|

Таск-менеджер или система управления проектами: что выбрать команде

Отkitamo

Таск-менеджер — первая программа, которую команда ставит, когда задачи перестают помещаться в чат. Он отвечает на вопрос «кто что делает и к какому сроку». Со временем появляются вопросы посложнее: успеем ли к сдаче, во сколько обходится проект, кто перегружен. На них таск-менеджер уже не отвечает — и это не его недостаток, а граница класса.

Разберём, чем таск-менеджер отличается от системы управления проектами, когда хватает первого и как понять, что команда его переросла. Посмотреть, как задачи и проекты живут в одной системе, можно в демо-компании Kitamo без регистрации.

Содержание

Что умеет хороший таск-менеджер

  • задачи с ответственным, сроком и описанием;
  • список, доска и календарь;
  • подзадачи и чек-листы;
  • комментарии и файлы в задаче;
  • повторяющиеся задачи;
  • уведомления о сроках.

Для небольшой команды, которая ведёт поток однотипной работы, этого часто достаточно. Сложности начинаются, когда задачи складываются в проекты со сроками, деньгами и зависимостями.

Что добавляет система управления проектами

  • График. Задачи связаны между собой: одна не начнётся, пока не закончилась другая. Видны критический путь и последствия задержки.
  • Бюджет. План и факт по статьям затрат и трудозатратам.
  • Учёт времени. Плановые и фактические часы, отклонения и предупреждения.
  • Ресурсы. Загрузка людей по нескольким проектам сразу.
  • Риски и изменения. Реестры с оценкой, владельцами и решениями.
  • Отчётность. Состояние проекта и отчёт заказчику без ручной сводки.

Сравнение: таск-менеджер и система управления проектами

Что нужноТаск-менеджерСистема управления проектами
Кто что делает и к какому срокудада
Связи между работами и критический путьобычно нетда
План и факт по часамредкода
Бюджет проектанетда
Загрузка людей на несколько проектовнетда
Риски и запросы на изменениенетда
Отчёт заказчикувручнуюпо расписанию
Кому подходитпоток задач, небольшая командапроекты со сроками, деньгами и заказчиком

Признаки, что команда переросла таск-менеджер

  1. О срыве срока проекта узнают в день сдачи, хотя каждая задача была «в работе».
  2. Чтобы ответить «успеем ли», руководитель пересобирает сроки в отдельной таблице.
  3. Часы по проекту считаются в конце месяца по памяти.
  4. Один человек назначен на три проекта сразу, и об этом узнают, когда он не успевает.
  5. Заказчик просит изменения, и их выполняют, не оценив влияние на срок и деньги.
  6. Отчёт руководству или заказчику собирается вручную из нескольких источников.

Если совпали три пункта и больше, дело уже не в дисциплине команды, а в инструменте.

Когда таск-менеджера достаточно

Честно: во многих случаях. Если работа — поток независимых задач без общего срока и бюджета, например поддержка, контент или небольшие внутренние поручения, система управления проектами будет избыточной. Хороший признак — вопросы «успеем ли» и «во сколько обойдётся» у вас просто не возникают.

Можно ли начать с задач и дорасти до проектов

Можно, и это самый спокойный путь. В Kitamo задачи — ядро системы: у каждой сразу есть свой чат, файлы, история и учёт времени. Есть список, доска и календарь, подзадачи, чек-листы, повторяемость и несколько ответственных. Для типовой работы есть библиотека из 354 шаблонов задач с плановым временем.

График, бюджет и реестры — отдельные модули, они включаются в проекте, когда в них появляется необходимость. Команда начинает как с таск-менеджером, а когда появляются сроки и деньги, включает планирование проекта и учёт рабочего времени без переезда в другую программу.

Где появляется экономический эффект

  • Не нужно переезжать. Команда растёт внутри одной системы, история задач и переписки не теряется.
  • Срок виден заранее. Когда задачи связаны в график, задержка одной показывает, что будет с проектом.
  • Часы превращаются в деньги. Учёт времени по задачам сразу показывает себестоимость проекта.

Частые возражения

«Система управления проектами — это сложно»

Сложно, если включить всё сразу. Разумно начинать с задач и чатов, а остальные модули добавлять по мере надобности. Лишние разделы можно скрыть для подразделений, которым они не нужны.

«Нам хватает бесплатного таск-менеджера»

Если он отвечает на все ваши вопросы — оставайтесь с ним. Если рядом уже живут таблица сроков и таблица часов, значит, отвечает не на все. Kitamo пока тоже бесплатен, так что сравнить можно без вложений — условия на странице тарифов.

Как выбрать

Сформулируйте три вопроса, которые вы задаёте каждую неделю, и проверьте, отвечает ли на них инструмент без ручной работы. Подробный список критериев — в статье «Как выбрать систему управления задачами для компании», а что вообще входит в такую систему — в статье «Система управления задачами: что это и как работает».

Чек-лист

  • Вам достаточно ответа «кто что делает» — хватит таск-менеджера.
  • Нужно знать, успеете ли к сроку, — нужен график со связями.
  • Нужно знать себестоимость — нужны учёт времени и бюджет.
  • Люди работают в нескольких проектах — нужен ресурсный план.
  • Есть заказчик, который просит изменения, — нужны реестры и отчёты.

Вопросы и ответы

Можно ли пользоваться Kitamo только как таск-менеджером?

Да. Задачи, доска, календарь, чаты и учёт времени работают без графика и бюджета, а неиспользуемые разделы скрываются.

Работает ли это на телефоне?

Да, тот же интерфейс на телефоне: нижняя навигация, карточки вместо таблиц, фильтры открываются снизу.

Есть ли шаблоны задач?

Да, библиотека из 354 готовых формулировок с плановым временем, разложенных по направлениям работы. Задача создаётся в один клик и сразу с нормой часов.

Главное

Таск-менеджер и система управления проектами отвечают на разные вопросы. Первый — «кто что делает», второй — ещё и «успеем ли и во сколько обойдётся». Если второй вопрос у вас уже возникает, выгоднее расти внутри одной системы, чем вести рядом таблицы или переезжать через год.

Попробуйте на демо-компании

Зайдите в демо-компанию Kitamo ролью «Сотрудник» — увидите систему как таск-менеджер: свои задачи, доску, чаты и учёт времени. Затем переключитесь на «Руководителя проекта»: те же задачи сложатся в график, бюджет и загрузку команды. Регистрация не нужна.

Похожие записи