Онлайн-запись клиентов: свободное время видно сразу, двойных записей нет

Клиент записывается сам по ссылке в любое время, в том числе ночью и в выходные. Страница записи рассчитана на телефон.

Свободное время считается по графику сотрудника, длительности услуги и перерывам между визитами. Занятое время второй раз не выдаётся: система перепроверяет его в момент записи.

Клиент получает подтверждение и напоминания на почту, а перенести или отменить визит может сам — по ссылке из письма.

Обычные записи проходят без него. Он занимается гостями и сложными случаями.

График по дням недели и исключения: отпуск, выходной, сокращённый или дополнительный рабочий день. Встречи сотрудника в календаре тоже закрывают время для записи.

У каждой услуги своё время, цена и перерыв до и после визита. Для отдельного специалиста длительность и цену можно задать свои.

Напоминания уходят клиенту по расписанию — по умолчанию за сутки, за два часа и за полчаса. Отменить запись клиент может не позже срока, который задаёте вы, например за 24 часа до визита.

День, неделя и месяц по всем сотрудникам, фильтры по специалисту, услуге и статусу. Каждая запись становится задачей сотрудника и встречей в его календаре.

На главной странице раздела — ближайшие визиты, записи, которые ждут решения, число визитов, выручка по ценам услуг и новые клиенты. Аналитика по сотрудникам, услугам и источникам выгружается в Excel.

Задача. Три мастера, у каждого свои услуги и выходные. Администратор весь день отвечает в мессенджерах, а вечерние сообщения ждут до утра.

Как в Kitamo. У каждой услуги своя длительность и перерыв на уборку рабочего места. Клиент выбирает мастера или вариант «Любой мастер» и видит только настоящие окна. Ссылка на запись стоит в профилях соцсетей и в постах о свободном времени.

Что меняется. Вечерние и ночные записи больше не теряются, а утром администратор видит готовый день в календаре.

Задача. Врачи работают по сменам, первичный приём длиннее повторного, а пациенты забывают о визите.

Как в Kitamo. Первичный и повторный приём — разные услуги со своей длительностью. В форму записи добавляют свои вопросы, например о причине обращения. Пациенту приходят напоминания, и он сам переносит визит по ссылке, если планы изменились.

Что меняется. Меньше пустых окон из-за забытых визитов, а неявки отмечаются статусом и видны в аналитике.

Задача. Весной и осенью — очередь на шиномонтаж, в остальное время — ремонт и диагностика разной длительности.

Как в Kitamo. Шиномонтаж, диагностика и ТО заведены отдельными услугами со своим временем и мастерами. Вопрос «Марка и модель автомобиля» стоит прямо в форме. Каждая запись — ещё и задача мастера с плановыми часами, поэтому загрузку видно в ресурсном плане.

Что меняется. В сезон запись не превращается в живую очередь у ворот, а руководитель видит, какие услуги нужнее всего.

Пост о свободных окнах со ссылкой на запись уходит сразу в Telegram, ВКонтакте и MAX — и приводит клиентов прямо в расписание.

Клиента из записи система находит в контактах по телефону или почте, а нового заводит сама. Отдельной базы клиентов не появляется.

Записи стоят в календаре сотрудника рядом с его встречами, а сами встречи закрывают время для записи.

Каждый визит — задача сотрудника с плановым временем, поэтому загрузку мастеров видно в ресурсном плане вместе с остальной работой.

Сотрудник узнаёт о новой записи, переносе и отмене в ленте, по почте или на телефоне.

Кто принимает записи — вся компания, отдел или выбранные сотрудники, — задаётся в форме записи. Кто видит раздел и что может менять — в ролях.

Онлайн-оплаты при записи пока нет: клиент платит во время визита.

Подтверждение и напоминания уходят на электронную почту, если клиент её указал. SMS и сообщений в мессенджеры пока нет.

Форму записи нельзя встроить внутрь своего сайта: на сайт и в соцсети ставят ссылку на страницу записи. Групповых занятий и записи на кабинет как отдельный ресурс пока тоже нет.