Как перейти от Excel к системе управления проектами: что переносить и когда выключать таблицу
Как перейти от Excel к системе управления проектами и не остановить проект на время переезда? Таблицы бросают не потому, что они плохие. Их бросают, когда файлов становится пять, у каждого своя версия, даты пересчитывают руками, а сводку по часам собирают полдня. Сам перенос данных занимает день-два, а ломается переезд позже — в период, когда живут и таблица, и система.
Ниже — что переносить и в каком порядке, что спокойно оставить в Excel, как пережить параллельную работу и сохранить историю. Как выглядит проект после переезда, можно посмотреть в демо-компании Kitamo: откройте график проекта выставки — структура работ там правится как таблица, а сам график выгружается в Excel.
Содержание
- Что получится после переезда
- Опишите свои таблицы, прежде чем переносить
- Порядок переноса по шагам
- Что можно спокойно оставить в Excel
- Как не потерять историю
- Как понять, что переезд состоялся
- Переезд в Kitamo по экранам
- Вопросы и ответы
- Главное
Что получится после переезда
Excel не исчезнет — он перестанет быть источником. Через месяц после переезда:
- у каждого вида данных одно место: план — в графике, поручения и часы — в задачах, деньги — в бюджете, риски — в реестре;
- при сдвиге работы даты следующих пересчитываются без правки формул;
- статус собирают из системы, а не из пяти файлов;
- в Excel остаются выгрузки и расчёты, которые система не ведёт.
Где проходит граница между списком задач и системой управления проектами, разобрано в статье «Таск-менеджер или система управления проектами». Здесь — сам переезд.
Опишите свои таблицы, прежде чем переносить
Сначала соберите все файлы, в которых живёт проект: не только план, но и таблицы часов, расходов, рисков, перечень документов. Для каждого запишите, кто его ведёт, когда его обновляли в последний раз и кто им пользуется. Затем решите судьбу каждого:
| Таблица | Куда переезжает | Что остаётся в Excel |
|---|---|---|
| План-график | структура работ, связи и вехи в графике | выгрузки для заказчика |
| Список поручений | задачи с ответственными и сроками | ничего |
| Табель часов | часы в задачах и недельный отчёт | выгрузки отчётов по времени |
| Бюджет затрат | статьи бюджета, факт из расходов (и часов — при учёте по ставкам) | модель доходов и маржа |
| Список рисков | реестр рисков с владельцами | ничего |
| Перечень документов | документы проекта с версиями | ничего |
Файлы, которые никто не открывал больше месяца, не переносятся вовсе: это архив.
Порядок переноса по шагам
Шаг 1. Выберите проект и день переезда
Удобнее всего переезжать на старте проекта или этапа. Проект, который сдаётся через месяц, лучше довести в таблице. Назначьте день, с которого источником становится система, и сообщите его всей команде.
Шаг 2. Перенесите структуру работ
Приведите таблицу плана в порядок: одна строка — одна работа, без объединённых ячеек, промежуточных итогов и статусов, обозначенных только цветом заливки. Затем вставьте структуру работ из Excel в таблицу графика и проверьте то, что раньше держалось в голове автора: связи, вехи, ответственных. Как разложить и связать работы, разобрано в статье о системе планирования проектов.
В день переезда зафиксируйте базовый план: от него дальше считаются все отклонения. Как контролировать сроки по базовому плану, рассказано в статье «Как контролировать сроки проекта».
Шаг 3. Перенесите открытые задачи, а не архив
Поручения из таблицы становятся задачами с ответственным, сроком и плановыми часами. Закрытое остаётся в файле: восстанавливать его задачами — неделя работы без пользы.
Шаг 4. Перенесите бюджет на дату переезда
План переносят по статьям затрат, а то, что уже потрачено, — итоговыми суммами по статьям на день переезда. Дальше факт копится по ходу работы: из расходов, а при включённом учёте по ставкам — и из часов. Как устроить статьи, резерв и прогноз, описано в статье «Как контролировать бюджет проекта».
Шаг 5. Проведите короткую параллельную работу
Две-три недели таблица живёт рядом с системой, но только для чтения: новые данные вносят в систему, а таблицу открывают, чтобы сверить. Раз в неделю сравнивайте ключевые даты и суммы. Нашли расхождение — ищите, что не перенесли, и дополняйте систему, а не таблицу.
Шаг 6. Выключите таблицу
Таблицу выключают, когда два статуса подряд собраны из системы, а в файл за неделю никто не заглядывал. Сохраните последнюю версию в документы проекта с датой переезда в названии и объявите, что правки в неё больше не вносятся.
Что можно спокойно оставить в Excel
Excel хорош для расчётов и выгрузок и плох как общий журнал проекта. Поэтому правило простое: в таблице можно считать, но не вести.
- Выгрузки. График с колонками базового плана для заказчика, отчёты по времени, карта загрузки — их формируют в системе и открывают в Excel.
- Финансовые расчёты. Модель доходов, маржа, сценарии — всё, что считают финансисты. Бюджет затрат живёт в системе, а доходную часть удобно сравнивать с ним рядом.
- Разовые расчёты. Сравнение вариантов, оценка нового заказа, выборка к совещанию.
Как не потерять историю
История до переезда не восстанавливается задачами, но и пропасть не должна:
- последние версии всех таблиц сохраните в документы проекта, например в папку «90_Архив», — они останутся с проектом, а не в чьей-то почте;
- первый базовый план станет снимком проекта на день переезда, и с ним будет сравниваться всё дальнейшее;
- закрепите в чате проекта сообщение: что перенесено, что осталось в файлах и где эти файлы лежат.
После переезда история копится сама: у задач — чат, файлы и изменения, у документов — версии с автором и датой, у плановых часов — корректировки с комментарием.
Как понять, что переезд состоялся
- Статус проекта собирают, не открывая таблиц.
- Вопрос «а где последняя версия плана» больше не звучит.
- Факт по часам и деньгам не сверяют вручную.
- Новому участнику дают доступ к проекту, а не пересылают файл.
Переезд в Kitamo по экранам
- График. Структура работ правится как таблица: с клавиатуры, перетаскиванием и вставкой из Excel. Работы связываются четырьмя типами связей, есть вехи, рабочий календарь и критический путь. Базовых планов может быть несколько, график выгружается в Excel с колонками базового плана.
- Задачи. У каждой — чат, файлы, история и учёт времени; для типовой работы есть 354 шаблона с плановыми часами.
- Бюджет. План по статьям затрат, факт из ручных расходов и — если включён учёт по ставкам — из трудозатрат. Бюджет только расходный: выручки и маржи в нём нет, их считают рядом — например, в той самой таблице.
- Документы. Структура папок проекта создаётся сама, в ней есть «03_Планирование» и «90_Архив». Word и Excel правятся в браузере, новая версия сохраняется кнопкой «Создать новую версию».
- Отчёты. Отчёты по времени выгружаются в Excel и CSV, карта загрузки — в Excel.
Возможности графика и бюджета собраны в разделе «Управление проектом». Что автоматизировать после переезда и в каком порядке, рассказано в статье «С чего начать автоматизацию управления проектами».
Вопросы и ответы
Можно ли перенести план целиком, одним файлом?
Файлом — нет: структура работ переносится вставкой из Excel в таблицу графика, так что перенабирать её не нужно. После вставки проверьте связи, вехи и даты: в таблице часть логики держалась на формулах и договорённостях, и её стоит увидеть глазами.
Что делать, если заказчик присылает план в Excel?
Храните его файл в документах проекта: каждая новая редакция — новая версия с датой. Свой график ведите в системе, а расхождения с планом заказчика оформляйте запросами на изменение. Обратно заказчику уходит выгрузка графика с колонками базового плана.
Как быть с сотрудниками, которые ведут свои таблицы?
Личная таблица для черновых расчётов — нормально. Проблема начинается, когда её данных больше нигде нет. Договоритесь: всё, что нужно команде, — в системе, а таблица остаётся личным блокнотом.
Главное
Перейти от Excel к системе управления проектами — значит описать свои таблицы, перенести структуру работ, открытые задачи и бюджет на дату переезда, зафиксировать базовый план, две-три недели держать таблицу только для сверки и выключить её, когда статус собирается без неё. В Excel остаются выгрузки и финансовые расчёты, а история — в документах проекта и в самой системе.
Посмотрите на проект после переезда
В демо-компании Kitamo войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте график международной выставки. Структура работ выглядит и правится как таблица, рядом — диаграмма Ганта. Выгрузите график в Excel: в файле будут колонки базового плана, то есть та таблица, которая остаётся у вас после переезда. Вставку своих строк лучше пробовать уже в своей компании — демо-данные общие для всех посетителей.