|

CRM для проектной организации: от запроса КП до договора и старта проекта

Отkitamo

Проектная организация продаёт не товар, а будущую работу своих инженеров. Сделка начинается с запроса коммерческого предложения или тендера, тянется месяцами, а после подписания превращается в проект на год. CRM для проектной организации должна выдерживать эту длинную дистанцию: помнить всех людей заказчика, условия КП и договорённости — и передать их команде, которая будет проектировать.

Ниже — чем такие продажи отличаются от обычных, что должно быть в CRM для проектировщиков и как не потерять договорённости при передаче в проект. Посмотреть, как устроена CRM Kitamo, можно в демо-компании без регистрации.

Содержание

Чем продажи проектной организации отличаются от торговли

  • Длинный цикл. От запроса до договора проходят недели и месяцы, по ходу меняются условия и люди.
  • Цена считается от трудозатрат. Чтобы ответить на запрос КП, нужно оценить часы по разделам и понять, когда освободятся инженеры.
  • Несколько лиц у заказчика. Технический специалист, закупки, юристы, руководитель — у каждого свои вопросы.
  • Повторные договоры. Один заказчик приносит объект за объектом, и история прошлых проектов влияет на следующий.

Обычная CRM для торговли видит в этом «сделку с суммой». Проектной организации нужно больше: история, люди и связь с будущей работой.

Что должна уметь CRM для проектировщиков

  • карточки компаний с реквизитами и защитой от дублей;
  • контакты с понятной ролью у заказчика;
  • воронку с этапами и вероятностью, чтобы видеть реальный прогноз;
  • ленту активности: письма, встречи и задачи по клиенту в одном месте;
  • обсуждение сделки внутри команды, а не в личных переписках;
  • фиксацию результата: договор и счёт у выигранной сделки, причина у проигранной;
  • связь с загрузкой инженеров, чтобы не обещать невозможных сроков.

Как устроена CRM в Kitamo

CRM в Kitamo — это компании, контакты и сделки в той же системе, где потом ведутся проекты.

  • Компании и контакты. Карточки с реквизитами, дубли проверяются по ИНН, названию, телефону и почте.
  • Воронка. Сделки двигаются по этапам перетаскиванием, у каждого этапа своя вероятность, взвешенный прогноз выручки, конверсия и средний цикл сделки считаются сами. Этапы настраиваются под ваш процесс.
  • Лента активности. В карточке компании видна вся история, где бы ни шёл разговор — в сделке, в письме или на встрече.
  • Почта. Рабочий ящик подключается к системе: ответ прямо под письмом, а письмо превращается в задачу, встречу или обсуждение.
  • Чат и задачи сделки. Команда обсуждает КП в чате сделки, задачи ставятся прямо из её карточки.
  • Итог. Выигранная сделка фиксирует дату закрытия, договор, счёт и оплату, проигранная — причину. По причинам проигрыша потом видно, где организация теряет заказчиков.

Как та же логика работает у агентства и отдела продаж — на странице «Продажи и агентство».

Как назвать срок в КП и не обмануть заказчика

Самая частая причина будущих срывов закладывается ещё в коммерческом предложении: срок назвали по опыту, не глядя на загрузку. Помогают два инструмента.

  • Ресурсный план. Тепловая карта загрузки инженеров по неделям и панель «Когда можно стартовать» показывают, когда команда реально сможет взяться за новый объект. Подробнее — в статье о системе управления ресурсами.
  • Факт прошлых проектов. Отчёты по трудозатратам показывают план и факт часов по задачам и выгружаются в Excel. Это лучшая основа для оценки следующего КП, чем память.

Передача в проект: что не должно потеряться

Проект в Kitamo заводится отдельно после выигранной сделки — со своим руководителем, командой и графиком. История переговоров остаётся в карточке сделки и доступна тем, кто работает с клиентом. Чтобы передача прошла без потерь, в проект стоит перенести:

  1. состав работ и явные исключения — что в договор не входит;
  2. сроки и вехи, названные заказчику;
  3. людей заказчика с их ролями;
  4. порядок согласования изменений — что считается изменением и кто его утверждает;
  5. исходные данные и договорные документы — в документы проекта, а не во вложения писем.

Как дальше устроен проект, описано в статье «Система управления проектами для проектного бюро». Общая логика цепочки «сделка — проект — отчёт» разобрана в статье «CRM и управление проектами».

Где появляется экономический эффект

  • Меньше потерянных запросов. Каждый запрос КП — сделка с ответственным и следующим шагом, а не письмо в чужом ящике.
  • Реалистичные сроки в КП. Оценка опирается на загрузку и факт прошлых проектов.
  • Дополнительные работы оплачиваются. Изменения после договора проходят через запрос на изменение с оценкой, а решение остаётся в журнале.
  • Повторные продажи. Лента активности хранит всю историю заказчика, и следующий договор начинается не с нуля.

Частые возражения

«У нас мало сделок, хватит таблицы»

Если в год пять договоров, таблица действительно справится со списком. Но у проектной организации мало сделок и много работы по каждой: десятки писем, версии КП, несколько людей заказчика. Таблица хранит сумму и этап, а не историю — а история понадобится через полгода, когда тот же заказчик придёт с новым объектом.

«CRM нужна только продажникам»

В проектной организации часто продаёт главный инженер проекта или директор. CRM, связанная с проектами и загрузкой, нужна им даже больше, чем менеджеру: она показывает, что обещано и хватит ли людей это выполнить.

Как выбрать CRM для проектной организации

Пройдите в системе один реальный путь: запрос КП от существующего заказчика, оценка срока по загрузке, выигрыш и старт проекта. Проверьте, видна ли прошлая история заказчика, где лежат версии КП, как команда проекта узнаёт условия договора и что происходит, когда заказчик просит дополнительный раздел.

Чек-лист

  • Этапы воронки описывают ваш реальный путь от запроса до договора.
  • У каждой сделки есть ответственный и следующий шаг.
  • Дубли компаний не создаются, реквизиты в одной карточке.
  • Срок в КП сверяется с загрузкой инженеров.
  • При выигрыше фиксируются договор и счёт, при проигрыше — причина.
  • Условия договора передаются в проект, а не остаются в почте менеджера.

Вопросы и ответы

Можно ли вести тендеры в CRM?

Да. Тендер ведётся как сделка, а этапы воронки настраиваются под ваш процесс — например, «изучение документации», «подготовка заявки», «подача», «итоги». У каждого этапа своя вероятность для прогноза.

Кто видит сделки?

Права настраиваются по разделам, а отчёты по воронке и менеджерам учитывают, кто какие сделки видит. Внешние участники проектов видят только свои проекты — сделки им не показываются.

Подключается ли корпоративная почта?

Да: Gmail, Яндекс, Mail.ru или корпоративный почтовый сервер. Письма видны в системе, ответить можно прямо под письмом.

Главное

CRM для проектной организации — это не список сделок, а память о заказчике: кто принимает решения, что обещали в КП, какие условия в договоре. Когда эта память связана с загрузкой инженеров и проектами, организация обещает реальные сроки и не теряет деньги на «небольших доработках».

Посмотрите CRM в демо-компании

В демо-компании Kitamo есть воронка со сделками, карточки компаний и лента активности — рядом с проектами выставки и ресторана. Войдите ролью «Руководитель проекта», откройте CRM, а затем раздел ресурсов: он показывает, как загрузка команды отвечает на вопрос о сроках.

Похожие записи