Как уменьшить количество просроченных задач: разбор завала, взгляд на неделю вперёд и честный перенос срока
Как уменьшить количество просроченных задач, если напоминания уже приходят, а красных строк в списке всё больше? Обычно мешают две вещи. В списке месяцами копятся мёртвые задачи, и за ними не видно живых просрочек. А на сроки смотрят в тот день, когда они наступают, хотя повлиять на них можно было неделей раньше.
Взгляд на сроки заранее можно проверить в демо-компании Kitamo. С ролью «Руководитель проекта» откройте «Задачи», фильтр «Все задачи», выберите проект выставки и в «Параметрах задачи» отметьте «На критическом пути». Опоздание любой задачи из этого списка сдвинет дату открытия выставки.
Содержание
- Какую долю просрочек считать нормой
- Сначала разберите завал
- Показатели: что считать и кто смотрит
- Недельный ритм: сроки видны заранее
- Кто и когда переносит срок
- Шесть пунктов договорённости о сроках
- Сигналы Kitamo до наступления срока
- Вопросы и ответы
- Главное
Какую долю просрочек считать нормой
Считайте долю просроченных среди активных задач, отдельно по каждому проекту. Штучный счёт обманывает. Двадцать просрочек на восемьсот задач и двадцать на сорок описывают совсем разные проекты.
Ориентир можно взять у светофора проекта в Kitamo. Он желтеет, когда просрочено 10 % активных задач, и краснеет на 25 %. Рабочую норму мы бы держали ниже первого порога.
У нормы есть и вторая сторона, возраст просрочки. Опоздание на день и опоздание на два месяца устроены по-разному. Задача, просроченная больше чем на месяц, почти всегда уже не задача. Её либо давно сделали иначе, либо она никому не нужна, но в отчёте она продолжает краснеть.
Сначала разберите завал
Разовый разбор занимает пару часов и меняет картину сильнее любых новых правил. Отфильтруйте все просроченные задачи проекта и по каждой примите одно из четырёх решений.
| Решение | Когда подходит | Что сделать |
|---|---|---|
| Сделать на этой неделе | работа нужна и почти готова | новый срок в пределах недели, исполнитель его подтверждает |
| Перепланировать | работа нужна, но срок был нереальным | новый срок и план часов, причина в чате задачи |
| Отменить | результат больше не нужен или его получили иначе | статус «Отменена» с комментарием |
| Отложить осознанно | понадобится, но не в ближайший месяц | пауза с условием возврата |
Представим отдел маркетинга на восемь человек, у которого в списке 46 просроченных задач. После разбора треть отменяют, часть переносят на честные даты или ставят на паузу, и действительно горящих остаётся семь. С семью уже можно работать, а с сорока шестью можно было только расстраиваться.
Разбирайте вместе с исполнителями. Только они знают, какие задачи живы.
Показатели: что считать и кто смотрит
| Показатель просрочек | Где взять данные | Когда смотреть | Кто смотрит |
|---|---|---|---|
| Доля просроченных среди активных задач | плитка «Просрочено» на дашборде проекта | раз в неделю | руководитель проекта |
| Задачи со сроком на ближайшие 7 дней, которые стоят на месте | фильтр по дедлайну «Ближайшие 7 дней» | понедельник | руководитель проекта и руководители направлений |
| Просрочки на критическом пути | параметр «На критическом пути» | дважды в неделю | руководитель проекта |
| Переносы срока после его наступления | история задачи | раз в месяц | руководитель отдела |
| Работа на проверке дольше двух дней | фильтр по статусу | дважды в неделю | постановщики |
Четвёртая строка показывает, насколько честно команда переносит сроки. Если почти все переносы случаются задним числом, доля просрочек в отчёте занижена.
Недельный ритм: сроки видны заранее
В понедельник откройте задачи со сроком на ближайшие семь дней. По каждой, которая ещё «Новая» или давно не двигалась, задайте исполнителю в чате задачи один вопрос: успеваем? Это пять минут, и они дают неделю на манёвр.
В среду посмотрите на почти просроченные, у которых срок в ближайшие двое суток. Это последний момент, когда перенос ещё честный.
В пятницу пройдитесь по тому, что сорвалось за неделю. По каждой просрочке хватит одной строки о причине. Через месяц из этих строк сложится картина, и главную причину будет видно без опроса. Как её искать, описано в статье «Почему сотрудники не выполняют задачи в срок».
Раз в квартал повторяйте разбор завала. Мёртвые задачи заводятся снова, это нормально.
Кто и когда переносит срок
Срок двигают до того, как он наступил. Просит исполнитель, решает постановщик, а причину пишут одной строкой в чате задачи. Перенос после срока остаётся просрочкой, даже если задачу потом сделали.
Если задача стоит в графике проекта, её срок двигает руководитель проекта. Сдвиг потянет за собой связанные работы, и это надо увидеть до того, как соглашаться. Подробнее о связи задач с графиком и вехами рассказано в статье «Как контролировать сроки проекта».
Нам кажется, что честный перенос за три дня до срока стоит больше, чем героическое закрытие в последнюю ночь. Первый оставляет время всем, кто ждёт результата. Только не делайте перенос бесплатной кнопкой. Третий перенос одной задачи значит, что её плохо поставили или она не нужна, и обсуждать надо уже это.
Иногда сроки сыплются, потому что всё помечено высшим приоритетом. Тогда начинать стоит с порядка приоритетов, он описан в статье «Как определить приоритет задач».
Шесть пунктов договорённости о сроках
- Доля просроченных держится ниже 10 % активных задач проекта.
- Раз в квартал разбираем завал и по каждой старой просрочке принимаем решение.
- В понедельник смотрим сроки на семь дней вперёд, в среду смотрим почти просроченные.
- Срок переносят до его наступления и с причиной в задаче.
- Работу на проверке постановщик смотрит за два рабочих дня.
- Новую задачу ставят со сроком, который подтвердил исполнитель.
Если правило не помещается на страницу, его не будут соблюдать. Начинать мы бы советовали с шестого пункта: срок, на который исполнитель согласился сам, срывают реже. Честный статус в каждой задаче тоже держится на договорённости, о ней статья «Как перестать спрашивать сотрудников «ну что там?»».
Сигналы Kitamo до наступления срока
- В списках задач рядом со сроком стоит «осталось N дней» или «просрочено на N».
- За сутки до срока постановщик, ответственный и наблюдатели получают «Скоро дедлайн», после срока приходит «Задача просрочена». Своё напоминание на нужную дату можно поставить в самой задаче.
- В фильтре задач есть «Почти просрочена», «Просрочена», «Без срока» и «На критическом пути», а дедлайн можно ограничить периодом «Ближайшие 7 дней». Удобный набор сохраняют как личный фильтр.
- На дашборде проекта есть плитка «Просрочено», светофор с теми самыми порогами 10 и 25 % и блокеры, то есть просроченные задачи, от которых зависят другие или которые стоят на критическом пути.
- На диаграмме Ганта перетаскивание полоски сначала показывает, сколько задач и вех сдвинется, и только потом применяется.
- При создании задачи система предупреждает, если у ответственного на эти даты перегруз.
Как связаны график, вехи и задачи, показано в разделе «Планирование».
Вопросы и ответы
Что делать с задачами без срока?
Они не просрочиваются и поэтому выглядят безопасно. Раз в месяц отфильтруйте их по параметру «Без срока» и решите по каждой: дать срок, отменить или осознанно оставить на потом.
Помогает ли напоминание за день до срока?
Тем, кто забыл, помогает. Тем, кто не успевает, за день уже поздно, поэтому главное окно для решения начинается за неделю.
Двигает ли Kitamo сроки зависимых задач сам?
В графике проекта с автоматическим планированием да: связанные работы пересчитываются по связям, а на диаграмме видно, что сдвинется. У задач вне графика связей нет, и срок каждой меняют вручную.
Главное
Просрочки сокращают до наступления срока. Сначала вычистите список, чтобы он снова показывал правду, а потом смотрите на сроки следующей недели вместо сегодняшних опозданий. Первый шаг можно сделать сегодня. Отфильтруйте просрочки старше месяца и решите судьбу каждой вместе с исполнителем.
Сроки на неделю вперёд в демо
Список для понедельничного обзора собирается в демо-компании Kitamo за минуту. Нужна роль «Руководитель проекта». Откройте «Задачи», выберите «Все задачи», в поле «Проект» поставьте выставку, через «Добавить поле» включите «Дедлайн» с периодом «Ближайшие 7 дней» и отсортируйте по сроку.
Потом уберите период и отметьте в «Параметрах задачи» «Просрочена». Перейдите в график выставки, чтобы увидеть, где на критическом пути стоят опоздания, и откройте дашборд. Плитка «Просрочено» и светофор покажут, далеко ли проект от порогов.