Как понять, что компании нужен таск-менеджер: симптомы, самопроверка и первая неделя
Как понять, что компании нужен таск-менеджер, если работа вроде бы идёт? Сроки в основном держат, клиенты не жалуются, все заняты. Тревожный признак звучит буднично, вопросом «а кто этим занимается?». Если его задают каждую неделю, работа держится на памяти нескольких людей. Пока они на месте, всё в порядке. Стоит одному уйти в отпуск или утонуть в срочном, и поручения начинают пропадать без следа.
Работа, где у каждого поручения есть владелец и срок, показана в демо-компании Kitamo. Роль «Сотрудник» видит её в разделе «Задачи». Выберите там готовый фильтр «Все задачи» и отсортируйте список по дедлайну. Поручения выставки и ресторана встанут в один ряд, с ответственными и сроками.
Содержание
- Симптомы: работа держится на памяти
- Причины: признак и цена
- Самопроверка по переписке за две недели
- Что сделать в первую неделю
- Что мешает таск-менеджеру прижиться
- Как закрепить привычку
- Что нужно от таск-менеджера на старте и что есть в Kitamo
- Вопросы и ответы
- Главное
Симптомы: работа держится на памяти
- на планёрке половину времени выясняют, кто что делает;
- поручение вспоминают в день сдачи, и оказывается, что исполнитель о нём не слышал;
- руководитель держит дела команды в блокноте или в голове;
- задачи приходят из нескольких мессенджеров, почты и коридора, а общего списка нет;
- когда человек уходит в отпуск, его часть работы встаёт;
- новичок месяц разбирается, что уже сделано и где лежат файлы;
- на вопрос «сколько у нас сейчас задач в работе» никто не ответит без обзвона.
Два-три совпадения можно списать на неудачный месяц. Если совпала половина списка, людям просто негде держать работу, и уговоры быть внимательнее не помогут.
Причины: признак и цена
| Причина | Признак | Во что обходится |
|---|---|---|
| Команда выросла | у каждого несколько параллельных дел | руководитель перестаёт помнить всё, поручения теряются |
| Поручение без владельца | «займитесь этим» сказано всем сразу | каждый думает, что делает другой |
| Задача без срока | «как будет время» | работа уезжает на месяцы и всплывает в аврал |
| Переписка вместо задач | договорённости разбросаны по чатам | час на поиск и спор о том, что обещали |
| Нет истории | неизвестно, кто и когда сдвинул срок | разбор срыва превращается в выяснение отношений |
| Несколько проектов сразу | человек работает на двух руководителей | двойная загрузка всплывает при срыве |
Представим дизайн-студию на 12 человек. Когда людей было четверо, директор держал все дела в голове и справлялся. Сейчас у студии четыре проекта одновременно, а поручения по-прежнему звучат на утренней встрече и в общем чате. Почему чат здесь не спасает, подробно разобрано в статье о задачах в мессенджерах. Работать хуже студия не стала. Она просто выросла больше, чем способна удержать память одного человека.
Самопроверка по переписке за две недели
Возьмите рабочие чаты, почту и заметки с планёрок за последние две недели. Выпишите каждое поручение, которое дали вы или дали вам, и отметьте четыре вещи.
| Что отметить | Варианты |
|---|---|
| Ответственный | один человек, несколько или непонятно кто |
| Срок | дата, «на неделе» или никакого |
| Состояние | известно без вопросов или надо спрашивать |
| Чем кончилось | сделано, забыто, всплыло повторно |
Посчитайте доли. Если у каждого третьего поручения нет одного ответственного или даты, а про каждое пятое вы не знаете, что с ним сейчас, компании нужен таск-менеджер. Если всё сходится, а вопрос возник из-за одного сорванного дедлайна, разберите этот срыв отдельно. Инструмент тут ни при чём.
Упражнение занимает вечер. Нам оно нравится тем, что спор «нужна ли система» превращается в разговор о цифрах из вашей собственной переписки.
Что сделать в первую неделю
Первая неделя решает больше, чем выбор программы. Полный порядок внедрения есть в статье «Как внедрить систему управления задачами в организации», а здесь только самое начало.
- Договоритесь, что задача — это работа с результатом, сроком и одним ответственным, которая занимает дольше получаса.
- Выберите инструмент по трём-четырём своим рабочим сценариям и не растягивайте выбор дольше недели.
- Перенесите живые поручения из выписки самопроверки, архив оставьте там, где он был.
- Назначьте одну точку входа. Поручение, которое не заведено задачей, считается несуществующим.
- Назначьте человека, который первые два месяца следит за правилами.
- В пятницу проведите первый разбор по списку задач вместо устного обхода.
Что мешает таск-менеджеру прижиться
- Самая мощная система с двадцатью полями и десятью статусами отпугнёт команду уже на второй день.
- Перенос всего архива съест неделю на мёртвые строки.
- Если заводить задачу на каждую мелочь вроде «позвонить курьеру», важное утонет в списке.
- Отдельный чат «для задач» остаётся тем же мессенджером, только с другим названием.
- Руководитель ставит задачи в системе, а спрашивает о них в личке. Команда смотрит на то, что делает руководитель, а не на регламент.
Как закрепить привычку
Привычка держится на руководителе. Первые две недели на любое устное поручение он отвечает одной фразой: «Заведи задачу, я подпишусь наблюдателем». Вопросы по задаче он задаёт в её чате и спрашивает статус, только когда его не видно в самой задаче.
Раз в неделю команда проходит по списку. Что просрочено, что стоит без движения, что можно закрыть. Через месяц повторите самопроверку по переписке и сравните доли. Если поручений мимо системы стало заметно меньше, привычка прижилась.
Что нужно от таск-менеджера на старте и что есть в Kitamo
На старте хватит немногого. У задачи должны быть один ответственный, срок, описание, обсуждение и файлы рядом, напоминания о сроках и несколько видов списка. Остальное понадобится позже или не понадобится вовсе.
В Kitamo у задачи сразу есть свой чат, файлы, история и учёт времени. Задачи можно смотреть списком, доской и календарём, есть подзадачи, чек-листы и повторяющиеся задачи, а для типовой работы библиотека из 354 шаблонов с плановыми часами. Если выбрать в форме нескольких ответственных, у каждого появится своя копия задачи. Задачу можно создать прямо из сообщения в чате. О задаче, которую не взяли в работу, система напоминает исполнителю, а потом сообщает постановщику и руководителю исполнителя.
Когда задачи сложатся в проекты со сроками и деньгами, в проекте включаются график, бюджет и реестры, и переезжать никуда не придётся. Чем таск-менеджер отличается от системы управления проектами, разобрано в статье «Таск-менеджер или система управления проектами». Kitamo пока бесплатен, а как с ним стартует небольшая команда, показано в сценарии для команды из 5–20 человек.
Вопросы и ответы
С какого размера команды нужен таск-менеджер?
Магического числа нет. Решает число параллельных дел. Трое, которые ведут десять клиентов, теряют поручения быстрее, чем десять человек на одном потоке однотипной работы.
А если нас трое и мы сидим в одной комнате?
Может хватить общего списка на доске или в таблице, а когда таблицы достаточно, разобрано в статье «Excel или система управления задачами». Проверьте себя самопроверкой. Если поручения не теряются, систему можно отложить. Вопрос вернётся сам, когда появятся удалённые сотрудники или подрядчики.
Почему нельзя просто вести задачи в общем чате?
Можно, но недолго. В чате задача тонет под новыми сообщениями, у неё нет статуса и срока, а ответ недельной давности приходится искать прокруткой.
Подскажет ли Kitamo, какие поручения уже потерялись в переписке?
Нет. Система видит только то, что в неё завели. Сообщение из чата Kitamo превращает в задачу в одно действие, но выписку поручений из старой переписки придётся сделать вручную, как в самопроверке.
Главное
Таск-менеджер нужен, когда поручения перестают помещаться в память нескольких людей, и размер компании здесь вторичен. Проверить это можно за один вечер, выписав поручения из своей переписки за две недели. Если у заметной части нет владельца, срока или понятного состояния, выбирайте инструмент на этой неделе. Начинайте с живых задач, архив подождёт.
Поручения с владельцем и сроком в демо
В демо-компании Kitamo для этого хватит роли «Сотрудник». Откройте проект запуска ресторана и его задачи. Поручения разложены по направлениям, а в карточке задачи видны описание, чек-лист и история изменений. Потом откройте чат проекта и выберите любое сообщение с договорённостью. В меню сообщения есть пункт «Создать задачу», и поручение из переписки сразу получает владельца и срок.