Система согласования документов: статусы, версии и история решений в проекте
Согласование документов редко срывается из-за того, что кто-то против. Оно буксует, потому что непонятно, какая версия сейчас на согласовании, где замечания и какая версия в итоге утверждена. Документ согласовали — а в работу ушла предыдущая, потому что лежала в почте ближе. Система согласования документов в проекте должна отвечать на эти вопросы без переписки.
Разберём, как устроить согласование на статусах и версиях, где обсуждать замечания и чем такой подход отличается от юридически значимого ЭДО. Документы со статусами и историей версий можно посмотреть в демо-компании Kitamo — вход без регистрации.
Содержание
- Почему согласование буксует
- Три вопроса, на которые должна отвечать система
- Статусы документа: черновик, на согласовании, утверждён
- Версии до и после согласования
- Замечания рядом с документом
- Согласование договоров
- Что есть в Kitamo, а для чего нужен ЭДО
- Как настроить процесс согласования в команде
- Где появляется экономический эффект
- Частые возражения
- Чек-лист
- Вопросы и ответы
- Главное
Почему согласование буксует
- версия для согласования уходит вложением, и к ней тут же появляются копии;
- замечания приходят по разным каналам: письмом, в мессенджер, по телефону;
- непонятно, кто уже посмотрел документ, а кто ещё нет;
- утверждённая версия ничем не отличается от черновика в папке;
- через месяц никто не помнит, почему документ согласовали именно в таком виде.
Три вопроса, на которые должна отвечать система
- Что сейчас на согласовании? Статус документа виден всем участникам, а не только автору.
- Какие замечания и к какой версии? Обсуждение привязано к документу, а не разбросано по почте.
- Какая версия утверждена? Утверждённая версия отмечена и не теряется среди новых.
Статусы документа: черновик, на согласовании, утверждён
В Kitamo у каждого документа проекта есть статус. «Черновик» — документ в работе. «На согласовании» — версия отдана на проверку. «Утверждён» — согласованный вариант: при переводе в этот статус система запоминает, какая именно версия утверждена. Статус меняют вручную автор документа или руководитель проекта, а видят его все, кто работает с проектом.
Версии до и после согласования
Для документов, которые проходят несколько кругов, удобна буквенная нумерация: revA, revB, revC — рабочие версии до согласования, rev0 — согласованная, rev0.1 и rev0.2 — изменения после согласования. По номеру сразу понятно, на каком этапе документ, и черновик не перепутать с утверждённым вариантом. Для остальных документов подходит обычная нумерация: 1.0, 1.1, 1.2.
Как устроено хранение документов и почему в проекте нет копий одного файла — в статье «Система управления документами проекта». Как буквенная схема работает при выпуске проектной документации — в статье о системе управления проектами для проектного бюро.
Замечания рядом с документом
Замечания обсуждают в чате задачи, к которой прикреплён документ, или в чате проекта — со ссылкой на документ, а не с копией файла. В карточке документа видно, где он упоминается: в каких задачах и сообщениях. Открыв документ, легко найти всё, что о нём говорили.
Согласование договоров
С договорами удобно работать так: черновик правят в браузере вдвоём с юристом, каждый круг правок фиксируют кнопкой «Создать новую версию», а согласованный вариант переводят в статус «Утверждён». Подписанный экземпляр загружают следующей версией — он хранится рядом со всей историей текста.
Как договор связан со сделкой и проектом, рассказано в статье «CRM и управление проектами».
Что есть в Kitamo, а для чего нужен ЭДО
| Что нужно | Есть в Kitamo |
|---|---|
| Статус документа и история версий | да |
| Утверждённая версия отмечена и не теряется | да |
| Замечания в чате рядом с документом | да |
| Связь документа с задачами и сроками проекта | да |
| Доступ заказчика только к своему проекту или папке | да |
| Многоэтапные маршруты согласования | нет, статус меняют вручную |
| Электронная подпись и обмен через оператора ЭДО | нет |
Если нужны юридически значимые документы с электронной подписью, используют оператора ЭДО, а для регламентированных маршрутов с десятками согласующих — специализированные системы документооборота. Kitamo закрывает рабочее согласование в проекте: команда и заказчик работают по одной утверждённой версии и видят, на каком этапе документ. Подходы не конкурируют: подписанный документ можно загрузить в проект как утверждённую версию.
Как настроить процесс согласования в команде
- Договоритесь, что значит каждый статус: кто переводит документ «На согласование» и кто решает, что он «Утверждён».
- Выберите схему нумерации: буквенную для проектной документации, обычную для остального.
- Отправляйте на согласование ссылку на документ, а не файл.
- Собирайте замечания в чате задачи, к которой прикреплён документ.
- После утверждения меняйте статус сразу, чтобы все видели, какая версия действует.
Где появляется экономический эффект
- Меньше работы по устаревшей версии. Утверждённая версия отмечена, копий нет.
- Короче круги согласования. Замечания собраны в одном месте, их не нужно сводить из писем.
- След решений. Через полгода видно, какая версия была утверждена и что по ней обсуждали.
Частые возражения
«Нам нужен настоящий документооборот с маршрутами»
Если у вас десятки согласующих и регламентированные маршруты, вам нужна специализированная система документооборота. Но во многих проектных командах согласование — это два-три человека и заказчик. Для них статусы, версии и обсуждение рядом с документом решают задачу без тяжёлого внедрения.
«Заказчик всё равно пришлёт замечания письмом»
Пусть присылает: замечания переносят в чат задачи одной строкой со ссылкой на версию. А если подключить заказчика внешним участником, он будет писать в чате проекта сам. Ему видны только его проект и документы — без денег, рисков и загрузки команды. Как устроен такой доступ, рассказано в статье «Система управления подрядчиками».
Чек-лист
- У каждого документа проекта есть статус.
- Значение статусов оговорено в команде.
- Выбрана схема нумерации версий.
- На согласование отправляется ссылка, а не вложение.
- Замечания собираются рядом с документом.
- Утверждённая версия отмечена статусом.
Вопросы и ответы
Есть ли маршруты согласования с несколькими участниками?
Нет. В Kitamo статус документа меняют вручную автор документа или руководитель проекта. Для сложных регламентированных маршрутов нужна специализированная система документооборота.
Можно ли согласовывать документы с заказчиком?
Да. Заказчика подключают внешним участником проекта или отправляют ему ссылку на папку с ограниченным сроком действия — по ней видны только актуальные документы.
Как понять, какая версия утверждена?
По статусу «Утверждён» и по номеру: в буквенной схеме согласованная версия получает rev0, а изменения после неё — rev0.1, rev0.2 и дальше.
Главное
Согласование документов в проекте держится на трёх вещах: видно, что сейчас на согласовании; замечания собраны рядом с документом; утверждённая версия отмечена и не теряется. Для юридически значимого обмена нужен ЭДО, а для ежедневной работы команды и заказчика достаточно статусов, версий и обсуждения в одном месте.
Посмотрите статусы и версии в демо-компании
В демо-компании Kitamo у документов проектов выставки и ресторана есть версии и статусы согласования. Войдите ролью «Руководитель проекта», откройте документ и посмотрите его историю, а затем ролью «Наблюдатель» — как те же документы видит тот, кто только смотрит.