Как управлять задачами нескольких проектов: одна очередь на человека и правила на случай, когда проекты спорят за неделю
Как управлять задачами нескольких проектов, если у каждого проекта свой руководитель, свой чат и свои сроки, а исполнители общие? Обычно задачи живут раздельно. У одного проекта свой список, у другого свой, и каждый руководитель видит в человеке только свою часть. Общую очередь держит в голове сам исполнитель и решает, что делать первым, по принципу «кто громче просил».
Одна очередь из двух проектов собрана в демо-компании Kitamo, и увидеть её может роль «Руководитель проекта». Откройте «Задачи», выберите «Все задачи», в поле «Ответственный» отметьте Егора Ковалёва, бренд-дизайнера, и отсортируйте список по дедлайну. Его задачи по выставке и ресторану встанут в один ряд.
Содержание
- Норма: одна очередь задач на человека
- Как привязать каждую задачу к проекту
- Кто решает, какой проект первый
- Неделя человека в трёх проектах
- Что смотреть по задачам нескольких проектов
- Когда сроки двух проектов столкнулись
- Пять правил для очереди на человека
- Что Kitamo показывает по задачам разных проектов
- Вопросы и ответы
- Главное
Норма: одна очередь задач на человека
Сколько бы ни было проектов, у человека одна очередь задач, упорядоченная по срокам. Проект при этом остаётся свойством задачи, по которому её можно отфильтровать. Несколько несвязанных списков заставляют человека каждое утро сводить их вручную, и сводит он их по памяти.
Норма выглядит так:
- у каждой задачи есть проект, а внутренняя работа тоже заведена отдельным проектом;
- сроки задач всех проектов видны в одном списке и в одном календаре;
- спор приоритетов между проектами решает назначенный человек, и исполнитель с этим спором один на один не остаётся;
- человек знает, какую часть недели отдаёт каждому проекту.
Как привязать каждую задачу к проекту
Задача без проекта теряется дважды. В списке проекта её нет, а в общем списке непонятно, к чему она относится и кто по ней главный.
Внутреннюю работу вроде отчётности, найма или обучения заведите отдельным проектом. У неё тоже появится дом, руководитель и чат, и она перестанет прятаться среди задач «ни о чём».
Проект в название задачи не вписывайте, для этого есть поле и столбец. Пишите результат так, чтобы его можно было узнать и без проекта: «Согласовать с технологом планировку горячего цеха» понятно в любом списке, «Планировка» нет.
Для направлений работы, которые проходят через несколько проектов, например дизайна или закупок, подойдут теги. По ним руководитель направления собирает свою работу из всех проектов одним фильтром.
Кто решает, какой проект первый
Внутри проекта приоритеты расставляет его руководитель. Между проектами у руководителей одинаковый вес, и каждый искренне считает свой проект важнее. Решать должен третий человек. Обычно это руководитель отдела, которому подчиняется исполнитель, или директор, который отвечает за оба проекта.
Исполнитель не выбирает молча. Если два срока сходятся на одной неделе и вместе не помещаются, он пишет об этом в обеих задачах и называет того, кто решит.
Нам кажется, что это главное правило всей темы. Когда выбор остаётся за исполнителем, он выбирает руководителя, который чаще пишет. Проект, о котором меньше спрашивают, срывается без всякого решения, и узнают об этом последними. Как вообще выстраивать порядок задач, описано в статье «Как определить приоритет задач».
Неделя человека в трёх проектах
Представим проектное бюро на 20 человек и конструктора, который ведёт разделы на трёх объектах. В понедельник утром он открывает свои задачи всех трёх проектов одним списком, сортирует по сроку и смотрит на неделю вперёд. Плановых часов набирается 46 при норме 40.
Ждать пятницы он не стал и сразу написал руководителю отдела: что сдвигаем? Тот решил за десять минут, потому что видит те же задачи. Остаток недели конструктор делит на блоки по полдня на проект. Скакать между тремя объектами пять раз в день выходит дороже, чем кажется, и это знает любой, кто так работал.
В пятницу часы ложатся в задачи, а через них в проекты. Руководители проектов видят, сколько времени им досталось, и ни у кого не надо спрашивать.
Что смотреть по задачам нескольких проектов
| Сигнал по очереди | Где видно | Как часто | Кто реагирует |
|---|---|---|---|
| План часов человека на неделю по всем проектам против его нормы | загрузка по неделям | раз в неделю | руководитель отдела |
| Недели, где сходятся сроки двух проектов | список задач человека по сроку, календарь | раз в неделю | исполнитель и руководитель отдела |
| Доля времени по проектам за месяц | отчёт по часам с группировкой по проектам | раз в месяц | руководитель отдела и руководители проектов |
| Просрочки человека в разрезе проектов | список задач со столбцом «Проект» | раз в неделю | руководитель отдела |
Третья строка часто удивляет. Проект, который «почти не требует времени», забирает треть недели. Общий взгляд на загрузку людей и проектов разобран в статье «Система управления ресурсами».
Когда сроки двух проектов столкнулись
- Исполнитель пишет о конфликте в обеих задачах, как только его увидел.
- Руководитель отдела смотрит загрузку человека на две-четыре недели вперёд и спрашивает обоих руководителей проектов, чем грозит сдвиг. Задача на критическом пути весит больше задачи с запасом.
- Решение записывают в задачах: новый срок у одной, другой исполнитель или помощь.
- Если конфликты повторяются каждый месяц, чинить надо распределение людей между проектами.
Как руководителю держать в поле зрения сразу несколько проектов и общих людей, описано в статье «Как руководителю контролировать сразу несколько проектов». А взгляд на задачи всей команды одним списком собран в статье «Как руководителю видеть задачи всей команды».
Пять правил для очереди на человека
- У человека одна очередь задач, проект служит полем задачи.
- Новую задачу ставят со сроком, который исполнитель подтвердил, видя свои задачи по всем проектам.
- Конфликт сроков исполнитель молча не решает.
- Спор между проектами решает руководитель отдела в течение рабочего дня.
- Часы пишут в задачи, и распределение времени по проектам видно без опросов.
Если конфликт всё же превратился в просрочку, дальше помогает недельный ритм из статьи «Как уменьшить количество просроченных задач».
Что Kitamo показывает по задачам разных проектов
- Раздел «Задачи» общий для всех проектов. Поле «Проект» принимает несколько проектов, а столбец «Проект» и сортировка по сроку ставят их задачи в один ряд. Тот же фильтр открывается календарём.
- При создании задачи со сроком и плановыми часами система проверяет загрузку ответственного и предупреждает о перегрузе.
- Ресурсный план показывает людей по неделям с процентом от ёмкости. Щелчок по ячейке раскладывает загрузку по проектам и задачам.
- Отчёт по времени «По задачам» группируется по проектам.
- Когда в графике проекта сдвигаются сроки, ответственные за сдвинутые задачи получают уведомление.
Как планирование и загрузка связаны между собой, показано в разделе «Планирование».
Вопросы и ответы
Можно ли связать задачи разных проектов зависимостью?
Нет. Связи в Kitamo живут внутри графика одного проекта, и автоматического выравнивания загрузки между проектами тоже нет. Зависимость между проектами держат договорённостью: в проекте, который ждёт, заводят задачу на получение результата со сроком, и руководители сверяют её на еженедельном обзоре.
Сколько проектов может вести один человек?
Число само по себе мало что говорит. Смотрите, помещается ли план часов в норму и сколько раз в день человек меняет проект. Если чаще трёх раз, мы бы уже насторожились, сколько бы проектов у него ни было.
Нужен ли каждому проекту свой чат?
Да. Обсуждения нескольких проектов в общем чате команды быстро перемешиваются. В Kitamo чат появляется у проекта и у каждой задачи сам.
Главное
Задачи нескольких проектов становятся управляемыми, когда у человека одна очередь, а спор между проектами решает назначенный руководитель. Соберите сегодня задачи одного общего сотрудника из всех проектов в один список, отсортируйте по сроку и посмотрите на ближайшие две недели. Если сроки уже сходятся, решать лучше до понедельника.
Два проекта в одной очереди: демо
Сначала посмотрите на очередь глазами исполнителя, для чего в демо-компании Kitamo подойдёт роль «Сотрудник». В «Задачах» выберите «Все задачи», в поле «Проект» отметьте выставку и ресторан, отсортируйте по дедлайну и переключитесь на календарь. Сроки двух проектов лягут на одну сетку.
Потом смените роль на «Руководитель проекта» и откройте ресурсный план. Найдите строку Егора Ковалёва и щёлкните по любой неделе: загрузка раскроется по проектам и задачам.