый день сигналы идут руководителям проектов, а не руководителю компании: сводка зависших задач, напоминания, уведомления о сдвигах графика. В сводку попадает уже итог.
- Раз в неделю, например в пятницу, приходят статус-отчёты всех проектов. В понедельник утром координатор переносит их в сводку, добавляет часы из отчёта по времени и перегруженных людей из карты загрузки.
- Раз в месяц добавляются деньги, а поля и определения цветов пересматриваются.
- Раз в квартал накопленные сводки показывают, какие проекты чаще других бывали жёлтыми и почему, — это материал для оценки из статьи «Как оценить эффективность управления проектами».
За содержание строки отвечает руководитель проекта: цвет, причина, прогноз, нужное решение. Координатор — помощник руководителя, сотрудник проектного офиса или руководители проектов по очереди — переносит данные и проверяет полноту и свежесть, но не переписывает чужие выводы. Вопросы по строке руководитель компании задаёт её автору, а не координатору.
Что Kitamo даёт для сводки, а чего в нём нет
Честно: единого экрана, где светофоры всех проектов компании стоят рядом, в Kitamo нет. Светофор и статус-отчёт живут внутри проекта, главная страница руководителя личная, сводного бюджета по компании нет. Поэтому сводную таблицу собирают раз в неделю из таких источников:
- Статус-отчёты по расписанию: цифры за период и светофор собираются сами, итоги, планы, проблемы и просьбы пишет руководитель проекта; опубликованный отчёт уходит в чат проекта и на почту.
- Дашборд проекта: светофор с объяснением — просрочки, блокеры, отклонение от плана, показатели освоенного объёма — и прогноз стоимости на завершение.
- Тепловая карта загрузки: люди по неделям сразу по всем проектам, с выгрузкой в Excel. Подробнее — в статье о системе управления ресурсами.
- Отчёт по времени с группировкой по проектам, выгрузка в Excel и CSV. Как вести учёт, чтобы цифрам можно было верить, — в статье о системе учёта рабочего времени.
- Сводка зависших задач: руководителю проекта — одна на все его проекты.
Саму сводку удобно держать документом Excel в закрытом проекте руководства: таблица правится прямо в браузере, а нажатая раз в неделю кнопка «Создать новую версию» оставит прошлые сводки в истории. Дашборд и статус-отчёт описаны в разделе «Управление проектом».
Вопросы и ответы
Можно ли собрать такую сводку в Kitamo автоматически?
Нет, сводного экрана по всем проектам нет. Сами приходят статус-отчёты — в чат проекта и на почту, — а руководителям проектов ещё и сводка зависших задач. Карту загрузки и отчёт по времени открывают, когда собирают таблицу. Если поля и источники договорены заранее, сборка занимает немного времени.
Почему бы не смотреть дашборды проектов по очереди?
Можно, пока проектов два-три. Дальше каждый дашборд читается как отдельная история, а решения между проектами — кому отдать человека, какой срок двигать — требуют видеть строки рядом.
Показывать ли сводку руководителям проектов?
Да. Когда руководители проектов видят соседние строки, споры за общих людей решаются раньше: видно, у кого веха горит, а у кого есть запас. Сводка перестаёт быть отчётом наверх и становится общей картой.
Главное
Чтобы видеть состояние всех проектов компании, руководителю нужна одна страница: проекты строками, одинаковые столбцы, цвета по общему правилу с причиной, дата данных в каждой строке и серый цвет для проектов без свежего статуса. Данные для неё дают статус-отчёты, графики, отчёт по времени и карта загрузки; строку заполняет руководитель проекта, а собирает страницу координатор — к одному и тому же часу каждую неделю.
Соберите две строки сводки на демо-данных
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте статус-отчёты обоих проектов — выставки и ресторана: цвет, причина, сделанное и просьбы уже там. Затем откройте раздел «Ресурсы» и посмотрите загрузку команды по двум проектам. Попробуйте заполнить по ним две строки сводки из этой статьи — сразу станет видно, какие поля берутся из системы, а какие придётся договорить в своей компании.