|

Система управления ресурсами: загрузка сотрудников и планирование команды на несколько проектов

Отkitamo

Проект может сорваться при идеальном плане — просто потому, что нужный человек в эти недели занят в другом проекте. В компании, где одни и те же специалисты работают над несколькими проектами, главный ограниченный ресурс — их время. Система управления ресурсами показывает, кто чем занят в ближайшие недели, предупреждает о перегрузе и отвечает на вопрос, который задают при каждом новом заказе: когда мы сможем начать.

Ниже — как устроено ресурсное планирование людей и как начать им пользоваться. Карту загрузки команды из 33 человек на двух проектах можно посмотреть в демо-компании Kitamo.

Содержание

Что такое управление ресурсами в проектной компании

В классическом управлении проектами ресурсы — это люди, оборудование и материалы. В компании, которая продаёт работу специалистов, решающий ресурс — люди, и в этой статье речь именно о них: кто, когда и насколько занят.

Управление ресурсами отвечает на три вопроса:

  1. Кто перегружен и кто свободен в ближайшие недели?
  2. Хватит ли людей на новый проект — и с какой даты?
  3. Что будет с загрузкой, если назначить человека ещё на один проект?

Типичные симптомы плохого ресурсного планирования

  • ключевой специалист назначен на три проекта в одну неделю, и об этом узнают, когда он не успевает;
  • отпуск сотрудника всплывает за день до важной вехи;
  • новый проект обещают «со следующего месяца», не проверив, кто его будет делать;
  • одни сотрудники работают по вечерам, другие ждут задач;
  • руководители проектов борются за одних и тех же людей.

Тепловая карта загрузки

Главный экран ресурсного плана в Kitamo — тепловая карта: люди по строкам, недели по столбцам. В каждой ячейке — процент от ёмкости недели и часы, цвет сразу показывает перегрузку. Горизонт — от четырёх недель до года. Загрузку можно смотреть по назначениям или по задачам, фильтровать по подразделению, должности, людям и проекту. Клик по ячейке раскрывает, из каких проектов и задач она сложилась.

Внизу карты — итоговые строки: ёмкость, занято и свободно в часах. Отдельный столбец показывает оставшиеся часы задач без срока — работу, которая есть, но ещё не встала в календарь. Карта выгружается в Excel.

Назначение на проект: период и доля занятости

Сотрудника назначают на проект с датами и долей занятости — например, на 50 % на два месяца, с ролью и комментарием. При назначении система сразу показывает, какой станет загрузка, и предупреждает о перегрузе до того, как он случился. В самом проекте есть блок «Ресурсный план»: участники, их периоды и доля занятости, мини-полоса общей загрузки на восемь недель.

Отпуска и отсутствия

Ёмкость сотрудника считается из его личного рабочего графика и отсутствий: отпуска, выходные и периоды недоступности вносятся диапазонами. Отпуск в середине проекта сразу виден на карте — до того, как он сорвал веху.

Когда можно стартовать новый проект

Панель «Когда можно стартовать» отвечает на вопрос, с которого начинается любой новый заказ: с какой недели у нужных людей появится свободное время. Это честный ответ заказчику и менеджеру по продажам — не «постараемся», а дата, которая опирается на загрузку. О связке продаж и загрузки — в статье «CRM для проектной организации».

Связь с фактическими часами

Загрузку можно смотреть не только по назначениям, но и по задачам: плановые часы задач с датами раскладываются по неделям. А фактические часы, которые сотрудники вносят в задачи, показывают, насколько план загрузки совпал с реальностью. Как устроен учёт — в статье о системе учёта рабочего времени.

Где появляется экономический эффект

  • Меньше срывов из-за людей. Перегрузка видна за недели, пока можно перераспределить работу.
  • Реалистичные сроки для новых заказов. Дата старта опирается на загрузку, а не на оптимизм.
  • Меньше скрытых простоев. Свободные люди видны так же ясно, как перегруженные.

Частые возражения

«У нас все и так загружены на 100 %»

Тогда карта это покажет — и заодно покажет, чем именно. Часто выясняется, что загрузка на 100 % — это три проекта по 50 % у одного человека. Без карты это обнаруживается только по сорванным срокам.

«Ресурсное планирование — это для больших компаний»

Наоборот: в небольшой компании каждый человек на счету, и перегрузка одного специалиста останавливает сразу несколько проектов. Начать можно с назначений ключевых людей, без детального плана по часам.

Как начать ресурсное планирование

  1. Внесите отпуска и отсутствия на ближайшие три месяца.
  2. Назначьте ключевых людей на текущие проекты с долей занятости.
  3. Посмотрите карту на 8–12 недель и найдите перегруженные недели.
  4. Перед каждым новым проектом проверяйте панель «Когда можно стартовать».
  5. Раз в неделю сверяйте загрузку по назначениям с загрузкой по задачам.

О распределении работы между сотрудниками внутри проекта — статья «Система управления задачами сотрудников».

Чек-лист

  • Отпуска и отсутствия внесены заранее.
  • У ключевых людей есть назначения с периодом и долей.
  • Карта загрузки просматривается минимум на месяц вперёд.
  • О перегрузе система предупреждает при назначении, а не после.
  • Дата старта нового проекта проверяется по загрузке.
  • План загрузки сверяется с фактическими часами.

Вопросы и ответы

Можно ли планировать оборудование и материалы?

Ресурсный план Kitamo — про людей и их время. Затраты на оборудование и материалы учитываются в бюджете проекта по статьям.

Кто видит загрузку сотрудников?

Раздел доступен сотрудникам компании, а управлять назначениями могут те, кому это разрешено. Внешние участники проекта видят только список назначений — без загрузки и управления.

Учитываются ли сотрудники на неполный день?

Да. Ёмкость считается из личного рабочего графика сотрудника, поэтому неполный день учитывается автоматически.

Главное

Система управления ресурсами нужна, чтобы видеть главный ограниченный ресурс проектной компании — время людей — на недели вперёд. Карта загрузки, назначения с долей занятости и учёт отсутствий превращают вопрос «успеем ли» из интуиции в расчёт.

Посмотрите загрузку в демо-компании

В демо-компании Kitamo команда из 33 человек работает на двух проектах — международной выставке и запуске ресторана. Войдите ролью «Руководитель проекта» и откройте раздел ресурсов: увидите тепловую карту, назначения и отсутствия, а в панели «Когда можно стартовать» — ответ для нового проекта.

Похожие записи