Как повысить производительность сотрудников с помощью управления задачами: где теряется время и что менять
Руководитель, который ищет, как повысить производительность сотрудников с помощью управления задачами, обычно представляет себе больше контроля: отчёт по часам, трекер, ещё одну планёрку. Мы бы начали с другого конца. В проектной команде время редко теряется на самой работе. Оно утекает между задачами. Человек ждёт решения, переделывает то, что понял по-своему, прыгает между пятью срочными делами и ищет файл в переписке.
В демо-компании Kitamo у задач видны план и факт часов. Роль «Руководитель проекта» видит раздел «Задачи». Выберите в нём готовый фильтр «Все задачи» и отсортируйте список по столбцу «Факт». Наверху окажутся работы выставки и ресторана, на которые ушло больше всего часов.
Содержание
- Что считать производительностью команды
- Где теряется время между задачами
- Показатели: что смотреть, откуда и кому
- Как часто сверять очередь, часы и нормы
- Кто разбирает отклонения
- Правило работы с задачами на одну страницу
- Что Kitamo показывает про потери времени
- Вопросы и ответы
- Главное
Что считать производительностью команды
Производительность команды — это законченные результаты за неделю при нормальном качестве и без постоянных переработок. Часы в системе и число закрытых карточек её не измеряют. Десять задач по полчаса и одна задача на три дня несравнимы.
Норму для команды, которая работает через задачи, можно записать так:
- у человека одновременно в работе две-три задачи, остальные ждут в очереди, а новую берут в работу в тот же или на следующий день;
- большая часть часов недели списана на задачи, на «прочее» уходит меньшая доля;
- факт по типовым работам укладывается в план с разумным запасом, превышения объяснены;
- закрытая задача не возвращается на переделку.
Представим сервисную команду на 12 человек. У инженера восемь задач со статусом «в работе». На деле он занят одной, а семь висят, мешают думать и где-то задерживают коллег, которые ждут его ответа.
Где теряется время между задачами
| Потеря | Как выглядит | Что меняет управление задачами |
|---|---|---|
| Ожидание | задача стоит, пока кто-то не ответит или не решит | вопрос задают в чате задачи с упоминанием, зависшие задачи видны |
| Переделка | сдали не то, что задумал постановщик | строка «готово, когда…» в описании и пересказ на старте |
| Переключение | человек мечется между срочными делами | две-три задачи в работе, порядок задаёт руководитель |
| Поиск | файл и договорённость лежат в чьей-то переписке | файлы и обсуждение хранятся в самой задаче |
| Невидимая работа | просьбы «на минутку» нигде не учтены | просьба дольше получаса заводится задачей |
Ни одна строка не лечится призывом работать быстрее. Каждая лечится тем, как устроены задачи. Как сформулировать поручение, чтобы его не переделывали, разобрано в статье «Как правильно ставить задачи сотрудникам», а в каком порядке брать работу из очереди, подскажет статья «Как определить приоритет задач».
Показатели: что смотреть, откуда и кому
| Показатель производительности | Источник данных | Как часто | Кто смотрит |
|---|---|---|---|
| Закрытые задачи и возвраты на доработку | список задач за неделю | раз в неделю | руководитель проекта |
| Задачи, не взятые в работу и без движения | контроль исполнения | каждый день | исполнитель и руководитель проекта |
| Сколько задач у человека в работе одновременно | список задач по ответственному | раз в неделю | руководитель отдела |
| План и факт часов по типовым работам | учёт времени по задачам | раз в месяц | постановщики |
| Доля времени вне задач | недельный отчёт | раз в неделю | руководитель отдела |
Сравнивайте человека с ним самим, а типовую работу с её же нормой. Для этого и нужны плановые часы, о которых подробно написано в статье «Система управления задачами сотрудников». Рейтинг сотрудников по числу закрытых задач быстро научит команду дробить работу на мелкие кусочки, и цифра вырастет без всякой пользы.
Как часто сверять очередь, часы и нормы
Каждый день исполнитель начинает со своих задач на сегодня и почти просроченных. Мессенджер подождёт пятнадцать минут. Руководитель проекта утром проверяет не взятые в работу задачи и задачи без движения. Если что-то стоит, вопрос уходит в чат задачи, звонить для этого не нужно.
Раз в неделю идёт короткая сверка очереди: у кого в работе больше трёх задач, что можно отложить, кому не хватает данных. Здесь же руководитель отдела смотрит загрузку на две недели вперёд. Перегруженный человек всегда выглядит медленным, хотя дело не в нём.
Раз в месяц постановщики сравнивают план и факт по повторяющимся работам. Сравнивать есть что, только если часы вносят по задачам, а не вспоминают в конце месяца, и как это устроить, рассказано в статье «Система учёта рабочего времени». Если монтаж стенда третий месяц подряд занимает на треть больше часов, чем закладывали, занижена норма. Поправьте её в шаблоне задачи, и следующий план станет честнее.
Кто разбирает отклонения
Превышение плана часов разбирает постановщик вместе с исполнителем. Он ставил план и лучше всех знает, что изменилось: объём, вводные или оценка с самого начала была оптимистичной. Корректировку записывают с причиной, иначе через месяц не вспомнить, где ошиблись.
Задачу без движения разбирает руководитель проекта. Чаще всего она ждёт чужого решения, и вопрос надо адресовать тому, кто решает.
С перегрузом и вечной сменой приоритетов идут к руководителю отдела. Если на человека претендуют два проекта сразу, выбирать между ними должен не сам сотрудник.
Возвраты на доработку адресованы постановщику. Если задачи одного постановщика возвращают чаще остальных, дело в формулировках.
Правило работы с задачами на одну страницу
- У задачи один ответственный, срок датой и строка «готово, когда…».
- Плановые часы ставит постановщик и меняет их корректировкой с причиной.
- В работе у человека не больше трёх задач, новые встают в очередь.
- Вопрос по задаче задают в её чате, чтобы ответ нашёлся через неделю.
- Просьба дольше получаса становится задачей, даже если она «на минутку».
- Закрывая задачу, пишут, что сделано и где лежит результат.
- Раз в месяц сверяют нормы часов по типовым работам и правят шаблоны.
Закрепите правило в чате команды. Когда что-то пойдёт не так, почти любой сбой окажется нарушением одного из семи пунктов.
Что Kitamo показывает про потери времени
У задачи в Kitamo сразу есть чат, файлы, история и учёт времени, поэтому вопрос, вложение и потраченные часы лежат в одном месте. План часов задаёт постановщик, а меняется он только корректировкой с комментарием. В карточке видны план, факт, отклонение и отметка «План превышен на N ч». На 80 и 100 % плана и при превышении предупреждения получают постановщик, ответственный, руководитель проекта и наблюдатели.
О задаче, которую не взяли в работу, система напоминает исполнителю, а потом поднимает эскалацию постановщику и руководителю исполнителя по структуре компании. По задачам без движения руководитель проекта получает одну сводку сразу по всем своим проектам. При закрытии в карточке нужен текст результата, и он уходит в чат задачи.
Для типовой работы есть библиотека из 354 шаблонов задач с плановыми часами. Недельный отчёт собирает часы в сетку «задача на день», время вне задач пишут в строку «Прочее» с комментарием. Ресурсный план предупреждает о перегрузе ещё при создании задачи. Правила из предыдущего раздела Kitamo за вас не придумает, он делает их соблюдение видимым. Инструменты ежедневной работы собраны в разделе «Ежедневная работа».
Вопросы и ответы
Можно ли сравнивать сотрудников по числу закрытых задач?
Лучше не стоит. Задачи разного размера, и такой рейтинг поощряет дробление. Полезнее сравнивать план и факт по однотипным работам и смотреть, как меняется один и тот же человек за несколько месяцев.
Отслеживает ли Kitamo активность сотрудников?
Нет. Kitamo не следит за экраном и активностью, таймера тоже нет. Часы вносят вручную, в задаче или недельным отчётом. Нам кажется, для проектной работы так честнее. Производительность видна по результатам задач, а минуты за клавиатурой о ней почти ничего не говорят.
Почему после перехода на задачи работа сначала идёт медленнее?
Первые две-три недели команда привыкает формулировать задачи и писать результат. Это нормально. Если замедление держится дольше, проверьте, не завели ли вы задачами каждую мелочь. Звонок на пять минут задачей быть не обязан.
Стоит ли платить премию за закрытые задачи?
Мы бы не стали. Премия за количество быстро превращается в премию за мелкие задачи. Если хочется поощрять, поощряйте результаты, сданные в срок и не вернувшиеся на доработку.
Главное
Давление на людей производительность почти не поднимает, её поднимает меньшее число ожиданий, переделок и переключений. Начните завтра с одного подсчёта. Сколько задач у каждого сейчас одновременно «в работе»? Там, где их больше трёх, договоритесь об очереди. Через две недели посмотрите, что стало со сроками, и только потом решайте, нужен ли учёт строже.
План и факт часов в демо
В демо-компании Kitamo подойдёт роль «Руководитель проекта». Откройте раздел «Отчёты», вкладку «По задачам». Отметьте «Только превышение плана» и выберите группировку «По проектам». В списке останутся работы выставки и ресторана, где факт уже обогнал план. Откройте любую из них. В блоке «Время» видны план, факт, отклонение и записи часов, а во вкладке «Трудозатраты» — журнал корректировок плана с комментариями.